Mikä on ajopäiväkirja?
Ajopäiväkirjaan merkitään autolla ajettujen matkojen tiedot. Ajopäiväkirjaa voi tehdä esimerkiksi paperille, lomakkeelle, exceliin tai sähköisesti. Sähköinen ajopäiväkirja on usein ajoneuvoon asennettava laite, joka tallentaa ajot GPS-paikannuksen ja sim-kortin avulla siihen liitettyyn järjestelmään. Sähköistä ajopäiväkirjaa voi pitää myös mobiililaitteella.
Miksi ajopäiväkirjaa täytyy pitää?
Ajopäiväkirjojen pitäminen on osa yrityksen taloudenhallintaa. Niiden avulla pystytään luotettavasti selvittämään verottajalle kuinka suuri osa yrityksen autoilla tehdyistä ajoista on työajoa ja kuinka suuri osa yksityisajoa. Jos yritys omistaa ajoneuvoja, joista on tehty ALV-vähennys, tulisi niillä ajaa vain työajoa. Ajopäiväkirjan avulla todistaminen on helppoa eikä selvityksen teko vie turhaa aikaa. Jos yritys ei pysty antamaan selvitystä pyydettäessä, verottaja arvioi itse ajoneuvojen yksityiskäytön määrän. Jos yksityisajoja on tehty, tulee vähennykset palauttaa.
Ajopäiväkirjojen perusteella voidaan myös maksaa kilometrikorvaukset ja tehdä matkalaskut. Verohallinto määrittelee vuosittain korvauksen suuruuden ja vuonna 2023 kilometrikorvauksen perussumma on 0,53 euroa/km. Kilometrikorvaukseen vaikuttaa muun muassa se, onko kyseessä työsuhdeauto vai oma auto ja onko kyydissä muita matkustajia. Jos työntekijä käyttää yrityksen autoa myös yksityisajoihin, katsotaan hänen saavan autoetua. Jos työntekijä tekee työmatkan omalla autolla, voi työnantaja maksaa verottomasti kilometrikorvausta oman auton käytöstä. Työntekijän on syytä pitää ajopäiväkirjaa todistaakseen ajetut kilometrit.
Mitä ajopäiväkirjaan täytyy merkitä?
Ajopäiväkirjalla siis erotetaan elinkeinotoiminnan ajot yksityisajoista. Verottaja pyytää merkitsemään ajopäiväkirjaan elinkeinotoiminnan ajot ja tilikauden aikana autolla ajetut kokonaiskilometrimäärät. Ajopäiväkirja on vapaamuotoinen, mutta jokaisen työajon osalta tulisi merkitä seuraavat tiedot:
- ajon alkamis- ja päättymisaika
- ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä mahdollisesti ajoreitti
- matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
- matkan pituus
- ajon tarkoitus
- auton käyttäjä
Ajopäiväkirja on verotukseen liittyvä dokumentti, jota tulee säilyttää kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
Mitä hyötyä on sähköisestä ajopäiväkirjasta?
Kun käytössä on sähköinen ajopäiväkirja, päästään eroon paperisista ajopäiväkirjoista ja turhasta muistelusta. GPS-paikantimen avulla tiedot tallentuvat automaattisesti järjestelmään, jossa merkintöjä on helppo muokata. Myös mobiilisovelluksella ajopäiväkirjan pitäminen on helppoa, matka vain aloitetaan ajon alussa ja lopetetaan ajon päättyessä. Työntekijät käyttävät aikansa olennaisiin työtehtäviin, eivät manuaaliseen paperien täyttöön. Kun käytetään automaattista sähköistä ajopäiväkirjaa on dokumentointivaatimukset helppo täyttää ja tarvittaessa todentaa.
Sähköisen ajopäiväkirjan ja ajoneuvoseurannan avulla tiedetään myös missä yrityksen ajoneuvot liikkuvat. Se helpottaa resurssien ja liikkuvan kaluston hallintaa. Samalla järjestelmällä voi mahdollisesti tehdä myös työajanseurantaa, jolloin käytetyt työtunnit pystytään kohdentamaan tietylle työkohteelle. Sähköisen ajopäiväkirjan lisäominaisuuksia on lukemattomia – esimerkiksi ajoneuvodatalla voidaan vähentää polttoainekustannuksia sekä parantaa ajotapaa, kiinteistöhuollossa voidaan seurata konetöitä (auraus/hiekotus jne.) ja GPS-paikannus voi auttaa jopa varkauksien estoon.
Haluatko lisätietoja?
Lisätietoja Verohallinnon sivuilta:
