Oikean SaaS-palvelun valitseminen on tärkeää pitkän aikavälin menestykselle. Yhä useammat IT-järjestelmät ulkoistetaan ja tarjolla olevat markkinat ovat laajat. Pilvipalvelun valitseminen riippuu yrityksen yksilöllisistä tarpeista. Tässä artikkelissa puhutaan siitä, miten yritykset voivat valita pilvipalveluntarjoajan.
Pilvipalveluilla tarkoitetaan verkossa tarjottavia tietojenkäsittely- ja laskentapalveluita. Pilvipalvelussa sovellus sijaitsee oman tietokoneen sijaan palveluntarjoajan palvelimella. Pilvipalveluita käytettäessä siis vuokrataan palveluntarjoajalta resursseja tai maksetaan pilvipalvelussa sijaitsevan sovelluksen käytöstä. Pilvessä tarjottavia palveluita ovat mm. palvelimet, tallennuspalvelut, sovellukset, tekoäly ja tietokannat. Sellaista pilvipalvelua, missä sinä vastaat vain sovelluksen käyttämisestä, kutsutaan SaaS-palveluksi. SaaS-palvelun tarkoituksena on, että palveluntarjoaja vastaa kokonaan sovelluksesta, sen toiminnasta ja ylläpitämisestä. Tämmöisiä pilvipalveluita ovat esimerkiksi työajanseuranta, kulunvalvonta ja työnohjausjärjestelmä.
Ajattele pitkällä tähtäimellä
Yrityksen toimintojen ulkoistaminen pilvipalveluun on hyvä ratkaisu. Itse pilvipalvelun käyttö ei ole aina halvempaa kuin oman ohjelmiston käyttäminen, mutta sen aikaansaama resurssien vapautuminen muiden tehtävien hoitamiseen tuo merkittäviä kustannussäästöjä. Pilvipalveluita vertailtaessa kannattaa selvittää ensiksi yrityksesi tarpeet, jotta voit kohdentaa vertailun kyseisen osaamisalan palveluntarjoajiin. Vertaa vaatimuslistaasi yrityksen tarjoamaan pilvipalveluun sen sijaan, että vertailisit palveluntarjoajia keskenään. Näin säästät aikaa ja voit kohdentaa lopullisen tarkemman vertailun niihin yrityksiin, jotka tarjoavat juuri yrityksesi tarpeita vastaavia pilvipalveluita.
Pilvipalveluita tarjoavia yrityksiä verrattaessa ei ole selkeästi yhteneviä kriteerejä, joita kaikki voisivat hyödyntää, sillä jokaisen organisaation ainutlaatuiset vaatimukset ja arviointikriteerit ohjaavat pilvipalveluiden tarjoajan valitsemisessa. Blogit ja kolmansien osapuolien tekemät valmiit vertailut voivat antaa sinulle arvokasta tietoa ja helpottaa vertailua. Pilvipalveluita vertailtaessa on kuitenkin tiettyjä yhteneviä painopistealueita, joita kannattaa hyödyntää palveluntarjoajan valitsemisessa. Esimerkiksi palvelun turvallisuutta on hyvä tarkastella kriittisesti. Seuraaviin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun olet valitsemassa yrityksellesi arvoa ja hyötyä tuottavaa pilvipalvelua:
1. Sertifikaatit ja standardit
Standardeja ja laatuvaatimuksia käyttävät palveluntarjoajat osoittavat noudattavansa alan parhaita käytäntöjä ja standardeja. Kiinnitä huomiota hyvään ja tehokkaaseen tiedonhallintaan sekä strukturoituihin prosesseihin. Kaikkien henkilötietoja käsittelevien yritysten tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), joka on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki. Rekisterinpitäjän tulee pystyä todistamaan, että se noudattaa tietosuojaperiaatteita.
Nämä asiat eivät kuitenkaan välttämättä määritä valitsemaasi palveluntarjoajaa, mutta sinun on kuitenkin helpompi vertailla palveluntarjoajia niiden mukaan. Mikäli ohjelmiston tietoturvallisuus on listasi kärjessä – esimerkiksi tapauksissa, jossa ohjelmistossa kerätään ja säilytetään henkilötietoja – niin voit kohdentaa palveluntarjoajaa etsiessä huomiosi turvallisuus sertifikaatteihin kuten ISO 27001.
2. Teknologia ja palvelut
Varmista, että palveluntarjoajan alusta, tekniikat sekä yrityksesi ohjelmistot ovat yhteensopivia sekä tukevat liiketoimintasi tavoitteita. On tärkeää selvittää palvelun integroituvuus muihin ratkaisuihin, esimerkiksi palkanlaskenta ohjelmistoon tai ulkopuoliseen sähköpostimarkkinointi sovellukseen. Teknologian kannalta on hyvä punnita, että haluatko kotimaisen vai ulkomaisen palveluntarjoajan sovelluksen. Mikäli tarvitsemaasi palveluun liittyy erityisiä tarpeita, niin ne on hyvä ottaa huomioon, sillä esimerkiksi ulkomaisen palveluntarjoajan palkanlaskentaohjelmistoon on hankala saada Suomen työehtosopimuksia. Toisaalta taas kansainvälisten markkinoiden tarjoamien sovelluksien teknologia on tietyissä asioissa paljon Suomea edellä.
Teknologian ja palveluiden soveltuvuuden lisäksi selvitä myös teknisen tuen saatavuus sekä palveluntarjoajan näkemys tulevaisuudesta palvelukehityksen kannalta, jotta tiedät kohtaako heidän tulevaisuuden näkemyksensä tarpeidesi kanssa pitkällä aikavälillä. Tämä siksi, että sinun on hyvä tietää, tuleeko yritys jatkokehittämään tuotetta jatkossa vai onko tuote vakio ja sen kehittäminen on loppunut. Lisäksi kannattaa huomioida palveluntarjoajan kokonaispalveluvalikoima, mikäli haluat keskittää kaikki toimintosi yhteen pilvipalveluntarjoajaan.
3. Tietoturva- ja tiedonhallintakäytännöt
Sinun tulee olla tietoinen tietosuojasäännöistä ja selvittää, miten tietojasi säilytetään, käsitellään ja hallitaan. Varmista, että arvioit pilvipalveluntarjoajan tieto- ja järjestelmäturvallisuuden tasot. Arvioi myös tarvittaessa palvelun kykyä suojata pilveen siirrettäviä tietoja, sillä lepotilassa olevat arkaluontoiset tiedot tulee salata. Säilytetäänkö tietoja EU-alueella vai sen ulkopuolella ja miten GDPR tietosuoja-asetus vaikuttaa tähän. Lisäksi sinun kannattaa selvittää palveluntarjoajan käytännöt ja ilmoittamisprosessit tietojen katoamis- ja rikkomustapauksissa sekä varmistaa, että ne vastaavat yrityksesi riskinottohalua ja lakisääteisiä velvoitteita. Mikäli palveluun kerätään esimerkiksi työntekijä- tai henkilörekisteriä, selvitä rekisterinpitäjän velvollisuudet – Onko pilvipalvelun tarjoaja vai loppuasiakas rekisterinpitäjä ja täten vastuussa henkilötietojen käsittelystä?
4. Yhteistyö ja kumppanuudet
Pilvipalveluidentarjoajilla saattaa olla useita toimittajasuhteita, mikä on tärkeää ymmärtää. Esimerkiksi SaaS-palveluntarjoajien palvelut on usein rakennettu olemassa oleville SaaS-alustoille, joten sinun tulee ymmärtää missä ja miten palvelu toimitetaan. Harkitse kahdesti ennen kuin olet valitsemassa palveluntarjoajaa, jolla on pitkä alihankintaketju. Varsinkin kriittisten liiketoimintaprosessien tai tietosuojamääräysten alaisten tietojen kanssa tulee olla tarkkana.
Toisaalta kumppanuudet voivat myös tarjota kilpailuetua esimerkiksi integraatioiden kautta. Jos etsit esimerkiksi työajanseurantaohjelmistoa, on hyvä selvittää olemassa olevat rajapinnat palkanmaksuohjelmistosi ja eri työajanseurannan palveluntarjoajien välillä. Parhaassa tapauksessa suorat integraatiot mahdollistavat automaattisen tuntitietojen tuonnin suoraan palkanmaksuohjelmistoon.
5. Sopimukset ja ehdot
Sopimuksien laajuus vaihtelee yleisistä käyttöehdoista yksilöllisesti neuvoteltuihin sopimuksiin. Suomessa ohjelmistotalot noudattavat usein IT2022- tai IT2018-sopimusehtoja. Kuitenkin kunta-alalla käytetään julkisen hallinnon omia sopimusehtoja. Varmista, että ymmärrät kaikki sopimuksessa mainitut ehdot ja sen, mihin ne sinua velvoittavat. On myös hyvä selvittää, mistä pilvipalveluntarjoaja on vastuussa ja mistä sinä vastaat.
6. Luotettavuus ja suorituskyky
Palveluntarjoajan suorituskyky on hyvä tarkistaa 6-12 kk ajalta SLA-sopimuksista, jotka yrityksen tulee toimittaa pyydettäessä. Yrityksen suunnitelma katkoksien varalle kertoo siitä, miten hyvin se on varautunut niihin. Varmista, että valitsemallasi yrityksellä on vakiintuneet prosessit suunniteltujen ja suunnittelemattomien katkoksien varalle sekä miten tiedot palautetaan katastrofitilanteessa. Selvitä myös palveluntarjoajan palvelimen Up-time -aika eli kuinka suuren osan ajasta palvelin on luotettavasti pystyssä. Palvelimen tulee olla 99,98 % ajasta toiminnassa, jos luku on alhainen tai lukuja ei ole saatavilla, kannattaa miettiä kaksi kertaa. Sovelluksen käyttöaste lisää myös luotettavuutta, selvitä paljonko palvelulla on käyttäjiä.
7. Sopimusrajoitukset ja sitoutuminen
Vendor lock-in on tilanne, missä pilvipalvelun asiakkaan on hankala siirtyä kilpailijan asiakkaaksi. Tällaisessa tilanteessa patentoitu teknologia ja sopimusrajoitukset rajoittavat yrityksesi siirtymistä toisen pilvipalveluntarjoajan asiakkaaksi ja mahdollisesti taivaisiin nousevat lisenssimaksut syövät budjettiasi. Pilvipalvelut, joissa käytetään paljon asiakaskohtaista räätälöintiä, rajoittavat usein pilvipalveluntarjoajan vaihtamista, sillä yrityksesi dataa on hankala siirtää. Tämä kannattaa siis huomioida palveluntarjoajan valitsemisessa, jotta vältät vahvan sitoutumisen palveluntarjoajaan. Selvitä käyttääkö palveluntarjoaja sellaisia palveluita, kuten omaa teknologiaa, jotka rajoittavat mahdollisuuksiasi siirtyä toisen palveluntarjoajan asiakkaaksi. Esimerkiksi palvelu, josta voit siirtää tietosi Exceliin, tekee sinut riippumattomaksi palveluntarjoajasta.
8. Yrityksen profiili ja liiketoiminta
Varmista, että palveluntarjoajasi on hyvä valinta myös tulevaisuudessa. Kilpailukykyisin pilvipalvelu on merkityksetön, jos palveluntarjoajan liiketoiminta ei ole terve. Mikäli palveluntarjoaja joutuu vaikeuksiin, sillä ei kuitenkaan välttämättä ole resursseja hyvittää tappioitasi. Vakaa ja hyvän taloudellisen aseman omaava palveluntarjoaja pystyy toimimaan menestyksellisesti pitkälläkin aikavälillä. Lisäksi kannattaa tiedustella mahdollisista yritysmuutoksista, liiketoimintatavoitteista sekä millaisia asiakkaita heillä on ja mitkä markkinat ovat palveluntarjoajalle tärkeitä. On hyvä myös selvittää palveluntarjoajan tuntemus sinun toimialastasi. Selvitä onko yrityksellä olemassa olevia asiakkaita toimialaltasi. Näin tiedät, miten palvelu sopii sinulle. Voit myös esimerkiksi kysyä muiden käyttäjien kokemuksia palvelun käytöstä.
Yhteenveto
Yrityksesi kannalta on tärkeää arvioida pilvipalveluiden tarjoajia edellä mainittujen asioiden pohjalta, jotta valitset kerralla tarpeitasi vastaavan ja kustannustehokkaan palveluntarjoajan. Kiinnitä erityisesti huomiota niihin asioihin, jotka ovat yrityksellesi tärkeitä ja käytä aikaa sopimusehtojen laatimiseen sekä vältä riippuvuussuhdetta palveluntarjoajaan.
Haluatko lisätietoa sähköisestä kulunvalvonnasta tai toiminnanohjausjärjestelmästä? Vastaan mielelläni kysymyksiisi.
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
- Mikä on SaaS-palvelu?
- Digitalisaatio tuo etuja huoltotoimintoihin
- Tiedolla johtaminen huoltoliiketoiminnassa
Jaa artikkeli ystävälle tai kollegalle:
