Miten tehostan huoltotoimintaa tuntiseurannalla? Tätä miettii varmasti moni huoltoalalla toimiva yrittäjä. Huoltoliiketoiminnassa ongelmana on usein, että ei tiedetä mihin liikkuvat huoltotyöntekijät käyttävät aikansa. Tunteja kerätään lappusilla, tai erilliseen työajanseurantaohjelmaan, jolloin ei saada kokonaisvaltaista kuvaa huoltomiehen päivästä. Koska työntekijän päivän sisältöön ei päästä tarkemmin käsiksi, on mahdotonta tietää, miten paljon päivissä on tehotonta työaikaa. Näin yrityksen toiminnan tehostaminen on vaikeaa.
Työaikatiedot, matka-ajat ja kohteilla käytetty aika kootusti
Jotta työntekoa voidaan tehostaa, on luotava käytännöt sille, että työaikatiedot, matka-ajat, työkohteilla käytetty aika sekä päiväkohtainen kohdistamaton aika saadaan kootusti, työntekijäkohtaisesti yhteen paikkaan. Jo pelkkä siirtyminen paperilomakkeista sähköiseen järjestelmään tehostaa toimintaa paljon, kun kenenkään työaikaa ei kulu manuaaliseen tietojen kokoamiseen ja siirtoon.
Huollon työnohjausjärjestelmä, esimerkiksi Valpas, tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki tiedot tulevat samaan järjestelmään. Huoltohenkilöstö kuittaa työtehtävänsä kentällä reaaliajassa, jolloin työt kohdistuvat aina oikealle asiakkaalle. Tehdyt työt ja käytetyt materiaalit voidaan laskuttaa vaikka heti työn valmistuttua. Valpas -järjestelmää käytettäessä työtuntien kirjaus onnistuu mutkattomasti myös mobiilisovelluksella, jolloin huoltohenkilöstön ei ole välttämätöntä kuljettaa tietokonetta mukanaan.
Kaikkein suurin hyöty huollon työnohjausjärjestelmästä saadaan, kun huoltohenkilöstö kirjaa tuntinsa järjestelmään, ja samalla alustalla hoidetaan myös ajoneuvoseuranta. Ajoneuvoseuranta voidaan automatisoida esimerkiksi autoon asennettavaa paikannuslaitetta käyttämällä. Näin työntekijöiltä ei kulu turhaa aikaa kilometrien kirjaamiseen ja ajopäiväkirjan ylläpitoon.
Eroon kohdistamattomasta työajasta toimintaa optimoimalla
Kun tiedot työtunneista integroidaan muiden tietojen kanssa yhteen ja samaan järjestelmään, tiedetään miten työntekijöiden tunnit kohdistuvat päivän aikana. Datan pohjalta on helppo tehdä päätelmiä esimerkiksi tuottamattomista, pitkistä ajoista. Myös mahdollisten työtapaturmien todentaminen helpottuu, kun tiedetään tarkkaan, missä henkilö on ollut mihinkin aikaan.
Toimintaa voidaan optimoida kentällä tähän dataan perustuen. Esimerkiksi, jos 80% huoltomiehen työajasta on kohdistamatonta aikaa, on selvästi jossain kohtaa parannettavaa. Toisaalta, jos saadaan selville, että 20% työajasta kuluu muualla kuin asiakkaalla (siirtymä, materiaalien nouto), on työaika hyvin optimoitua.
Jos työaika kuluu muualla kuin tehokkaassa työssä, tulee pyrkiä selvittämään juurisyyt. Tämän ja yrityksen tavoitteiden pohjalta määritellään tarvittavat toimenpiteet johdon tasolla, jotta saadaan lisää kannattavuutta huoltoon.
Kaiken kaikkiaan, kun työajanseuranta hoidetaan työnohjausjärjestelmällä, virtaviivaistuu niin laskutus kuin palkanmaksukin. Yksi järjestelmä tuottaa selkeää dataa, jonka pohjalta voidaan tehdä johtopäätöksiä ja toimenpiteitä prosessien tehostamiseksi ja turhan työn välttämiseksi.
Haluatko lisätietoja?
Haluatko lisätietoja?
