Rakennusyrityksillä ja urakoiden päätoteuttajilla on useita viranomaisvelvoitteita, kuten esimerkiksi:
- henkilöluettelon ylläpito työmaalla työskentelevistä henkilöistä;
- työntekijäilmoitusten lähettäminen Verohallintoon;
- työturvallisuudesta vastaaminen ja
- perehdytysrekisterin ylläpito.
Viranomaisvelvotteiden täyttämiseen pääurakoitsijan on kerättävä henkilötietoja työmaalla työskentelevistä henkilöistä. Työturvallisuuden kannalta on myös oleellista tietää, missä työntekijät työskentelevät- esimerkiksi tilanteissa, jossa asentajat tekevät yksin hissikuilussa töitä. Työnantajan on oleellista tietää, että työntekijä on päivän päätteeksi poistunut hissikuilusta. Henkilötietojen keruu ja GPS-paikantaminen kulunvalvonnassa ovat täten perusteltuja- mutta koska kyseessä on luottamuksellista dataa, työnantajan on syytä perehtyä henkilötietojen käsittelyyn kulunvalvonnassa ennen käsittelyn aloittamista.
Mitä henkilötietoja pääurakoitsijan tulee kerätä?
Päätoteuttajan tulee kerätä vähintään seuraavat tiedot yhteisellä työmaalla työskentelevistä henkilöistä:
- Etu- ja sukunimi
- Työnantajan tiedot
- Veronumero ja syntymäaika tai henkilötunnus
- Työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymispäivämäärä
GPS- paikannuksen hyödyntäminen
Työnantaja voi hyödyntää GPS-paikannusta kulunvalvonnassa eri menetelmillä, esimerkiksi:
- Henkilötietojen keruu Valtti-kortin luenta laitteella. Kun työntekijä tekee leimauksen työmaalle, työnantaja tietää automaattisesti, että henkilö on saapunut työmaalle.
- Kulunvalvontatietojen keruu leimauksilla, jota tehdään mobiililaitteella. Hetkittäisessä paikannuksessa esimerkiksi mobiilisovellus hakee sijaintitiedot, kun työntekijä kirjautuu työkohteelle.
Rekisterinpitäjän vastuut ja velvoitteet
Useat lait – kuten laki yksityisyyden suojasta työelämässä, henkilötietolaki, yt-laki ja työaikalaki – säätelevät henkilötietojen keruuseen ja paikannukseen liittyvien tietojen hallinnointia. Henkilöstölle tulee aina tiedottaa uusista toimintatavoista ja työntekijät tulee perehdyttää. Työntekijöille tulee antaa selkeät ohjeet siitä mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään. Löydät meidän oppaasta myös esimerkin perehdytyslomakkeesta!
Henkilörekisterin rekisterinpidolliset vastuut kuuluvat pääurakoitsijalle, toteuttajalle tai rakennuttajalle. Rekisteriselosteesta tulee käydä ilmi tietosisältö sekä tietojen käyttötarkoitus. Rekisteripitäjän tulee tiedottaa rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä. Työelämän tietosuojalain mukaan työsuhteen aikana kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot tulee selventää työpaikan yt-menettelyissä.
Kiinnostuitko lukemaan lisää työnantajan velvoitteista liittyen henkilötietojen keruuseen ja GPS-paikannukseen? Lataa suosittu oppaamme ja tutustu lisää työnantajan velvoitteisiin ja lain määrittelemiin kohtiin.
