Huollon prosessien tehostaminen parantaa yrityksen kannattavuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Minkälaisia asioita huollon toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa olisi hyvä huomioida?  Jos yrityksessänne pohditaan huollon toiminnanohjauksen tehostamista uudella järjestelmällä, lue alta viisi vinkkiä hankintaan.

1. Kartoita nykytila ja määrittele hankinnan tavoitteet

Jotta toimintaa voidaan kehittää, tulee kartoittaa nykyiset prosessit. Miten huollon toiminnanohjaus hoidetaan tällä hetkellä? Ennen kaikkea tärkeää on selvittää missä ovat tämän hetken pullonkaulat ja kipupisteet. Nykytilan määrittelyn lisäksi, on selvitettävä mitä hankinnalla halutaan saavuttaa? Mikä on tahtotila? Kun haluttu lopputulos on visioitu, on onnistunut hankinta todennäköisempää. Olennaista on rajata hankinta kattamaan vain oleelliset ja realistiset asiat.

2. Valitse vastuuhenkilö(t) ja sitouta koko organisaatio hankintaan

Hankintaprosessiin kannattaa nimetä projektipäällikkö tai valita henkilö, jolla on hankinnan vetovastuu. Vastuuhenkilöiden tarve toki riippuu yrityksen ja hankinnan koosta. Jos huollon toiminnanohjauksen prosesseja myllerretään isossa mittakaavassa ja toimintatapoja muutetaan paljon, ei riitä, että asiaa hoidetaan muiden töiden lomassa. Myös johdon sitoutuminen on tärkeää hankintaprojektin läpivientiin. Uusi järjestelmä on myytävä koko organisaatiolle. Tulevat järjestelmän käyttäjät kannattaa osallistaa viestimällä hankinnasta jo alkuvaiheessa. Kun muutoksesta kuulee ajoissa, on vastarinta epätodennäköisempää.

3. Tee vaatimusmäärittely ja budjetti tavoitteiden perusteella

Vaatimusmäärittelyn tulee kattaa ne ensisijaiset asiat, jotka halutaan ratkaista. Esimerkiksi, jos tavoitteena on manuaalisen työn vähentäminen tai vaikka huoltotöiden vasteaikojen lyhentäminen, tulee vaatimusmäärittelyssä olevien asioiden tarjota suoraan ratkaisuja näihin asioihin. Toimittajavalintaa varten kannattaa tehdä prosessikuvaus sekä nykyisestä toimintamallista että tavoitetilasta. Jotta palveluntarjoajia ei putoa liikaa pois heti kättelyssä, vaatimusmäärittelyssä ei kannata listata liian tarkkaan yksittäisiä ominaisuuksia.

Budjettia laatiessa on hyvä huomioida järjestelmäkustannusten lisäksi käyttökoulutukseen sekä mahdolliseen kehitystyöhön liittyvät kulut. Myös toimintatavan muutokseen kuluvan ajankäytön voi budjetoida.

4. Lähetä huolella laadittu tarjouspyyntö muutamalle toimittajalle

Potentiaalisia järjestelmätoimittajia voi kartoittaa esimerkiksi hankkimalla tietoa Internetistä tai kysymällä omista sidosryhmistä. Esikarsinnan voi tehdä yrityksen tarpeiden ja vaatimusmäärittelyn pohjalta. Itse tarjouspyyntö kannattaa lähettää vain muutamalle ohjelmistotarjoajalle. Vaihtoehtojen arviointia helpottaa tarjouspyynnön selkeys. Sekin voi riittää, että selkiytetään yrityksen todellinen tarve.

5. Suunnittele käyttöönotto huolella

Etenkin isossa yrityksessä käyttöönoton huolellinen suunnittelu korostuu. Usein järjestelmää kannattaa pilotoida pienemmällä joukolla. Näin päästään käsiksi mahdollisiin ongelmiin jo ennen käyttöönottoa ja voidaan jatkossa keskittyä onnistumisiin.

Käyttökoulutus voidaan tehdä käyttäjäryhmittäin, jolloin työntekijät perehtyvät vain heille tärkeisiin ominaisuuksiin. Huollon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa voidaan myös vaiheistaa niin, että osa toiminnallisuuksista otetaan vasta myöhemmin käyttöön, kun perusasiat hoituvat huoletta. Toimivaksi ratkaisuksi on todettu myös avainkäyttäjän nimeäminen kuka hoitaa yrityksen sisäisen käyttötuen ja käyttäjäkokemusten vaihdon järjestelmätoimittajan kanssa.

Kiinnostaako huollon toiminnanohjausjärjestelmän hankinta?

Share This