Sähköisen kulunvalvontajärjestelmän hankintaa on hyvä harkita, mikäli yrityksessä hoidetaan kulunvalvontaa manuaalisesti, työntekijätiedot kootaan käsin verottajaraportointia varten tai halutaan varmistaa tehokas ajankäyttö itse työmaan hoitamiseen. Jos yrityksellä on jo kulunvalvontajärjestelmä, tulee varmistaa, että järjestelmä vastaa nykyisiä tarpeita.
1. Kartoita nykytila ja tarpeet
Järjestelmää hankkiessa kannattaa ensimmäisenä kartoittaa nykytila eli nykyiset prosessit, haasteet ja käytössä olevat työkalut, ja sitten tahtotila kulunvalvonnan hoitamiseksi.
Työturvallisuuslaki edellyttää ajantasaista listaa työmaan miehityksestä. Miten työntekijätiedot kerätään ja miten lähetetään rakentamisen tiedonantovelvollisuuden mukaiset raportit? Yritysten on raportoitava työntekijätiedot kuukausittain Verohallinnolle, jos yhteisen rakennustyömaan koko rakennushankkeen arvo ylittää 15 000 euroa.
Entä halutaanko järjestelmään liittää muita ominaisuuksia kuten perehdytykset, työmaapäiväkirja, TR-mittaus, työajanseuranta tai tehdä rajapintoja muihin järjestelmiin?
2. Valitse kulunvalvontalaitteet työmaan koon, keston ja tyypin mukaan
Henkilöliikenteen hallintaan isoille työmaille suositellaan pyöröporttia. Työturvallisuuden kannalta on oleellista, että työmaalle pääsee vain kulkuluvan saaneet henkilöt. Keskikokoisille työmaille soveltuu hyvin kiinteä lukija kustannustehokkuuden ja siirrettävyyden vuoksi. Pienemmille ja lyhytkestoisille sopivat hyvin erilaiset mobiiliratkaisut ja tekstiviestipalvelut. Puhelinta tai tablettia voi myös käyttää leimauslaitteena yhdessä sirukortin kanssa.
Helpointa on kertoa kulunvalvontajärjestelmää tarjoavan yrityksen asiantuntijalle, millaisia työmaita, haasteita ja toiveita kulunvalvonnan suhteen on sekä pyytää kirjallinen tarjous.
3. Käytä Valttikorttia silloin kun mahdollista
Kokemuksemme mukaan Valttikortti on helpottanut oleellisesti urakoitsijatietojen hallintaa työmailla. Kortin myötä saadaan sähköisesti Tilaajavastuun Vastuu Group- palvelusta urakoitsijan tiedot verottajaraportointia varten sekä pätevyyskorttitiedot. Mikäli työmaalla otetaan sirukortit käyttöön, kannattaa Valttikortin käyttöä edellyttää urakoitsijoilta jo sopimuksen tekovaiheessa.
4. Mieti mitä tietoja tarvitset järjestelmästä
Mikäli toimit päätoteuttajana, järjestelmästä tulisi saada ilmoitusvelvollisuuden mukaiset työntekijätietoraportit verottajalle. Hyvä olisi, että ne voisi myös lähettää suoraan verottajalle kulunvalvontajärjestelmästä. Myös AVI:n tarkastajalle tulisi voida ladata työmaan henkilölista sitä pyydettäessä. Useista järjestelmistä saadaan myös tuntiraportit palkanmaksuun tai jälkiseurantaan. Työmaakohtaiset sähköiset perehdytystiedot, TR-mittaustulokset ja työmaapäiväkirjat samassa järjestelmässä voivat myös helpottaa työmaan arkea.
5. Varmista helppo käyttöönotto ja laajennettavuus
Palvelun käytön helppouteen työmaalla ja toimistossa kannattaa kiinnittää huomiota. Miten uuden projektin perustaminen hoituu? Onko järjestelmä helppokäyttöinen, kuinka kauan käyttöönotto kestää ja onko järjestelmä helposti laajennettavissa tarpeiden lisääntyessä? Voiko järjestelmän integroida muihin järjestelmiin?
Lisätietoja:
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
