Kyllästyttääkö tukkimiehen kirjanpito ja Excel-ratkaisut työntekijätietojen keruussa? Pienellä työmaalla työntekijätietojen keruu ja työmaan henkilöluettelon ylläpito paperilla voi tuntua järkevältä, mutta kun työmaa ja urakoitsijoiden määrä kasvaa, kasvaa myös hallinnollinen taakka. Miten henkilötietojen keruu ja etenkin työntekijäilmoitukset Verohallinnolle kannattaa hoitaa? Alla viisi vinkkiä rakentamisilmoitusten hoitamiseen.
1. Kerää henkilö- ja läsnäolotiedot sähköisellä järjestelmällä
Sähköisellä järjestelmällä henkilötietojen ja läsnäolojen keruu helpottuu huomattavasti. Manuaalinen työ vähenee, kun työntekijöiden tietoja ei tarvitse yksitellen kirjata jokaiseen ilmoitukseen. Järjestelmään kerätään läsnäolotietoja työntekijöiden kirjausten perusteella, mistä ne kootaan työntekijäilmoitukseen tarvittavine tietoineen. Samoja urakoitsijatietoja voidaan hyödyntää urakkailmoituksiin.
2. Suosi Valttikortin käyttöä
Valttikortti on Suomen Tilaajavastuu Oy:n toimittama sähköinen henkilötunniste eli sirukortti, joka on helpottanut urakoitsijatietojen keruuta. Yksi ja sama kortti toimii usean eri järjestelmän kanssa. Yritykset ovat ilmoittaneet työntekijöidensä tiedot yhteen sähköiseen rekisteriin Valttikorttien tilauksen yhteydessä, josta useat eri järjestelmät voivat hyödyntää niitä. Tilastojen mukaan Valttikortteja on käytössä jo yli 500 000 kappaletta. Täältä voi lukea lisää Valttikortin hyödyistä. Valttikortin käytöstä työmaalla kannattaa sopia urakoitsijoiden kanssa jo sopimusta tehdessä. Valttikortti tuo mukanaan myös muita etuja, esimerkiksi pätevyyksien ja suoritetun ePerehdytyksen todistamisen voi hoitaa Valttikortilla.
3. Pidä tiedot keskitetysti yhdessä järjestelmässä
Yleisesti sähköisten järjestelmien hyötynä on ollut se, että saadaan tiedot paperimuodosta tietokoneelle ja näin helpommin käsiteltävään muotoon. Sama pätee työntekijätietoihin ja rakentamisilmoituksiin. Tiedot kannattaa tallentaa yhteen järjestelmään, jolloin niiden ylläpito helpottuu. Samalla järjestelmällä voidaan lähettää tiedot eteenpäin Verohallinnolle, rakentamisilmoitukset kun on toimitettava sähköisesti.
4. Lähetä ilmoitukset kerran kuussa
Kun asioita tekee systemaattisesti, tulee siitä tapa. Ilmoitukset tulee lähettää kerran kuussa, niin ne eivät kasaannu. Verohallintokin on tyytyväinen, kun ilmoitukset saapuvat kuukausittain ajallaan. Näin myös välttyy laiminlyöntimaksuilta.
5. Pilkettä silmäkulmaan
Kun asioita tekee pilke silmäkulmassa ja kunnollisilla työkaluilla, hoituvat ne helpommin. Vaikka viranomaisvelvoitteet saattavat tuottaa harmaita hiuksia, raportoidaan asioita kuitenkin yhteisen hyvä puolesta. Noudattamalla aiempia vinkkejä on esimerkiksi korvaavan ilmoituksen lähetys helppoa – korjaa virheellisen tiedon järjestelmässä ja lähettää uuden ilmoituksen. Korjatut tiedot jäävät järjestelmään talteen seuraavaakin ilmoitusta varten. Jos omat resurssit eivät kuitenkaan riitä ilmoitusten hoitoon, kannattaa työ ulkoistaa. Esimerkiksi tilitoimistot ovat tottuneet hoitamaan urakkaraportointia. Niin helppoa, että hymyilyttää.
Tutustu Nopsa-järjestelmäämme!
Jos sähköisen järjestelmän käyttöönotto kiinnostaa, olethan yhteydessä!
Saatat pitää myös näistä kirjoituksistamme:
