Työajanseurantajärjestelmä on yksi yrityksen tärkeimmistä ohjelmistohankinnoista. Tämän takia etenkin isossa yrityksessä työajanseurantaratkaisun valintaan kannattaa käyttää aikaa ja perehtyä siihen kunnolla. Hankinnan hyvä suunnittelu takaa onnistuneen valinnan. Loppukädessä oikean järjestelmän valinta tehostaa yrityksen toimintaa ja vaikuttaa jopa työntekijöiden tyytyväisyyteen.
Opas avuksi työajanseurantaratkaisun valintaan
Julkaisimme oppaan auttamaan työajanseurantajärjestelmän hankinnassa. Työajanseurantajärjestelmän valintaopas sopii päättäjille, jotka työskentelevät isoissa yrityksissä, joissa on edessä uuden työajanseurantajärjestelmän valinta tai vanhan järjestelmän vaihtaminen. Oppaan tavoitteena on auttaa ymmärtämään onnistuneen hankintaprosessin vaiheet isossa yrityksessä. Alla käymme lyhyesti läpi oppaan sisältöä.
Hankintaprosessin vaiheet – nykytilan kartoituksesta käyttöönottoon
Hankinnan suunnittelu kannattaa aloittaa nykytilan kartoituksella – miten työajanseuranta hoidetaan tällä hetkellä? Hankintaprosessin muita vaiheita ovat nykytilan ja tavoitteiden määrittely, hankinnan suunnittelu, kilpailutus ja toimittajan valinta sekä käyttöönotto ja käyttö.
Tavoitteiden määrittelyn voi aloittaa yksinkertaisesti pohtimalla ’Miksi työajanseurantajärjestelmä hankitaan?’. Hankitaanko se vain koska on pakko eli halutaan täyttää työnantajan lakisääteiset velvoitteet. Vai halutaanko sen lisäksi esimerkiksi helpottaa työajankirjausta, nopeuttaa palkanlaskentaa tai seurata työtehtäviin käytettyä aikaa?
Hankinnan hyvä valmistelu takaa paremman lopputuloksen
Hyvä suunnitelma auttaa hankintaprosessin läpiviennissä. Suunnitelmassa tehdään ohjelmistolle vaatimusmäärittely ja budjetti. Lisäksi on hyvä arvioida yrityksen muutosvalmiutta, sitouttaa johto ja valita projektin vastuuhenkilöt. Kun hankinnalle määritellään projektipäällikkö, on joku vetovastuussa ja tsemppaamassa koko organisaatiota. Lisäksi ison yrityksen kannattaa osallistaa jo määrittely ja suunnittelu vaiheessa järjestelmän loppukäyttäjiä eri käyttäjäryhmistä.
Kilpailutus, toimittajan valinta ja käyttöönotto
Mitä huomioida tarjouspyynnöissä ja niiden vertailussa? Tähän otamme kantaa oppaassa. Oikean toimittajan valinta on tärkeää, kyseessä on kuitenkin tuleva yhteistyökumppani, jonka kanssa järjestelmää saatetaan kehittää tarpeiden muuttuessa. Toimittajan valinta korostuu myös käyttöönotossa. Hyvä järjestelmätoimittaja tarjoaa käyttökoulutusta ja -tukea sekä vastaa järjestelmän kehityksestä vielä käyttöönoton jälkeenkin. Mahdollisuus pilotointiin ja henkilöstön perehdytys ovat arvokkaita asioita isolle yritykselle.
Haluatko tietää lisää työajanseurantajärjestelmän valinnasta?
