Työmaan kulunvalvonnan ensisijainen tarkoitus on kerätä ajantasaista henkilörekisteriä työntekijäilmoituksia ja mahdollista AVI:n tarkastusta varten. Kulunvalvonnan toteutus lepää lakisääteisesti pääurakoitsijan harteilla. Työntekijälistan luotettavuus mietityttää työnjohtajia erityisesti silloin, kun kuukausittain saapuu aika lähettää työntekijäilmoitukset tai kun aluehallintaviranomainen tupsahtaa työmaalle ja vaatii työmaan henkilörekisteriä. Miten työnjohto voi olla varma, että kaikki 68 työntekijää työmaalla ovat muistaneet aloittaa aamunsa Valttikortinlukijan kautta? Työnjohdolla ei ole aikaa seisoa aamuisin Valttikortinlukijan vieressä ja vartioida, että työntekijät muistavat ilmoittaa läsnäolostaan tekemällä leimauksen.
Onko läsnäololeimausten teko päivittäin pakollista?
Pääurakoitsijan tulee kuukausittain ilmoittaa Verohallinnolle tiedot työmaalla työskentelevistä:
- työntekijöistä
- itsenäisistä työnsuorittajista (ammatin- tai elinkeinonharjoittajat)
- työnantajista
- vuokratyönteettäjistä
Työntekijäilmoituksissa Verohallintoon ei lähetetä tehtyjen työtuntien tai suoritettujen työpäivien määrää. Työntekijäilmoituksessa näkyykin siis vain lista työmaalla työskennelleistä henkilöistä sekä heidän työnantajistaan. Täten työntekijäilmoituksen ajantasaisuuden kannalta ei ole vaarallista, jos työntekijä unohtaa satunnaisesti tehdä leimauksen työmaalle. Verohallinnon kannalta riittää, että jokainen työntekijä tekee vähintään yhden leimauksen työmaalle kohdekuukauden aikana.
Tästäkin huolimatta tulisi pyrkiä siihen, että työntekijät tekevät kirjaukset päivittäin. Jos esimerkiksi AVI:n tarkastaja saapuu työmaalle, hän haluaa todennäköisesti aloittaa kierroksensa työmaalla ajantasaisen listan kanssa niistä henkilöistä, jotka ovat sillä hetkellä työkohteella. AVI:n tarkastajan mieltä ei siis lämmitä, että työntekijät tekevät leimauksen vain kerran kuukaudessa.
Ajantasaisen henkilörekisterin pitämisen puolesta puhuu myös työturvallisuuslaki. Esimerkiksi evakuointiin liittyvissä tilanteissa pääurakoitsijan tulisi tietää, keitä yhteisellä työmaalla on ollut. Päätoteuttajan vastuut kattavat koko alihankintaketjun eli päätoteuttaja vastaa sekä omien että aliurakoitsijoiden työntekijöiden turvallisuudesta.
Luotettavaa ja ajantasaista läsnäolotietoa voi myös hyödyntää urakoitsijoiden laskujen tarkastuksessa ja tulevien työkohteiden suunnittelun perusteena. Jos urakoitsijoiden työtunnit taltioidaan esimerkiksi työvaiheittain kulunvalvontajärjestelmään, voi tästä datasta saada valtavasti hyödyllistä tietoa budjetointia varten.
Miten työnjohto voi olla varma, että läsnäolotiedot ovat paikkansapitäviä ja kaikki asianomaiset ovat leimanneet itsensä sisään kulunvalvontalaitteessa?
1) Työmaan kulkululupa edellyttää työmaaperehdytyksen
Työntekijä tulee aina perehdyttää uudelle työmaalle ennen itsenäisen työskentelyn aloittamista. Yleisesti perehdytys kattaa kyseisen työmaan toimintaan liittyvät turvallisuusasiat, vaaratekijät ja työmaan erityispiirteet. Kun työntekijä on sitoutunut noudattamaan ja toimimaan perehdytyksessä määriteltyjen ohjeiden puitteissa, voidaan hänelle myöntää kulkulupa työmaa-alueelle.
Kun työntekijälle on myönnetty kulkulupa, hän luonnollisestikin myös työskentelee työmaalla, jolloin hänen tulee löytyä työmaan henkilöluettelosta. Kuukauden päättyessä työnjohto voikin siis vertailla työmaan henkilöluetteloa sekä listaa työmaalle perehdytetyistä henkilöistä – kun perehdytetyt henkilöt löytyvät työmaan henkilöluettelosta, voi työnjohto luottaa, että kulunvalvonta on tapahtunut luotettavasti.
Mikäli työnjohto huomaa, että työmaalle perehdytetty työntekijä ei ole tehnyt kulunvalvontaleimauksia, voi työnjohto puuttua asiaan ja korjata toimintamallin heti ensimmäisen työskentelykuukauden aikana.
2) Työmaan kulkulupaluettelon ylläpito
Työmaan kulunvalvontaratkaisujen välillä on hiukan erovaisuuksia työmaan kulkulupien hallinnan osalta. Osissa järjestelmissä työntekijöille tulee myöntää kulkulupa työmaalle, ennen kun henkilö voi tehdä leimauksia Valttikortinlukijaan. Osissa järjestelmissä, mukaan lukien Nopsa- kulunvalvontajärjestelmässä, työntekijät voivat tehdä leimauksia ilman kulkuluvan erillistä myöntämistä. Näissä tapauksissa Valttikortin luentaa pidetään merkkinä kulkuluvasta työmaalle.
Kaikissa järjestelmissä työntekijöiltä ja urakoitsijoilta voi kuitenkin evätä kulkuluvan työmaalle. Työntekijöiltä voikin evätä kulkuluvan sen jälkeen, kun heidän työskentely työmaalla päättyy. Tätä menetelmää noudattamalla työmaan henkilörekisterissä ja työntekijäilmoituksessa Verohallintoon tulisi kuukausittain pääsääntöisesti näkyä kaikki työntekijät, joilla on kulkulupa työmaalle.
3) Kulunvalvonnalla varustettu henkilöpyöröportti
Suuremmissa rakennushankkeissa suosittelemme investoimaan henkilöliikennettä ohjaavaan pyöröporttiin, joka integroidaan kulunvalvontajärjestelmään. Rakennusalalla portin voi ohjelmoida aukeamaan kaikille henkilöille, joilla on esimerkiksi voimassa oleva Valttikortti tai jotka ovat osallistuneet työmaaperehdytykseen. Jokaisen portin pyörähdyksen yhteydessä kulunvalvontajärjestelmään tallentuu kulunvalvontaleimaus henkilötietojen kanssa. Jos ainoa sisään- ja ulospääsy työmaalla on työmaaportin kautta, voi työnjohto olla varma, että työmaan henkilörekisteri on aina ajantasainen.
4) Työntekijätiedot laskujen maksun perusteena
Pääurakoitsija voi sopimuksen tekohetkellä vaatia, että urakoitsijat lisäävät laskuihin kaikkien työntekijöiden tiedot, joiden tekemää työtä lasku koskee.
Laskutusohjeisiin voi esimerkiksi lisätä seuraavat ohjeet:
Jokaisesta yrityksellemme toimitettavasta laskusta tulisi löytyä:
• tilausmerkki
• työn tilaajan nimi
• kohteen osoite
Työsuorituksissa lisäksi:
• työnsuorittajien nimet, veronumerot ja syntymäajat
Työnjohto voi täten kuukausittain vertailla saapuneita laskuja työmaan henkilörekisterin ja työntekijäilmoituksen kanssa varmistaakseen, että kaikki työntekijät ovat muistaneet tehdä leimaukset työmaalle.
Miten Nopsan sähköinen perehdytys ja työmaan kulunvalvonta auttavat luomaan luotettavat läsnäoloraportit?
Useat rakennusalan yritykset saattavat vielä käyttää lukuisia eri järjestelmiä lakivelvoitteiden noudattamista varten. Usean eri järjestelmän käyttö voi tuntua vaivalloiselta, sekä tiedon yhdistäminen ei ole aina sujuvaa. Tällöin perehdytysten yhdistäminen työmaan kulunvalvontaan voi helpottaa työmaan arkea ja taata luotettavan työntekijälistan Verohallintoon sekä AVI:n tarkastajalle.
Nopsa kulunvalvonnassa sähköiset perehdytyslomakkeet luodaan työmaan tarpeiden mukaan. Lomake toimii muistilistana, jossa perehdyttäjä merkitsee jokaisen kohdan läpikäydyksi, jonka lopussa perehdyttäjä, sekä perehdytetty allekirjoittavat lomakkeen ja lisäävät tarvittavat liitetiedostot työntekijätietoihin. Samassa yhteydessä työntekijän henkilö- ja leimaustiedot rekisteröityvät järjestelmään.
Kiinnostuitko työmaiden kulunvalvonnasta? Lue lisää ja asiantuntijamme auttavat sinua mielellään!
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
Jaa artikkeli ystävälle tai kollegalle:
