Perinteisesti huollon työnohjaus on tehty paperisilla vikailmoituksilla, muistilapuilla sekä puhelinsoitoilla. Aikaa on kulunut turhaan toimistolle edes takaisin ajeluun. Asiakkaalle on täytynyt erikseen ilmoittaa työn kulusta, eikä työnjohto välttämättä tiedä mitä on tehty ja milloin tai missä huoltomiehet liikkuvat. Tämän lisäksi laskutus on hidasta, kun tietoa kerätään eri lähteistä ja siirretään paperilta koneelle.

Sähköinen huollon työprosessi

Jotta huollon töitä voidaan ohjata tehokkaasti, tulee yrityksellä olla tarvittavat työkalut sille. Nykypäivänä digitaaliset työkalut ovat kaikille tuttuja ja verkkoasiointi osa normaalia arkipäivää. Sähköiseen prosessiin tarvitaan siis ihmisten lisäksi teknologiaa.

Sähköisessä huollon työprosessissa asiakas jättää työpyynnön lomakkeella huoltoliikkeen nettisivuilla. Työ ohjautuu huoltoliikkeen järjestelmään, jossa työnjohto hoitaa töiden luokittelun ja aikataulutuksen niiden kriittisyyden mukaan. Vaihtoehtoisesti asiakkaalle on jo allokoitu huoltomies, joka saa työpyynnön suoraan mobiliilaitteeseensa. Huoltomiehet voivat työskennellä myös itseohjautuvasti, jolloin he varaavat työt itselleen avoimien töiden poolista.

Toki asiakaspalvelu voi hoitaa puhelimitse tulleen vikailmoituksen syötön järjestelmään. Yhtä lailla huoltomiehen tulee pystyä luomaan työpyyntöjä kentällä, jos asiakas ilmoittaa työstä suoraan hänelle tai vika ilmenee paikan päällä käydessä. Kun huoltoliikkeellä on oikeanlainen järjestelmä käytössä, on kenttätyöntekijöillä aina näkyvyys asiakkaan ja työpyynnön tietoihin missä ja milloin vain. Työkirjaukset tehdään työn ohessa mobiililaitteilla, joten huoltomiehillä ei ole tarvetta mennä toimistolle ja näin säästyy aikaa tuottavan työn tekemiseen.

Työpyynnön jätön yhteydessä asiakas on antanut myös sähköpostiosoitteensa, jolloin hän saa automaattisesti sähköpostiviestin, kun huoltomies kuittaa töitä esimerkiksi työlle ja valmiiksi. Samalla työnjohto pysyy perillä siitä mitä työtä huoltomies on tekemässä ja missä. Lisäksi huoltomies voi kirjata samaan järjestelmään käytetyt materiaalit, työntunnit ja kilometrit. Ajoneuvoon asennetulla paikannuslaitteella kilometrit kirjautuvat automaattisesti ja työnjohto voi hyödyntää tietoa ajojen optimointiin.

Prosessi ja kenttätyön työkalut kuntoon

Jotta sähköinen huollon työnohjaus onnistuu, yrityksen prosessien tulee olla hyvin suunnitellut ja läpinäkyvät. Miten ja missä asiakas jättää työpyynnöt, kuinka ja kuka ne ohjaa huoltomiehille, miten huoltomies vastaanottaa ja kuittaa ne. Ja mitä muuta pitää sitten vielä tapahtua? Tarvitaanko asiakkaan kuittaus, haluaako joku huoltoraportin, kuka tarkistaa ja lähettää laskun?

Kun kokonaisprosessi on mietitty, voidaan paneutua tarkemmin työnohjaukseen. Työtehtävien luokittelun ja aikataulutuksen tulisi tapahtua niiden aikakriittisyyden mukaan. Esimerkiksi, jos asiakkaalla on laite rikki tai jossakin vuotaa putki on se tärkeää hoitaa ensin ja jättää vähemmän tärkeät huoltotehtävät esim. vuosihuoltotyöt myöhemmäksi. Toisaalta yrityksellä on myös oltava työkalut huoltomiesten ajojen optimointiin. Vikailmoitus kannattaa ohjata lähimmälle asian osaavalle huoltomiehelle.

Mittarit ja tunnusluvut – saat mitä mittaat

Jotta sähköinen työnohjaus saavuttaa haluttuja tuloksia ja etuja yritykselle, tulee seurata tiettyjä mittareita ja niiden tehokkuutta. Yleisimpiä tunnuslukuja ovat vasteaika asiakkaalle, läpimenoaika, asiakaskohtainen kannattavuus, kustannukset (työhön kulutettu aika, matkat, materiaalit) ja laatu.

Johdolle sähköisen työprosessin edut ovat kiistämättömät. Työt etenevät nopeammin ja aika kuluu asiakkaille arvokkaassa työssä. Työt voidaan laskuttaa heti niiden valmistuttua ja laskut perustuvat tarkkoihin reaaliajassa tehtyihin kirjauksiin. Yleisesti tiedon laatu paranee, kun tiedot kirjataan heti kohteella eikä jälkikäteen toimistolla tai kotona työaikojen ulkopuolella. Asiakkaalle sähköinen työpyyntö mahdollistaa tehokkaan viestinnän ja työn läpinäkyvyyden eli ajantasaisen tiedon töiden tilasta. Sähköinen huollon työnohjaus varmistaa myös lyhyet vasteajat sekä laadukkaat raportit ja laskut.

Järjestelmästä saadaan tarkkaa tietoa siitä, mitkä ovat töiden vasteajat asiakkaalle, läpimenoaika, asiakaskohtaiset kannattavuudet, työn kustannukset kulutetusta ajasta ja materiaaleista. Tarkalla datalla voidaan analysoida missä on parantamisen varaa ja tunnistaa niin sanottu hukka ja sen juurisyyt. Hukka on kaikkea ylimääräistä tuottamatonta toimintaa, joka hidastaa prosessia.

Sähköisellä työnohjauksella lisäarvoa myös asiakkaalle

Jotta huoltoyrityksen toiminta voidaan viedä uudelle tasolle edellyttää se joustavia työkaluja, jotka mahdollistavat yrityksen prosessien sähköistämisen, prosessien ja mittarien määrittämisen sekä henkilöstön sitoutumisen ja osaamista uusien työkalujen hyödyntämiseen. Sähköinen työnohjaus tehostaa huoltoyrityksen toimintaa, mutta samalla se luo lisäarvoa asiakkaalle ja sitouttaa heitä parantuneen läpinäkyvyyden ja asiakaspalvelun myötä.

Haluatko lisätietoja? Ota yhteyttä

Pin It on Pinterest

Share This