Miten eroon tehottomasta työajasta huollossa? Huoltoliiketoiminnassa ongelmana monesti on, että ei tiedetä mihin liikkuvat huoltomiehet käyttävät aikansa. Tunteja kerätään lappusilla tai erilliseen työajanseurantaohjelmaan, jolloin ei saada kokonaisvaltaista kuvaa huoltomiehen päivästä. Koska työntekijän päivän sisältöön ei päästä tarkemmin käsiksi, on mahdotonta tietää, miten paljon päivissä on tehotonta työaikaa. Ja näin yrityksen toiminnan tehostaminen ei onnistu.
Työaikatiedot, matka-ajat ja kohteilla käytetty aika kootusti
Jotta päästään tehostamaan työntekijöiden työtä on luotava käytännöt sille, että työntekijäkohtaisesti saadaan kootusti työaikatiedot, matka-ajat, työkohteilla käytetty aika sekä päiväkohtainen kohdistamaton aika. Sähköisellä järjestelmällä tiedot saadaan kootusti yhteen paikkaan. Jo pelkästään siirryttäessä paperilomakkeista sähköiseen järjestelmään, tehostetaan toiminnassa paljon, kun kenenkään työaikaa ei kulu manuaaliseen tietojen kokoamiseen ja siirtoon.
Kun toiminnot viedään niin pitkälle, että kaikki tiedot tulevat samaan järjestelmään, voidaan puhua huollon toiminnanohjausjärjestelmästä. Huoltomiehet kuittaavat työtehtävät kentällä reaaliajassa, jolloin työt kohdistuvat oikealle asiakkaalle. Tehdyt työt ja materiaalit voidaan laskuttaa vaikka heti työn valmistuttua.
Kun huoltomiehet vielä kirjaavat työaikansa samaan järjestelmään, jolla tehdään kaiken tämän lisäksi ajoneuvoseuranta, ovat töiden ja ajankäytön seurannan työkalut kasassa. Ajoneuvoseurannan voi automatisoida esimerkiksi autoon asennettavalla paikannuslaitteella. Tällöin huoltomiesten ei tarvitse käyttää aikaa edes kilometrien kirjaamiseen ja ajopäiväkirjan ylläpitoon.
Eroon kohdistamattomasta työajasta toimintaa optimoimalla
Uuden käytännön etuna on siis, että tiedetään miten huoltomiesten tunnit kohdistuvat päivän aikana. Näin päästään käsiksi tehottomaan työaikaan. Mitä kaikkea huoltomies tekee sillä välin, kun hän ei ole asiakkaalla tai matkalla asiakkaalle auton ratissa?
Toimintaa voidaan optimoida kentällä tähän dataan perustuen. Esimerkiksi, jos 80% huoltomiehen työajasta on kohdistamatonta aikaa, on selvästi jossain kohtaa parannettavaa. Toisaalta, jos saadaan selville, että 20% työajasta kuluu muualla kuin asiakkaalla (siirtymä, materiaalien nouto), on työaika hyvin optimoitua.
Jos työaika kuluu muualla kuin tehokkaassa työssä, tulee pyrkiä selvittämään juurisyyt. Tämän ja yrityksen tavoitteiden pohjalta määritellään tarvittavat toimenpiteet johdon tasolla, jotta saadaan lisää kannattavuutta huoltoon.
