Työajanseuranta optimoi työvoiman käytön ja parantaa tuottavuutta, sillä yritys voi tunnistaa ajankäytön haasteet ja kehityskohdat. Se selkeyttää palkanlaskentaa ja vähentää hallinnollisia virheitä, säästäen näin HR-osaston aikaa ja resursseja. Lisäksi se tukee työhyvinvointia, sillä lepoaikojen seuranta auttaa estämään ylikuormitusta ja vähentää sairauspoissaoloja. Näiden hyötyjen ohella se on myös työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi työaikaseuranta on tärkeää lain näkökulmasta ja mitä yritysten täytyy tietää lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi.

Miksi työaikojen seuranta on lakisääteisesti velvoitettua?

Työaikojen seurannalla turvataan työntekijöiden oikeudet ja varmistetaan oikeudenmukainen kohtelu työpaikalla. Lainsäädännön tarkoituksena on suojata työntekijöitä ylipitkiltä työpäiviltä ja ylikuormitukselta, sekä varmistaa, että jokaisella on mahdollisuus palautua työstään. Työaikalain noudattaminen on erityisen tärkeää työhyvinvoinnin, turvallisuuden ja tehokkuuden takaamiseksi, ja sen rikkominen voi johtaa huomattaviin seuraamuksiin.

Mitä työaikalaki edellyttää yrityksiltä?

Työaikalaki asettaa useita velvoitteita yrityksille liittyen työaikojen seurantaan ja kirjaamiseen. Tässä on keskeisimmät asiat, jotka yrityksen tulee ottaa huomioon:

Työajan kirjaaminen ja dokumentointi. Työaikalain mukaan työnantajan on dokumentoitava kaikkien työntekijöiden säännöllinen työaika, ylityöt sekä poikkeavat työaikajärjestelyt. Tämä koskee myös työmatkoja ja muita tehtäviä, jotka liittyvät työhön.
Ylityökorvaukset ja lepoajat. Työaikalaissa määritellään ylityön enimmäismäärät sekä korvauskäytännöt, jotka työnantajan tulee huomioida. Lisäksi jokaisella työntekijällä on oikeus vähimmäislepoaikoihin – esimerkiksi päivittäisiin ja viikoittaisiin lepoihin. Näiden seuraaminen ja niistä huolehtiminen on työnantajan vastuulla.
Vuorotyön ja poikkeusjärjestelyjen erityisvaatimukset. Vuorotyössä ja poikkeusjärjestelyissä työajan seuranta on erityisen tärkeää. Työnantajan tulee varmistaa, että vuorotyössä noudatetaan työaikalain erityisvaatimuksia, kuten taukoja ja vaihtuvia työaikajärjestelyjä.
Dokumentoinnin säilytysvelvollisuus. Työaikalain mukaan työnantajalla on velvollisuus säilyttää työaikakirjanpito vähintään kahden vuoden ajan. Tietojen pitää olla helposti saatavilla, jotta niitä voidaan tarkastella tarvittaessa esimerkiksi tarkastuksissa tai erimielisyyksien selvittämiseksi.
Tietojen läpinäkyvyys työntekijöille. Työaikalaki edellyttää, että työajanseurannan tulee olla läpinäkyvää työntekijöille. Työntekijöillä on oikeus nähdä omat työaikatietonsa ja varmistaa, että kirjatut työtunnit vastaavat tehtyä työtä.

Miten Nopsa-työajanseurantajärjestelmä voi auttaa lakisääteisten vaatimusten täyttämisessä?

Nopsa-työajanseurantajärjestelmä tarjoaa työnantajille tehokkaan tavan täyttää lakisääteiset vaatimukset helposti ja tarkasti. Järjestelmä kirjaa työajat automaattisesti ja varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla reaaliaikaisesti ja lain edellyttämällä tavalla. Tässä muutamia tapoja, joilla Nopsa helpottaa lakisääteistä työajanseurantaa:

Joustava työajan kirjaus ja dokumentointi: Voit tallentaa työntekijöiden työtunnit ja mahdolliset ylityöt joustavasti joko kentällä tai konttorilla. Kirjaukset voi tehdä mobiilisovelluksella tai kiinteällä lukijalaitteella.
Ylityön ja lepoaikojen seuranta: Näet Nopsa-järjestelmästä, jos työntekijä on lähellä ylityörajaa tai lepoaikaa, mikä auttaa työnantajaa noudattamaan työaikalain määräyksiä ja välttämään virheitä.
Vuorotyön tukeminen: Nopsa-järjestelmä on suunniteltu joustavaksi ja toimii myös vuorotyön vaatimusten mukaisesti, jolloin vuorotyötä tekevien työntekijöiden työajat ja tauot voidaan hallita tehokkaasti.
Tietojen saatavuus ja läpinäkyvyys: Järjestelmä mahdollistaa työntekijöille pääsyn omiin työaikatietoihinsa, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja rakentaa luottamusta työnantajan ja työntekijöiden välille.

Lue lisää aiheesta:

Työaikalaki (finlex.fi)

Mitä yrityksen tulee huomioida, kun siirrytään sähköiseen työajanseurantaan?

GPS-paikannuksen hyödyt työajanseurannassa