Huoltotoiminnassa, etenkin kiinteistönhoidossa, ovat vanhat tiedot usein vielä fyysisissä kansioissa ja mapeissa. Uudemmat tiedot on syötetty koneelle, mutta niiden kaivaminen esiin tekstitiedostoista ja Excel-taulukoista on vaivalloista. Valpas-järjestelmän huoltokirja on tähän kätevä ratkaisu, johon saa kaikki kiinteistön ylläpitoon liittyvät tiedot yhteen paikkaan. Tässä blogiartikkelissa kerromme tarkemmin siitä, miten huoltokirja ja energiaseuranta huoltotoiminnassa voivat tehostaa yrityksen prosesseja.
Huoltokirja on kiinteistön kunnossapidon suunnittelussa ja toteutuksessa keskeinen työkalu, joka sisältää tietoa rakennuksen ja sen teknisten järjestelmien huollosta, ylläpidosta ja korjauksista. Huoltokirjaan on kirjattavissa koko kiinteistön huoltohistoria, ja tulevat remontit, huollot ja korjaustyöt on helppo aikatauluttaa.
Mikä huoltokirja?
Huoltokirjaan kirjataan esimerkiksi perustiedot rakennuksesta ja sen teknisistä järjestelmistä, säännölliset huoltotoimenpiteet aikatauluineen, äkilliset korjaustyöt, käyttöohjeet kiinteistön laitteille ja järjestelmille, yksityiskohtainen tarkastus- ja huoltopäiväkirja, kaikkien tehtyjen töiden vastuuhenkilöt sekä tiedot kiinteistön energiankulutuksesta ja ympäristövaikutuksista. Ajan tasalla pidetty sähköinen huoltokirja on helppo käyttää ja sen avulla varmistetaan, että asiakassopimuksissa määritellyt huoltotehtävät on suoritettu aikataulussa. Näin kiinteistö pysyy myös käyttäjille ja asukkaille turvallisena.
Valpas-järjestelmän nykyaikainen, sähköinen huoltokirja voi luoda huoltohenkilöille automaattiset ilmoitukset tehtävistä töistä. Työnjohto voi seurata töiden etenemistä hallintonäkymästä, jossa työtehtävät on merkattu statuksen mukaan värikoodein.
Huoltokirja voidaan tehdä lataamalla pohjatiedot Excel-tiedostoista järjestelmään, joten manuaaliseen tietojen syöttöön ei tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa. Toinen tapa on kopioida pohja toiselta huoltokohteelta.
Energiaseuranta
Energiaseuranta on tärkeä osa kiinteistön ylläpitoa kustannus-, turvallisuus- ja ympäristösyistä. Yleisimmin seurannassa ovat sähkön, veden ja kaukolämmön kulutus. Seurannassa meneillään olevaa jaksoa on helppo verrata aiempiin. Näin poikkeamat ja mahdollisen kulutuksen kasvun huomaa ajoissa, ja syyt, kuten laiterikot tai virheelliset säädöt, voidaan selvittää ja korjata ennen, kuin ongelma pääsee paisumaan. Näin vältytään myös monilta häiriöiltä ja turhilta katkoksilta esimerkiksi veden tai sähkön jakelussa.
Lukematiedot voidaan syöttää Valpas-järjestelmän energiaseurantaan mobiililaitteella joko toimistosta, tai suoraan kentältä. Samat tiedot ovat järjestelmässä näkyvissä eri osapuolille, ja kaikki pysyvät ajan tasalla tilanteesta. Energiaseurannan hoitaminen digitaalisesti Valpas-järjestelmässä on jo itsessään ympäristöteko, sillä se vähentää turhien tulosteiden tarvetta. Järjestelmä myös tehostaa huollon prosesseja huomattavasti, kun energiaseuranta löytyy huoltokirjan, laiterekisterin ja monien muiden toimintojen kanssa samasta järjestelmästä, joka kaiken lisäksi toimii myös mobiilisovelluksena.
Yhteenveto
Valpas-järjestelmän huoltokirja ja energiaseuranta edesauttavat kiinteistön energiatehokasta toimintaa ja asukkaiden ja käyttäjien hyvinvointia. Näiden toimintojen avulla kiinteistön elinkaaresta saadaan hyödyllistä dataa niin lyhyellä kuin pitkälläkin aikavälillä. Kun nämäkin toiminnot ovat samassa järjestelmässä monien muiden huoltoyrityksen tarvitsemien ominaisuuksien kanssa, toiminta sujuu hyvin jouhevasti, eikä töiden hallintaan tarvita useampaa ohjelmaa.
Haluatko tietää lisää huollon toiminnanohjausjärjestelmästä? Lue myös nämä:
