Perinteisesti laitehuoltoa tekevät yritykset ovat pitäneet laiterekisteriä Excelissä tai papereilla. Tieto on hajallaan useissa eri paikoissa tai tiedostoissa. Tiedon löytäminen on vaikeaa sekä tiedon ajantasaisuus epäluotettavaa. Kokonaiskuvan hahmotus voi olla mahdotonta ja raportointi vaikeaa.
Sähköinen laiterekisteri luo hyvän pohjan systemaattiselle huoltotoiminnalla
Sähköinen laiterekisteri luo hyvän pohjan ennakoivaan laitehuoltoon ja huoltokäyntien optimointiin. Yhteinen laitetietokanta helpottaa tiedon jakamista ja hyödyntämistä eri osapuolten välillä niin laitetietojen kuin myös huoltohistoriatietojen osalta.
Sähköiseen laiterekisteriin kirjataan laitteen perustietojen lisäksi erilaisia tunniste-, hankinta-, toimittaja- ja sopimustietoja. Näiden lisäksi laitekorttiin voidaan kirjata tiedot sijainnista sekä muita teknisiä ominaisuuksia. Etenkin sopimustiedot ovat tärkeitä laitteen huoltotöiden kannalta – töiden laskutukseen voi vaikuttaa esimerkiksi se onko takuuaika vielä voimassa tai erilaiset palvelusopimukset.
Oikeanlaisella järjestelmällä rekisterin laitteille voidaan jaksottaa määräaikaishuoltokäynnit. Huoltomies näkee omalta mobiililaitteeltaan, kun on seuraavan huollon aika. Laiterekisterin myötä järjestelmään voidaan luoda erilaisia tarkistuslistoja huoltotyön tueksi. Laitetyyppikohtainen huollon tarkistuslista helpottaa systemaattista määräaikaishuollon suorittamista ja varmistaa sen, että huollot tehdään ja dokumentoidaan saman kaavan mukaan. Kun huoltotyön yhteydessä vielä kirjataan huomioita mahdollisista tulevista korjaustoimenpiteistä, voi seuraavaan huoltoon varautua ennakkoon ja viedä mennessään mahdolliset vaihtoa kaipaavat varaosat.
Sähköisen laiterekisterin ja siihen perustuvan huoltotoiminnan edut
Sähköisen laiterekisterin avulla yrityksen tehokkuus paranee, kun ajantasainen ja tarvittava tieto on saatavilla oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Huoltotöitä tekevä löytää laitteen tiedot, oikeat varaosat ja huoltohistorian kun niitä tarvitsee. Samaan järjestelmään kirjattavien työpyyntöjen kautta kertyy historiatietoa ja tuleviin huoltoihin voi valmistautua aiempien huoltotöiden kommenttien perusteella. Laiterekisteristä löytyy myös tarvittavat asiakirjat, valokuvat ja käyttöohjeet.
Sähköinen laiterekisteri tukee myös ennakoivaa huoltoa. Kun laitteita huolletaan systemaattisesti, vaihdetaan varaosia jne. tulee huoltomiesten tehtyä vähemmän vikatöitä eli huoltotöihin käytetään vähemmän ylimääräisiä tunteja ja kilometrejä. Samalla parannetaan asiakastyytyväisyyttä, kun laitteita ei korjata vasta vian ilmettyä vaan niitä pidetään kunnossa jo ennen kuin vikaa syntyy. Laitteella on parempi käyttöaste, eikä tule toimintaa pysäyttäviä häiriöitä. Ennakoiva huolto vähentää seisokkeja ja lisää luotettavuutta.
Asiakkaat saavat ajantasaisen tiedon suoritetuista huoltotöistä ja laadukkaat huoltoraportit, kun esimerkiksi määräaikaishuolloissa tarkistetaan samat asiat saman kaavan mukaan. Sähköiseen laiterekisteriin tallentuu koko laitteen huoltohistoria, jolloin päästään käsiksi laitteen elinkaarikustannuksiin. Kun huoltoyrityksen toiminta tehostuu, alentuvat myös laitteen elinkaarikustannukset.
