ERP-järjestelmän laajennus – varteenotettava vaihtoehto
Vaikka ERP-järjestelmät ovat usein hyvin laajoja ja kattavia, eivät ne aina tue riittävästi huoltoyhtiön reaaliaikaista toimintaa. Järjestelmän käyttö kentällä, työnjohdossa tai asiakaspalvelussa ei aina ole sujuvaa tai auta tehostamaan niiden toimintoja. Nykyistä ERP- järjestelmää ei kuitenkaan esim. kustannussyistä olla valmiita vaihtamaan. Etenkin suurille yrityksille uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen voi olla suuri investointi.
Tiedot yrityksen sisällä voivat myös olla pirstaleiset. Kokonaiskuvaa huollon liiketoiminnasta on vaikea saada, jos tiedot ovat eri paikoissa ja aikaa kuluu manuaaliseen tietojen päivittämiseen eri järjestelmiin. Tämä hidastaa päätöksentekoa ja toimintoja kauttaaltaan yrityksessä. Jos järjestelmät ovat pirstaleiset ei kentälläkään päästä optimaaliseen toimintaan, kun kenttätyöntekijät toimivat puutteellisten tietojen varassa.
Varteenotettavana ratkaisuna on vanhan ERP-järjestelmän laajentaminen tuomalla siihen rajapintojen kautta lisää nykyaikaisia toimintoja. Integroimalla voidaan tuoda oman ERP-järjestelmän kylkeen lisäosia nykyaikaisesta huollon toiminnanohjausjärjestelmästä niin että ne toimivat saumattomasti keskenään.
Mitä lisäarvoa huollon toiminnanohjausjärjestelmästä?
Parhaat huollon toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat laajan palvelukokonaisuuden. Tarjontaan voivat kuulua mm. mobiili työnohjaus, huoltopyyntöjen ja asiakaspalvelun automatisointi, huoltokirjamerkintöjen tai kalliimpien laitetietojen ylläpito ja energiaseuranta, huoltoautojen varastonhallinta, työajan ja ajoneuvojen seuranta sekä laskutus ja reskontra. Myös eri toiminallisuudet kuten resurssinäkymät ja työpyyntöjen käsittely kalenterinäkymässä ovat hyviä ominaisuuksia.
Yritys voi haluta tiettyjen toiminallisuuksien liittämistä huollon toiminnanohjausjärjestelmään. Tällaisia voivat olla esim. nykyinen asiakasrekisteri, käyttäjä- ja laskutustiedot tai käytössä oleva myyntinimikkeistö. Näiden liittäminen onnistuu melko nopeasti ja kustannustehokkaasti nykyaikaisten ohjelmistotuotannon työkalujen avulla.
Tekevätkö kaikki palvelun tarjoajat rajapintoja?
Kaikki huollon toiminnanohjausjärjestelmiä tarjoavat eivät mielellään tee integrointeja. Palvelun tarjoajalta kannattaakin varmistaa tekevätkö he rajapintoja tai tiedonsiirtoja. On hyvä ensin miettiä mitkä nykyisistä tiedoista ovat erityisen tärkeitä. Näitä voivat olla esim. asiakkuuksien hallintatiedot tai vaikkapa tuntitietojen siirtyminen suoraan palkanmaksuohjelmaan. Toisaalta kannattaa myös rajata pois vähemmän tärkeät tiedostot. Vaatimusmäärittelyssä tuodaan esiin järjestelmän/järjestelmien nimet mistä/mihin ja mitä tietoja on tarve siirtää.
Palvelun tarjoaja joutuu usein tekemään ohjelmointityötä rajapintoja varten ja antaa tästä kustannusarvion etukäteen. Usein vastaavaa tietojensiirtoa on jo tehty toiselle yritykselle jolloin kustannukset jäävät alhaisiksi.
Uuden tietosuoja-asetuksen (GDPR) tuomia haasteita tiedonsiirtoon
Toukokuussa 2018 EU-tasolla voimaan tuleva tietosuoja-asetus tulee huomioida myös tiedonsiirtoja ja rajapintoja tehtäessä eri järjestelmien välillä. Pääsääntöisesti asetus koskee henkilötietojen käsittelyä ja pyydettäessä tietojen poistoa sekä todistusvelvollisuutta että on toiminut pyydetyllä tavalla. Tietojen poistopyyntö järjestelmästä toiseen kannattaa hoitaa automatisoinnilla. Poistopyynnön ja sitä seuranneiden toimintojen tulee tallentua järjestelmään niin että ne ovat tarvittaessa sieltä näytettävissä.
Haluatko tietää lisää VALPAS-työnohjausjärjestelmästä?
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
