Digitalisoinnilla työnohjaus paremmin haltuun
Huoltotöiden hallintaan kuuluu perinteisesti paljon aikaavieviä manuaalisia prosesseja kuten tilausten käsittely, tuntikirjaukset ja laskutus. Digitalisaation myötä työympäristö ja työtavat ovat muuttuneet nopeasti. Jos yritys haluaa pysyä mukana kilpailussa, on pysyttävä kehityksen mukana ja tehtävä tarvittavat muutokset. Digitaalisella työnohjausjärjestelmällä yritys voi säilyttää kilpailuetunsa ja parantaa niin sisäistä tehokkuutta kuin asiakasrajapintaa.
Itseohjautuvuus parantaa myös asiakaspalvelua
Huollon työnohjauksen digitalisointi tehostaa tiedonvälitystä asiakkaan, asiakaspalvelijan, työnjohdon, huoltomiesten ja alihankkijoiden välillä. Tieto kulkee automaattisesti reaaliajassa eri osapuolille.
Kun asiakas tekee vikailmoituksen sähköisellä lomakkeella, kulkeutuu tieto huoltoyhtiön kautta tai suoraan huoltomiehen puhelimeen. Huoltomies valitsee työn tehtäväkseen ja merkitsee valmiin työn ja materiaalikulutuksen heti työkohteessa. Työ ohjataan sähköisesti hyväksynnän kautta vaivattomasti laskutukseen asti.
Asiakas pysyy automaattiviestien avulla ajan tasalla viankorjauksen etenemisestä ilman, että hänelle siitä erikseen ilmoitetaan. Automaattiviestien aiheet voivat olla esim. ” työpyyntö vastaanotettu / työ on aloitettu / työ valmis”.
Resurssit paremmin haltuun
Digitalisoinnilla voidaan hallita tehokkaammin resursseja ja kiiretilanteita. Työnohjausjärjestelmästä yritys voi tarkistaa lähimmät huoltomiehet ja heidän työkuormansa. Karttanäkymästä on helppo osoittaa huoltopyyntö lähimmälle sopivalle työmiehelle. Viikkokalenterinäkymästä puolestaan on helppo tarkistaa koko viikon työpyyntöjä tai suunnitella seuraavan viikon työlistaa.
Sähköinen huoltokirja ja konekortit
Sähköinen huoltokirja tukee kustannustehokasta kiinteistön hoitoa. Esim. energiaseurannalla voidaan tarkkailla sähkön, veden ja kaukolämmön kulutusta huoltokirjassa määritellyllä jaksotuksella ja verrata kulutusta aikaisempiin jaksoihin. Mahdolliset poikkeamat laiterikkojen tai virheellisten säätöjen vuoksi tulevat näin esiin. Tietojen siirto järjestelmään nopeutuu, kun huoltomies voi syöttää lukemat mobiilisti jo huoltokohteessa.
Laitekohtainen sähköinen konekortti laaditaan yleensä kalleimmista laitteista. Korteissa esitetään yrityksen tarpeen mukaan esim. laitteiden tyyppikohtaiset tekniset tiedot, sijainnit, palvelualueet, valmistajan ja varaosien tiedot. Tiedot voidaan halutessa määrittää laiteryhmittäin.
Työnohjausjärjestelmän yhdistäminen muihin järjestelmiin
Kun suunnitellaan työnohjausjärjestelmän hankintaa on syytä varmistaa, että palvelun toimittajalla on kokemusta ohjelmistorajapintojen teosta ja, että toimittaja kannattaa avointa tiedon välitystä. Tietoa voidaan siirtää esimerkiksi tiedostoina järjestelmästä toiseen tai automatisoidummin sähköisen integraation eli rajapinnan avulla. Uuden järjestelmän käyttöönotto on helpompaa, kun olemassa olevia asiakas- tai laskutustietoja voidaan tuoda vaikka Excel-taulukosta tai hakea muista järjestelmistä.
Haluatko kuulla lisää? Lue lisää huoltotyön Valpas-työnohjausjärjestelmästä ja pyydä etäesittely. Asiantuntijamme auttavat sinua mielellään!
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
- Miten sähköinen työnohjaus tehostaa huoltoa?
- 5 vinkkiä huollon työnohjausjärjestelmän hankintaan
- Miten huoltoliikkeet voivat hyödyntää asiakaspalautetta?
