Tämän vuoden aikana entistä useampi yritys on pyrkinyt löytämään ratkaisuja etätyöhön ja keväällä noin 1,3 miljoonaa suomalaista ahersi etätöissä. Myöskään huoltoliikkeet eivät ole tähän poikkeus, vaikka huoltomiehet tekevätkin tyypillisesti liikkuvaa työtä. Useat huoltoyhtiöt ovat pyrkineet mahdollistamaan toimistotyöntekijöiden ja huollonohjauksen toimimisen etänä. Myös huoltomiesten samanaikaisia käyntejä toimistolla on pyritty vähentämään.
Nykyaikaisilla huollon toiminnanohjausjärjestelmillä työnjohto voi ohjata töitä reaaliaikaisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Digitaaliset toiminnanohjausratkaisut sisältävät huoltoyhtiön tarvitsemat toiminnallisuudet huoltotöiden, resurssien ja materiaalien tehokkaaseen ohjaukseen etänä. Huollon prosessien digitalisointi mahdollistaa entistä selkeämmät ja joustavammat toimintatavat sekä reaaliaikaisen vuorovaikutuksen eri toimijoiden välillä. Tässä mobiilipalvelut ovat keskeisessä roolissa.
Huoltoyhtiön tarpeita palvelevan huollontoiminnanohjaus järjestelmän löytäminen on avainasemassa, kun huoltoyhtiössä halutaan siirtyä aidosti toimivaan huollon etäohjaukseen.
4 asiaa, joita harkita huollon toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa
1) Mitä toimintoja mobiilisovelluksella halutaan suorittaa?
Kaikista yleisimmät toiminnallisuudet ovat vikatöiden- ja määräaikaistehtävien ohjaus, materiaalihallinta, energiaseuranta, työkohteiden tietojen lisääminen, kalenterinäkymä – töiden aikataulutus, valokuvat kohteella jne.
Sovellukset, jotka mahdollistavat kuvien tai videoiden lisäämisen työpyynnöille/kohteille, ovat etäohjauksessa suuri valtti. Huoltomies voi ottaa kohteelta kuvia tehdystä työstä tai viasta, joka auttaa riitatilanteiden ratkaisemisessa. ”Kuva kertoo tuhat sanaa”.
2) Käytettävissä olevat päätelaitteet?
Onko huoltoyhtiöllä olemassa työpuhelimet kenttätyöntekijöille vai tulisiko työntekijöiden käyttää omia puhelimia? Päätelaitteet voivat myös rajoittaa mobiiliratkaisujen vaihtoehtoja. Jos esimerkiksi huoltoyhtiö odottaa, että työntekijät käyttävät omia puhelimia, huollontoiminnanohjausjärjestelmän tulisi tukea eri käyttöjärjestelmiä (iPhone, Android). Osat mobiiliratkaisut toimivat myös selainpohjaisesti, joka mahdollistaa joustavan käytön eri laitteilla.
Huollon ohjauksen ja esimiesten osalta on hyvä harkita, onko esimiesten mahdollista tehdä töitä kotoa esimerkiksi omalta tietokoneelta vai vaatiiko toiminnanohjausjärjestelmä lisenssiin perustuvaa latausta tai asentamista. Jos toimistolla käytetään pöytäkoneita ja toiminnanohjausjärjestelmän laskutus perustuu sovellusten asennuksen määrään, huollon ohjauksen siirtyminen etätöihin voi hankaloitua. Joustavan etätyön mahdollistavat selainpohjaiset palvelut, jossa tiedot päivittyvät eri laitteiden ja käyttäjien välillä reaaliajassa.
3) Tuleeko työkuittausten olla paikkasidonnaisia?
Tarvitaanko esimerkiksi työn kuittaamiseen GPS sijaintitietoa? Tämä voi auttaa työnjohtoa selvittämään reklamaatioita, kun työnjohto voi luotettavasti osoittaa, että työmies on ollut kohteella tiettyyn kellonaikaan. Myös työturvallisuuden kannalta GPS sijaintitieto voi olla erittäin tärkeää, erityisesti tilanteissa, jossa työntekijät työskentelevät vaarallisissa ja syrjäisissä työkohteissa yksin.
Sijaintitietojen käyttämiselle voi olla monia perusteita, mutta järjestelmän onnistuneen käyttöönoton kannalta on oleellista, että työntekijät ovat näistä perusteista tietoisia. Paikannus ei myöskään saa olla työntekijästä riippumatonta – työntekijän on tiedettävä milloin ja miten paikannusta tehdään.
4) Halutaanko samalla järjestelmällä hoitaa esimerkiksi ajoneuvoseurantaa?
Yksi tapa välttää huoltomiesten kokoontumista toimistolle aamuisin on mahdollistaa työpäivän aloittaminen kotoa käsin. Huoltomiesten osalta tämä tarkoittaa usein sitä, että huoltoauton tulisi olla huoltomiehen kotona. Ajoneuvoseuranta ratkaisee useat haasteet, jota syntyy, kun yrityksen autoja viedään työntekijöiden kotiin. Jos kulkuneuvo varastetaan, kiinteät ajoneuvoseurantalaitteet kartoittavat ajoneuvon reittiä reaaliajassa.
Ajoneuvoseurannalla on myös mahdollista jälkikäteen todistaa, että työntekijä on esimerkiksi hiekoittanut sovitun reitin sovittuun aikaan. Lisäksi verottajalle on mahdollista todistaa, että ajoneuvoa on käytetty ainoastaan työkäyttöön eikä vapaan ajan kulkuneuvona.
Etäohjauksen hyödyntäminen huoltotiimissä
Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat huoltotiimin työnohjauksen reaaliaikaisesti työpisteestä riippumatta.
Modernit työkalut mahdollistavat esimerkiksi seuraavat toimenpiteet:
- Työnjohto pääsee näkemään resurssinäkymästä huoltomiesten työmäärän reaaliaikaisesti, jolloin avoimet työpyynnöt voidaan allokoida optimaalisella tavalla. Myös huoltomiehet voivat tarvittaessa varata itselleen avoimia työpyyntöjä. Työt voidaan myös ohjata automaattisesti asiakkaasta vastaavan huoltomiehen päätelaitteeseen.
- Kiireellisiin työpyyntöihin voidaan allokoida lähin huoltomies karttanäkymästä.
- Kalenterinäkymästä nähdään viikon työpyynnöt ja voidaan suunnitella seuraavan viikon työlistaa.
- Töiden seurantaraportit ovat huoltotiimille hyvä työkalu resurssien käytön suunnitteluun ja optimointiin.
VALPAS on huoltoyrityksille kehitetty reaaliaikainen huollon toiminnanohjausjärjestelmä. Järjestelmässä on panostettu nopeisiin ja vuorovaikutteisiin toimintoihin sekä mobiiliteknologian hyödyntämiseen. Valpas-järjestelmän mobiilipalvelua voi käyttää päätelaiteriippumattomasti internet-selaimella tai sovelluksella.
LogiNets on toimittanut mobiiliratkaisuja huoltoyrityksille jo yli kymmenen vuoden ajan. Avustamme mielellämme yritystänne mobiiliratkaisujen valinnassa.
Ota yhteyttä ja keskustellaan tarpeistanne lisää!
