Uuden järjestelmän käyttöönotto voi olla kova haaste yritykselle. Jo pelkkä suunnittelu ja järjestelmän valinta vievät aikaa. Itse käyttöönottoprojektiin voi myös kulua yllättävän paljon aikaa ja energiaa, jos siihen ei valmistaudu kunnolla. Lue vinkkimme onnistuneeseen huollon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon.

Aseta selkeät tavoitteet ja seuraa niitä

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, eikö niin? Tämä pätee myös uuden ohjelmiston käyttöönottoon. Käyttöönottoon valmistautuminen sisältää suunnittelun, budjetoinnin ja selkeän aikataulun lisäksi tavoitteiden määrityksen – Mitä järjestelmän käyttöönotolla halutaan saavuttaa? Tavoitteiden määrityksen apuna voidaan käyttää nykytilan kartoitusta tai valitun ohjelmistokumppanin tarvekartoitusta. Jos tavoitteena on esimerkiksi manuaalisen työn vähentäminen, huoltotöiden vasteaikojen lyhentäminen tai raportoinnin parantaminen, on tavoitteet myös saavutettava järjestelmän käyttöönoton myötä. Käyttöönoton aikataulussa huomiota kannattaa kiinnittää oikea-aikaisuuteen – kiireisimmän kauden aikana, kun töitä muutenkin riittää, ei kukaan ehdi keskittyä käyttöönottoon.

Sitouta henkilöstö tiedottamalla ja kuuntelemalla

Järjestelmän hankinnalle ja käyttöönotolle on hyvä nimetä projektipäällikkö tai henkilö, joka on vetovastuussa ja tsemppaa koko yrityksen käyttämään uutta järjestelmää. Käyttöönottoon sitoutunut johto ja projektipäällikkö ovat hyvä esikuva muulle henkilöstölle.

Tulevan järjestelmän käyttäjät, kuten huoltomiehet, voidaan sitouttaa tiedottamalla ja viestimällä kattavasti jo alkuvaiheessa. Viestinnässä on hyvä perustella järjestelmän käyttöönotto sekä selittää yhteiset hyödyt mahdollisimman konkreettisesti sekä henkilöstön työtehtävien että yrityksen kannalta. Viestintä jo hankintavaiheessa on tärkeää – tällöin uusi ohjelmisto ei tule kenellekään yllätyksenä ja kaikki tuntevat olevansa osallisia.

Kun järjestelmän loppukäyttäjät otetaan mukaan prosessiin jo alkuvaiheessa, on muutosvastarinta epätodennäköisempää. Muutokseen suhtautuminen voi vaihdella työntekijöiden keskuudessa. Jotta suhtautuminen on mahdollisimman positiivista tulee työntekijöitä kuunnella ja keskustella asioista avoimesti. Loppukäyttäjien tarpeet on otettava huomioon uudessa järjestelmässä mielellään käyttäjäryhmittäin. Kun koko henkilöstö osallistetaan muutoksen työstämiseen, on lopputulos kaikille mieluisa.

Perehdytä, kouluta ja tue

Varsinainen huollon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto aloitetaan työntekijöiden perehdytyksellä. Isossa yrityksessä kannattaa käyttöönotossa lähteä liikkeelle pilotoinnilla ja pienemmällä koekäyttöryhmällä. Pilotoinnin aikana voidaan kerätä arvokasta palautetta ja tehdä mahdollisia korjaavia toimenpiteitä ennen varsinaista käyttöönottoa. Pilottikäyttäjät voivat toimia ns. sanansaattajina ja antaa tukea muille työntekijöille. Jos järjestelmässä on paljon ominaisuuksia, voi harkita myös käyttöönoton vaiheistamista niin, että otetaan vain osa ominaisuuksista käyttöön. Vaiheistusta puoltaa myös ns. pienet onnistumiset. Kun jo alkuvaiheessa käyttäjät huomaavat järjestelmän konkreettisia hyötyjä, on uudesta asiasta helpompi innostua.

Jotta uuden opettelua ei ole liikaa, jo järjestelmää hankkiessa kannattaa harkita voidaanko jo käytössä olevaa, ennestään tuttua teknologiaa tai päätelaitteita hyödyntää myös jatkossa. Näin käyttökoulutuksessa voidaan keskittyä itse järjestelmään, ei uusiin laitteisiin. Koulutus on myös hyvä tehdä käyttäjäryhmittäin – sekä toimistolla työskentelevät että huoltomiehet koulutetaan käyttämään vain heille tärkeitä toiminnallisuuksia ja vieläpä käytännönläheisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi huoltomiehet testaavat järjestelmää ja sen toimintoja omilla mobiililaitteillaan tekemällä työpyyntöjä ja kuittaamalla niitä. Jokatapauksessa perehdytyksen tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Jokaisen tulee perehtyä uusiin toimintatapoihin ja ymmärtää se, miksi näin tehdään.

Käyttöönoton tukemisessa ja seurannassa loppukäyttäjiä kannattaa kannustaa antamaan palautetta. Järjestelmän käyttöä ja toimintatapoja tulee myös jatkokehittää, jos siihen tulee tarve. Tällöin oikean ohjelmistokumppanin valinnan tärkeys korostuu. Myös heidän täytyy olla halukkaita viemään asioita eteenpäin.

 

Kiinnostaako huollon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto?

Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää!

Lue lisää VALPAS-järjestelmästä

 

Share This