Uuden järjestelmän mukana tuomat haasteet on hyvä ennakoida jo etukäteen ennen sen hankintaa ja käyttöönottoa. Yrityksen tarpeisiin vastaavan kulunvalvontajärjestelmän valitsemiseen kannattaa tehdä perinpohjainen selvitystyö, jotta järjestelmä vastaa juuri sinun yrityksesi tarpeita ja soveltuu työmaallesi. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – tee siis kotityöt kunnolla ennen varsinaisen ostopäätöksen tekemistä.
Huomioitavaa ennen järjestelmän hankintaa
Kun työmaalle ollaan hankkimassa uutta kulunvalvontajärjestelmää, kannattaa selvitystyö aloittaa työmaan toiveiden ja tarpeiden kartoittamisella. Tämän jälkeen on hyvä vertailla eri järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia. Työmaiden tyyppi, määrä, koko ja kesto kannattaa ottaa huomioon kulunvalvontajärjestelmän hankinnassa. Kiinnitä erityisesti huomiota järjestelmän sopivuuteen työmaallesi, sillä kaikki järjestelmät eivät palvele kaikkia asiakkaita. Kannattaa myös tiedustella palveluntarjoajalta, kuinka kauan kyseinen järjestelmä on ollut käytössä vastaavissa projekteissa ja mahdollisesti selvittää kokemuksia järjestelmää jo käyttäviltä yrityksiltä.
Työmaiden erilaisuus luo uniiikkeja tarpeita. Kulunvalvontajärjestelmä kannattaakin valita työmaan luonteesta riippuen, niin että se palvelee juuri kyseistä työmaata ja projektikokonaisuutta parhaiten.
Tässä esimerkkejä kulunvalvonnan mukautumisesta työmaiden tarpeiisiin:
- Infratyömaat – Työmaat ovat usein erittäin laajoja, jopa kymmenien kilometrien pituisia. Näillä työmailla ei ole kiinteää sisäänkäyntiä, koska aktiivinen työmaakohta muuttuu päivittäin tietyömaan edetessä. Tämän vuoksi kiinteät laitteet eivät sovi tällaiselle työmaalle, joten esimerkiksi mobiiliratkaisut ovat kätevämpi vaihtoehto. Tällöin työntekijät tekevät itse leimaukset mobiilisovelluksessa tai mikäli työnjohto on aina aamuisin ensimmäisenä paikalla, niin he voivat lukea työntekijöiden Valttikortit mobiilisovelluksella.
- Pienet työmaat – Mikäli työmaalla käy kuukaudessa säännöllisesti yli 8 työntekijää eri aliurakoitsijoilta, kokemuksemme mukaan suosittelemme työmaalle kiinteää lukijaa, jotta henkilötietojen keruu helpottuu ja työnjohdon aika vapautuu merkityksellisiin tehtäviin. Lukija tarvitsee kuitenkin toimiakseen sähkön, joten sähköttömille työmaille ratkaisu ei sovellu. Tällöin parempi ratkaisu työmaalle on esimerkiksi mobiiliratkaisut.
- Isot työmaat – Isojen työmaiden luonteesta riippuen kulunvalvonta voidaan toteuttaa eri tavoilla. Yleensä perinteinen kiinteä kulunvalvontalaite sopii työmaille ja siihen voidaan lisäpalveluna ottaa myös mobiiliratkaisut. On huomioitava kuitenkin, että satoja aliurakoitsijoita käsittelevillä työmailla, mobiiliratkaisut eivät yksistään ole paras ratkaisu, sillä se vaatii jokaiselle työntekijälle omat tunnukset. Mobiiliratkaisut myös sitovat työnjohtoa enemmän, jos esimerkiksi ulkomaalainen työntekijä tarvitsee apua sovelluksen käyttöönotossa. Tällöin se ei palvele tarkoitustaan eli helpota kulunvalvonnan toteuttamista. Jos isot työmaat ovat aidattuja, voi paras ratkaisu olla kulunvalvonta, joka on integroitu työmaaportteihin.
Järjestelmän käytön kannalta on myös hyvä olla perillä käyttökoulutuksen toteutumisesta, asiakaspalvelun hoitumisesta sekä teknisestä tuesta, jotta et jää ongelmatilanteissa yksin. Tulevaisuuden kannalta voi olla myös hyödyllistä kysyä yrityksen suunnitelmista tuotteen jatkokehittämiseen. Onko kyseisellä palvelulla paljon muita asiakkaita, jolloin kehitystyö jatkuu varmasti myös tulevaisuudessa, vai halutaanko tuotetta ajaa alas? Lisäksi ennen hankintapäätöstä osa palveluntarjoajista tarjoaa mahdollisuuden testitunnusten käyttöön, joiden avulla palvelua voidaan testata itse ja arvioida sen sopivuutta työmaalle.
Onnistuneen kulunvalvontajärjestelmän käyttöönoton askeleet
1. Siirtyminen uuteen järjestelmään.
Mieti, miten haluat yrityksesi siirtyvän uuteen järjestelmään, tarvitseeko vanhojen työmaiden tiedot siirtää uuteen järjestelmään vai aloitetaanko uudet työmaat aina uudesta järjestelmästä. Tietojen tuonnissa kannattaa konsultoida palveluntarjoajaa järjestelmän mahdollisuuksista.
2. Järjestelmän asentaminen.
Muista järjestää tälle tarpeeksi aikaa. Järjestelmän toimiminen tulee testata ennen varsinaista käyttöönottoa. Testausta ei ole kiva aloittaa silloin, kun työntekijät jo seisovat työmaaportin takana ja miettivät, miksi portti ei aukea, kun työntekijä näyttää lukijaan Valtti-korttia. Näiden asioiden huomioimisella saadaan käyttöönotosta tehokasta ja nopeaa.
3. Käyttökoulutuksen järjestäminen.
Hyvä ja kattava koulutus uuteen järjestelmään siirryttäessä on erittäin tärkeää onnistuneen käyttöönoton kannalta. Kaikki kulunvalvontajärjestelmää käyttävät henkilöt kannattaa kouluttaa järjestelmän käyttöön, jotta siitä voidaan saadaan täysi hyöty irti. Työmaan johto on hyvä kouluttaa yhdessä palveluntarjoajan kanssa, esimerkiksi online-palaverin kautta. Useilta palveluntarjoajilta löytyy myös kattavasti materiaalia, jonka avulla työnjohto voi perehtyä järjestelmän käyttöön itsenäisesti, esimerkiksi video-oppaiden muodossa. Jos käyttökoulutus järjestetään online-palaverina, on hyvä pyytää, että koulutus nauhoitetaan, jotta työnjohtajien on helppo palata siihen myöhemmin. Tulevaisuudessa uudet työnjohtajat on myös helppo kouluttaa järjestelmän käyttöön saman nauhoituksen avulla.
Työntekijöitä koulutettaessa, heille tulee selittää, miten leimaustietoja käytetään ja miksi leimaaminen on oleellista. On myös hyvä korostaa, mitä hyötyjä työntekijä itse saa tekemällä leimaukset säntillisesti. Tutustu meidän kirjoitukseen: ”Miten motivoida työntekijät leimaamaan”. Mikäli käyttökoulutus on huono ja järjestelmän käyttö epäselvää, niin työntekijät saattavat jättää leimaukset tekemättä.
Lisäksi kannattaa miettiä valmiiksi, miten työmaalle tulevat uudet työntekijät ja urakoitsijat tullaan kouluttamaan leimausten tekemiseen tulevaisuudessa. Käyttökoulutuksen jälkeen voi olla hyvä esimerkiksi sopia palveluntarjoajan kanssa seurantapalaveri, missä voidaan käydä läpi käyttöönoton onnistumista sekä kertoa järjestelmän käyttöön liittyviä toiveita tulevaisuudessa. Suosittelemme, että pääurakoitsijat lisäävät urakkasopimuksiin maininnan urakoitsijoiden velvollisuudesta raportoida lakisääteiset kulunvalvontatiedot pääurakoitsijan valitseman kulunvalvontajärjestelmän kautta.
Etsitkö kulunvalvontajärjestelmää työmaallesi?
Tutustu Nopsaan – luottokumppaniin työmaan kulunvalvonnassa!
