Huomioitavaa ennen järjestelmän hankintaa
Kun työmaalle ollaan hankkimassa uutta kulunvalvontajärjestelmää, niin on hyvä selvittää aluksi työmaan tarpeet ja toiveet. Tämän jälkeen kannattaa vertailla eri järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia. Työmaiden tyyppi, määrä, koko ja kesto kannattaa ottaa huomioon kulunvalvontajärjestelmän hankinnassa. Kiinnitä erityisesti huomiota järjestelmän sopivuuteen työmaallesi, sillä kaikki järjestelmät eivät palvele kaikkia asiakkaita. Kannattaa myös tiedustella palveluntarjoajalta, kuinka kauan kyseinen järjestelmä on ollut käytössä vastaavissa projekteissa ja mahdollisesti selvittää kokemuksia sitä jo käyttäviltä yrityksiltä.
Työmaiden erilaisuus tuo erilaisia tarpeita, joten riippuen työmaan luonteesta kannattaa sinne valita parhaiten sopiva kulunvalvontajärjestelmä. Tässä esimerkkejä kulunvalvonnan mukautumisesta työmaiden tarpeiden mukaiseksi:
- Infratyömaat – Työmaat ovat usein erittäin laajoja, jopa kymmenien kilometrien pituisia. Näillä työmailla ei ole kiinteää sisäänkäyntiä, koska työmaan kohta muuttuu päivittäin tietyömaan edetessä. Tämän vuoksi kiinteät laitteet eivät sovi tällaiselle työmaalle, joten esimerkiksi mobiiliratkaisut ovat kätevämpi vaihtoehto. Tällöin työntekijät tekevät itse leimaukset mobiilisovelluksessa tai mikäli työnjohto on aina aamuisin ensimmäisenä paikalla, niin he voivat lukea työntekijöiden Valttikortit mobiilisovelluksella.
- Pienet työmaat – Mikäli työmaalla käy kuukaudessa säännöllisesti yli 8 työntekijää eri aliurakoitsijoilta, kokemuksemme mukaan suosittelemme työmaalle kiinteää lukijaa, jotta henkilötietojen keruu helpottuu ja työnjohdon aika vapautuu merkityksellisiin tehtäviin. Lukija tarvitsee kuitenkin toimiakseen sähkön, joten sähköttömille työmaille ratkaisu ei sovi. Tällöin työmaalle sopii hyvin esimerkiksi mobiiliratkaisut.
- Isot työmaat – Isojen työmaiden luonteesta riippuen kulunvalvonta voidaan toteuttaa eri tavoilla. Yleensä perinteinen kiinteä kulunvalvontalaite sopii työmaille ja siihen lisäpalveluna mobiiliratkaisut. Kuitenkaan satoja aliurakoitsijoita käsittäville työmaille työntekijän omalla puhelimella toimivat mobiiliratkaisut eivät yksistään sovi, koska se vaatii jokaiselle työntekijälle omat tunnukset. Mobiiliratkaisut sitovat työnjohtoa enemmän, jos esimerkiksi ulkomaalainen työntekijä tarvitsee apua sovelluksen käyttöönotossa, jolloin se ei palvele tarkoitustaan eli helpota kulunvalvonnan toteuttamista. Jos isot työmaat ovat aidattuja, voi paras ratkaisu olla kulunvalvonta, joka on integroitu työmaaportteihin.
Järjestelmän käytön kannalta on myös hyvä tietää käyttökoulutuksen toteutuminen käytännössä sekä asiakaspalvelun hoituminen ja sen hinta, jotta ongelmatilanteissa on mahdollista saada tukea. Tulevaisuuden kannalta voi olla myös hyödyllistä kysyä yrityksen suunnitelmista tuotteen kehittämiseen jatkossa. Onko kyseisellä palvelulla paljon muita asiakkaita, jolloin kehitystyö jatkuu varmasti myös tulevaisuudessa, vai halutaanko tuotetta ajaa alas? Lisäksi ennen hankintapäätöstä kannattaa pyytää palveluntarjoajalta testitunnuksia käyttöön, joiden avulla voidaan vielä testata itse palvelua ja arvioida sen sopivuutta työmaalle.
Onnistuneen kulunvalvontajärjestelmän käyttöönoton askeleet
Kun kulunvalvontajärjestelmä on valittu työmaallesi, niin ensimmäiseksi päätä miten haluat yrityksesi siirtyvän uuteen järjestelmään. Mieti, tarvitaanko vanhojen työmaiden tiedot siirtää uuteen järjestelmään vai aloitetaanko uudet työmaat aina uudesta järjestelmästä. Tietojen tuonnissa kannattaa konsultoida palveluntarjoajaa järjestelmän mahdollisuuksista.
Ota myös huomioon järjestelmän asentaminen ja järjestä siihen tarvittava aika. Järjestelmän toimiminen tulee testata ennen varsinaista käyttöönottoa. Testausta ei ole kiva aloittaa silloin, kun kymmenet työntekijät seisovat työmaaportin takana ja miettivät, miksi portti ei aukea, kun työntekijä näyttää lukijaan Valtti-korttia. Näiden asioiden huomioimisella saadaan käyttöönotosta tehokasta ja nopeaa.
Käyttökoulutukseen kannattaa varata aikaa, koska hyvä koulutus uuteen järjestelmään on tärkeää käyttöönoton yhteydessä. Kaikki kulunvalvontajärjestelmää käyttävät henkilöt täytyy käyttö kouluttaa, jotta järjestelmästä saadaan täysi hyöty irti. Työmaan johto kannattaa kouluttaa yhdessä palveluntarjoajan kanssa, esimerkiksi online-palaverin kautta. Useilta palveluntarjoajilta löytyy myös kattavasti materiaalia, jonka avulla työnjohto voi perehtyä järjestelmän käyttöön itsenäisesti, esimerkiksi video-oppaiden muodossa. Jos käyttökoulutus järjestetään online-palaverina, on hyvä pyytää, että koulutus nauhoitetaan, jotta työnjohtajien on helppo palata siihen myöhemmin. Tulevaisuudessa uudet työnjohtajat on myös helppo kouluttaa järjestelmän käyttöön saman nauhoituksen avulla.
Työntekijöitä koulutettaessa tulee selittää, miksi heidän täytyy tehdä leimauksia ja miten leimaustietoja käytetään. On myös hyvä korostaa, mitä hyötyjä työntekijä itse saa tekemällä leimaukset säntillisesti. Tutustu meidän kirjoitukseen: ”Miten motivoida työntekijät leimaamaan”. Mikäli käyttökoulutus on huono ja järjestelmän käyttö epäselvää, niin työntekijät eivät tee leimauksia.
Lisäksi kannattaa miettiä valmiiksi, miten tulevaisuudessa työmaalle tulevat uudet työntekijät ja urakoitsijat tullaan kouluttamaan leimausten tekemiseen. Käyttökoulutuksen jälkeen on hyvä sopia palveluntarjoajan kanssa seurantapalaveri, missä voidaan käydä läpi käyttöönoton onnistumista sekä kertoa järjestelmän käyttöön liittyviä toiveita tulevaisuudessa. Suosittelemme, että pääurakoitsijat lisäävät urakkasopimuksiin maininnan urakoitsijoiden velvollisuudesta raportoida lakisääteiset kulunvalvontatiedot pääurakoitsijan valitseman kulunvalvontajärjestelmän kautta.
Etsitkö sopivaa kulunvalvontajärjestelmää työmaallesi? Lue lisää Nopsa-kulunvalvontajärjestelmästä!
Saatat myös pitää näistä artikkeleista:
- Valttikortin erikoistilanteet
- Riittääkö VALTTIKORTTI todistamaan ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden?
- Kuinka turvata työmaa varkailta?
Jaa artikkeli ystävälle tai kollegalle:
