Miksi työaikaa pitää seurata?
Työnantajalla on lakimääräinen velvollisuus (työaikalaki) pitää kirjaa työntekijöiden tunneista. Työajanseurannasta voi jälkikäteen tarkistaa työtunnit ja eri työluokkiin käytetty aika. Työtunnit pystytään näin kohdentamaan paremmin ja työn kannattavuutta pystytään seuraamaan. Lisäksi työajanseurannalla helpotetaan palkanmaksua ja laskuttamista. Myös työntekijän työssäjaksamisen ja työhyvinvoinnin edistäminen toteutuvat paremmin tuntiseurannalla.
Mistä aloittaa?
Tuntitietojen ylläpito voi tuntua työläältä ja sekavalta. Tunnit on saatettu ilmoittaa suullisesti muistinvarassa tai useilla erilaisilla paperilapuilla. Vaikka luotettavin ratkaisu työajanseurantaan on sähköinen palvelu, ei se esimerkiksi pienelle tai aloittelevalle yritykselle ole aina sopivalta tuntuva hankinta. Sopiva ratkaisu voi olla Excel-lomake, jonka voit ladata ilmaiseksi tämän artikkelin lopusta.
Minkälaisia tuntilappupohjia on tarjolla?
Tuntilappuja on tarjolla käsin ylläpidettävistä paperilomakkeista Excel-lomakkeisiin. Osa näistä on alakohtaisia. Tuntilapuilla kerätään tietoja palkanmaksuun, laskutukseen ja matkalaskuihin. Myös materiaalien ja käytettyjen työkalujen seuranta voidaan tehdä samalla lomakkeella.
Mitä on hyvä huomioida?
Yrityksellä kannattaa olla käytössä vain yksi tuntilappu, jonka pohja ja täyttökäytäntö on samanlainen. Näin tietoja on helpoin käsitellä ja ne ovat hyödynnettävissä eri käyttötarkoituksiin.
Työajanseurannan tulee olla nopeaa. Lomake kannattaa täyttää mahdollisimman pian työtehtävän päättymisestä. Jälkikäteen kirjatuissa tunneissa on usein virheitä.
Aluehallintovirasto (AVI) valvoo yritysten työajanseurantaa ja tekee satunnaisia tarkistuksia. Myös tämän takia seurannan virheettömyys on tärkeää. Työnantajan pitää pystyä todistamaan työaikakirjanpito työntekijäkohtaisesti.
Sähköinen työajanseuranta ratkaisu kasvavalle tiimille
Kun yrityksen työntekijöiden määrä kasvaa, on aika luopua paperisista tuntilapuista ja Excel-lomakkeita. Sähköinen pilvipalvelu on melko edullinen, helppo ja luotettava ratkaisu. Työtunnit kirjataan yrityksen valinnan mukaan eri mobiiliratkaisuilla tai kiinteällä laitteella. Mobiiliratkaisun saa myös GPS-paikannuksella, jolloin kirjautuminen tehdään työkohteessa ja työnjohto tietää missä työntekijät milloinkin ovat.
Sähköisellä järjestelmällä manuaalinen työ ja virheiden korjaaminen vähenee. Tunnit ovat muokattavissa ja hyväksyttävissä ja raportit niin AVI:n tarkastajalle, palkanmaksuun kuin laskutukseen saa helposti yhdestä paikasta muutamalla napin painalluksella. Työajanseurannan, työaikakirjanpidon sekä palkanmaksun laatu ja luotettavuus paranevat.
Haluamme tukea pienten yritysten toimintaa, minkä takia tarjoamme käyttöönne ilmaisen Excel-tuntilappupohjan. Lomake laskee automaattisesti tunnit yhteen ja se on muokattavissa yrityksen omiin tarpeisiin myös paperitulosteena.
Haluatko keskustella lisää työajanseurannasta? Ota yhteyttä!
