Sähköisen kulunvalvontapalvelun hankinta on ajankohtaista, mikäli yrityksessä hoidetaan kulunvalvontaa manuaalisesti, työntekijätiedot kootaan käsin verottajaraportointia varten tai halutaan varmistaa tehokas ajankäyttö itse työmaan hoitamiseen.

Jos yrityksellä on jo kulunvalvontajärjestelmä, tulee varmistaa, että järjestelmä toimii halutulla tavalla ja järjestelmästä saa tarvitut raportit niin verottajalle kuin AVI:n tarkastajalle tai palkanmaksuun muutamalla napin painalluksella.

1. Mitä haasteita nykyisessä käytännössä?

Järjestelmää hankkiessa kannattaa ensimmäisenä kartoittaa nykytila eli nykyiset haasteet, prosessit ja käytössä olevat työkalut, ja sitten kulunvalvonnan tahtotila. Ovatko paperit toisinaan hukassa tai tiedetäänkö ketä työmaalla on tällä hetkellä?

Työturvallisuuslaki edellyttää ajantasaista listaa työmaan miehityksestä. Miten työntekijätiedot kerätään ja miten lähetetään rakentamisen tiedonantovelvollisuuden mukaiset raportit? Yritysten on raportoitava työntekijätiedot kuukausittain Verohallinnolle, jos yhteisen rakennustyömaan koko rakennushankkeen arvo ylittää 15 000 euroa.

Entä halutaanko järjestelmään liittää muita ominaisuuksia kuten perehdytykset, työmaapäiväkirja, TR-mittaus, työajanseuranta tai tehdä rajapintoja muihin järjestelmiin?

2. Millainen laite tarvitaan?

Helpointa on kertoa kulunvalvontajärjestelmää tarjoavan yrityksen asiantuntijalle, millaisia työmaita, haasteita ja toiveita kulunvalvonnan suhteen on sekä pyytää tarjous. Tästä blogikirjoituksesta voit ladata oppaan ja tutustua erilaisiin kulunvalvontalaitteisiin sekä katsoa niiden sopivuutta erilaisiin rakennusprojekteihin.

3. Miten työmaalle kirjaudutaan?

Suuremmille rakennusprojekteille suositellaan usein kiinteää laitetta, johon kirjautuminen tapahtuu sirukortilla ja sisään/ulos-näppäimillä. Satunnaiset kävijät esim. aliurakoitsijat voivat lisäksi käyttää kirjautumiseen tekstiviestipalvelua. Pienemmille työmaille on saatavilla useita ratkaisuja kuten mobiilikirjautuminen sekä mahdollisuus valita toinen työmaa tai työluokka kesken päivän. Puhelinta tai tablettia voi myös käyttää leimauslaitteena yhdessä sirukortin kanssa. Suurille ja aidatuille työmaille on olemassa erilaisia porttiratkaisuja.

4. Mitä tietoja kulunvalvontajärjestelmästä?

Järjestelmästä pitäisi helposti saada ilmoitusvelvollisuuden mukaiset työntekijätietoraportit verottajalle sekä läsnäoloraportit AVI:n tarkastajalle. Järjestelmästä on hyvä nähdä kunkin työmaan reaaliaikaiset miehitykset ja ottaa tarvittaessa tuntiraportit palkanmaksuun tai jälkiseurantaan. Työmaakohtaiset sähköiset perehdytyslomakkeet tai työmaapäiväkirjat samassa järjestelmässä voivat olla hyvä ominaisuus.

5. Muita vinkkejä?

Palvelun käytön helppouteen työmaalla ja toimistossa kannattaa kiinnittää huomiota. Onko uuden rakennusprojektin luonti ja raporttien otto helppoa, kuuluuko käyttötuki hintaan mukaan, saako palvelun nopeasti käyttöön ja saako siihen kiinnostavia lisäosia tai rajapintoja toisiin järjestelmiin? Myös esim. kiinteän laitteen säänkestävyys, nopea asennus ja helppo käyttöönotto ovat tärkeitä huomioita.

Lisätietoja:

Pin It on Pinterest

Share This