Työaikatiedot palkanmaksuun
Työajanseurantajärjestelmän tarkoituksena on nopeuttaa prosesseja. Jos yrityksellä on kenttätyöntekijöitä, on mobiilikirjaus kätevin vaihtoehto. Tällöin työajat kirjataan reaaliaikaisesti mobiililaitteella heti työkohteessa ja tiedot saadaan nopeasti palkanlaskentaan. Palkanlaskentaan tiedot voidaan viedä työaikakirjauksina, jolloin palkanlaskenta hoitaa tulkinnan, tai jo valmiina palkkatapahtumina. Palkanmaksun perusteet voidaan kerätä työaikoina, palkkalajeina, palkanlisinä ja ylitöinä, jotka voidaan kohdistaa kustannuspaikalle, työkohteelle tai työnumerolle. Kun palkanmaksutietojen kerääminen tehdään alusta alkaen järkevästi työajanseurantajärjestelmällä, on itse palkanmaksuprosessi yksinkertainen.
Työajanseurantajärjestelmissä järjestelmäintegraatio ja rajapinnat eri palkkasovelluksiin ovat yleisiä. Tietoja on mahdollista välittää usealla tavalla palkanmaksuun, kaikille rajapintaintegraatio ei ole tarpeellinen. Pienissä yrityksissä tilitoimistolle voidaan antaa tunnukset työajanseurantajärjestelmään, josta palkanlaskija voi tulostaa tarvittavat raportit. Tietoja voidaan siirtää myös tiedostona järjestelmästä toiseen. Isoissa yrityksissä työajanseurantajärjestelmä voi olla järkevää integroida yrityksen HR- tai palkanmaksujärjestelmään, jolloin tarvittavat tiedot välittyvät automaattisesti. Tapoja on monia, järkevintä on käyttää oman yrityksen toimintatapoihin sopivinta.
Mikä ihmeen järjestelmäintegraatio?
Järjestelmäintegraation tarkoituksena on tehdä rajapinta eri järjestelmien välille, jotta tieto kulkee sähköisesti niiden välillä. Integroinnilla tehostetaan toimintaa eli säästetään aikaa ja rahaa, kun tiedot on kirjattava vain kerran yhteen paikkaan. Sähköisillä rajapinnoilla myös vältytään näppäilyvirheiltä. Riippuen järjestelmätoimittajasta tehdään joko räätälöity integraatio tai hyödynnetään jo aiemmin tehtyä valmista rajapintaa.
Työajanseurantajärjestelmän integraatio voidaan tehdä esimerkiksi palkanlaskenta-, hr-, toiminnanohjaus- tai taloushallinnonjärjestelmään. Esimerkiksi työntekijöiden tiedot voidaan tuoda hr-järjestelmästä ja projektien tiedot tuotannonohjausjärjestelmästä. Tieto voi kulkea myös toiseen suuntaan, esimerkiksi kun työajanseurantajärjestelmän kirjaukset välitetään palkanmaksuun tai työntekijätiedot Verohallinnolle.
Järjestelmäintegraation etuja:
- Tieto kulkee saumattomasti järjestelmien välillä
- Vältytään näppäily- ja huolimattomuusvirheiltä
- Tehostetaan toimintaa vähentämällä hallinnollista työtä
Avoimet rajapinnat ja integraation haasteet
Integraation haasteena voi olla tarpeellisen tiedon pirstaleisuus tai useat ohjelmistokumppanit ja palveluntarjoajat. Kaikki järjestelmätoimittajat eivät tarjoa avoimia rajapintoja tai pääsyä tiedonvälitystä varten. Järjestelmien integroinnit ovat nykyään kuitenkin hyvin yleisiä ja oikean palveluntarjoajan kanssa integraatiot onnistuvat vaivattomasti.
Haluatko lisätietoja?
LogiNetsilla on vuosien saatossa rakennettu lukuisia rajapintoja eri järjestelmiin. Haluamme tukea avointa tiedonvälitystä. Tekniset asiantuntijamme vastaavat mielellään kysymyksiin järjestelmäintegraatioiden osalta.
