Toimiva resurssienhallinta on huoltoyritykselle elintärkeää. Tehokas resurssihallinta huoltotoiminnassa on pitävä pohja yrityksen optimaaliselle toiminnalle. Näin vältetään esimerkiksi päällekkäin varatut työkeikat, turhat ajot ja varaosien loppuminen kesken. Nykyaikaisen yrityksen resurssihallinta on helpointa ja kätevintä hoitaa pilvipohjaisella ohjelmalla, jossa tiedot ovat reaaliaikaisesti nähtävissä työnjohdolle ja kenttätyöntekijöille.
Nykyaikaisissa ohjelmistoissa on selkeä ohjausnäkymä ja mahdollisuus ottaa ulos raportteja. Tämä helpottaa paitsi resurssien hallintaa, myös tulevan suunnittelua. Selkeän datan ja raporttien avulla poikkeamat on helppo selvittää ja ongelmat välttää tulevaisuudessa.
Mitä hyvällä resurssihallinnalla saavutetaan?
Resursseista perustavanlaatuisin on aika. Toimiva järjestelmä ylläpitää ja päivittää aikataulut ja niiden muutokset reaaliajassa. Työntekijöillä on oma päiväkohtainen näkymänsä, josta päivän keikat näkee helposti. Näin voidaan myös optimoida työntekijöiden ajankäyttöä. Jos toinen henkilö sattuu olemaan lähempänä ja voi hoitaa työn, voidaan keikka siirtää hänelle. Näin säästetään aikaa, polttoainekustannuksia ja sitä kautta ympäristöä. Myös asiakkaan aika on tärkeää ottaa huomioon. Nykyasiakkaat arvostavat nopeaa palvelua, ja turha odottelu voi johtaa siihen, että seuraava keikka tilataan muualta.
Kun työntekijöiden ajankäyttö ja ajoreitit optimoidaan, myös asiakaspalvelu nopeutuu ja tehostuu. Järjestelmä antaa tarkan, ajantasaisen näkymän käytössä oleviin huoltolaitteisiin ja tarvittaviin varaosiin, jolloin monet nolot virheet voidaan välttää, eivätkä tarvikkeet pääse loppumaan kesken. Joihinkin järjestelmiin asiakkaat voivat myös itse kirjautua tekemään työpyyntöjä ja merkintöjä, mikä vuorostaan sujuvoittaa viestintää entisestään.
Kaiken tiedon keskittäminen yhteen järjestelmään säästää aikaa kirjauksissa ja tietojen haussa. Kun kaikki käyttävät samaa järjestelmää, kaikilla on reaaliaikaiset tiedot keikoista ja niiden tilasta. Työläs Excel-taulukoiden ja muiden tietojen täyttö ja edestakaisin lähettely voidaan lopettaa, kun kaikki data laitteen edellisestä huollosta aina asiakaskohteen ovikoodiin löytyy samasta paikasta. Merkinnät on helppo pitää selkeinä, kun kaikki käyttävät samaa pohjaa.
Resurssien optimoinnilla voidaan myös pienentää päästöjä ja tukea kestävää kehitystä [linkki]. Digitaalisen järjestelmän käyttö vähentää tarvetta tulostaa papereita, ja näin myös arkaluontoiset tiedot pysyvät turvallisemmin tallessa. Raportointi käy nopeasti ja voidaan automatisoida.
Nykyaikaisessa järjestelmässä on karttanäkymä, joka auttaa paitsi työntekijöiden ajoreittien suunnittelussa, myös määräaikaishuoltojen aikatauluttamisessa. Jos työntekijä on menossa esimerkiksi Mikkeliin ensi kuussa, voi hän etukäteen sopia hoitavansa Mikkelin alueen kohteet yhdellä kertaa. Ennakoivalla huollolla vältetään monet aikaa ja rahaa vievät kiireelliset, äkilliset korjaukset.
Yhteenveto
Tehokas ja hyvin hoidettu resurssihallinta hyödyttää huoltoliiketoiminnassa kaikkia osapuolia; työnjohtoa, työntekijää ja asiakasta. Selkeästi optimoiduilla resursseilla kaikilla on samat tiedot oikeaan aikaan. Kun resurssien seurannassa käytetään helppokäyttöistä työnohjausjärjestelmää, on kaikki tiedot helppo tarkistaa myös jälkikäteen, ja kaikista tehdyistä toimenpiteistä jää merkintä samalle alustalle.
Valpas-työnohjausjärjestelmällä optimoit yrityksesi resurssit helposti ja tehokkaasti. Kartta-, kalenteri- ja resurssipoolinäkymä mahdollistavat töiden reaaliaikaisen allokoinnin ja seurannan, ja kaikki toimenpiteet työkeikan luonnista laskutukseen on hoidettavissa samalla alustalla.
Haluatko tietää lisää huollon toiminnanohjausjärjestelmästä? Lue myös nämä:
