Palkanlaskentaprosessi voi viedä yrityksessä paljon aikaa, jos se hoidetaan manuaalisesti. Lisäksi käsin tehdyn palkanlaskennan virhealttius on suuri. Tietojen koostaminen ja sääntöjen muistaminen palkanlaskentaa varten voi olla melkein mahdoton tehtävä, jos yrityksessä noudatetaan useita eri työehtosopimuksia. Miten palkanlaskentaa voidaan automatisoida sähköisellä työajanseurannalla ja TES-tulkinnalla?
Työehtosopimus eli TES raamittaa alakohtaiset työehdot
Työehtosopimus eli TES on Suomessa työntekijäjärjestön ja työnantajan tai työnantajien järjestön välinen sopimus alakohtaisista työehdoista kuten palkoista (ylityökorvauksineen), työajoista, lomista ja muista eduista, joita sopimuksen soveltamisalalla noudatetaan. Työntekijäjärjestö voi olla esimerkiksi Rakennusliitto ja työnantajien järjestö Rakennusliitto. Palkanmaksussa on siis huomioitava erilaiset korvaukset ja lisät, jotka työehtosopimuksessa on määritelty.
TES-tulkinta työajanseurannassa automatisoi palkanlaskentaa
Työajanseurannan TES-tulkinta tarkoittaa eri työehtosopimuksissa määriteltyjen korvausten ja lisien käsittelyn automatisointia palkanmaksua varten. Työntekijöiden kirjaamat työajat siis tulkitaan yrityksen käyttämän työehtosopimuksen mukaisesti. Tulkin avulla saadaan palkkatapahtumat helposti palkanlaskentaan.
Työehtosopimuksen lisäksi työajanseurantajärjestelmään voidaan lisätä laskentasääntöjä yrityksen käytäntöjen ja paikallisen sopimisen mukaan (mm. liukumat, työaikapankki). Paikallisen sopimisen takia TES-tulkinta ja sen säännöstö rakennetaan monesti yrityskohtaisesti. Jos yrityksessä on käytössä monta eri työehtosopimusta, voidaan niiden laskenta hoitaa eri ammattiryhmille luotavilla työaikaryhmillä.
Työaikamerkintöjen tulkinnalla voidaan esimerkiksi muodostaa halutut raportit palkanlaskentaa varten. Monesti työnjohto käy kustannuspaikkakohtaisesti läpi palkanlaskentaan siirrettävän aineiston ja tekee tarvittavia päivityksiä. Jos palkanlaskentaan on käytössä oma järjestelmä, voidaan palkka-aineiston siirto järjestelmästä toiseen hoitaa joko siirtotiedostona (csv-muodossa) tai sähköisen rajapinnan (integraation) kautta. Tiedonsiirrossa työaikamerkinnät muutetaan valmiiksi palkkalajeiksi. Monissa työajanseurantajärjestelmissä on valmiit rajapinnat yleisimpiin palkanlaskentajärjestelmiin.
TES-tulkinnan automatisoinnin hyödyt:
- Palkanlaskennan rutiinien ja isojen tietomäärien käsittelyn automatisointi
- Tulkintavirheet vähenevät ja palkat saadaan maksuun oikein
- Säästetään aikaa ja rahaa, kun tehostetaan palkanmaksuprosessia
Kun työaikojen kirjaus, hyväksyntä ja tulkinta tehdään alusta alkaen sähköisesti, säästetään paljon. Oletko valmis luopumaan manuaalisesta laskennasta ja siirtymään automatisoituun vaihtoehtoon?
