Yritysten, joilla on liikkuvaa henkilöstöä, on vaikea tietää työntekijöiden liikkeistä muuta kuin soittamalla heille. Huolto-, remontointi- ja rakennusliikkeillä läpinäkyvyys kentälle voi olla olematonta. Ajopäiväkirjat täytetään paperille muistin varassa ja yrityksen ajoneuvoja saatetaan käyttää työntekijän omiin ajoihin jopa pahaa tarkoittamatta. Huoltomies saattaa vaikka poiketa kaupassa tai heittämässä perheenjäseniä niin sanotusti matkan varrella ajattelematta, että siitä tulee ylimääräisiä kilometrejä yrityksen piikkiin. Sähköisellä ajoneuvoseurannalla saadaan reaaliaikaista tietoa työvoiman ja kaluston liikkeistä sekä ajopäiväkirjat verottajaa varten.
Ajoneuvoseurantaratkaisun valinnassa huomioitava käyttötarkoitus
Se millainen ajoneuvoseurantaratkaisu kannattaa valita, riippuu pitkälti siitä mihin sitä halutaan käyttää. Halutaanko esimerkiksi automatisoida ajopäiväkirja vai halutaanko ennemminkin tehdä vain kaluston seurantaa? Olennaisia kysymyksiä ovat mitä järjestelmän hankinnalla tavoitellaan ja mitä tietoa kentältä halutaan?
Ajoneuvoseurannalla kalusto haltuun
Sähköisellä ajoneuvoseurannalla saa reaaliaikaista tietoa kaluston liikkeistä, kun ajoneuvoihin asennettu paikannuslaite kirjaa ajetut ajot automaattisesti järjestelmään. GPS-paikannuksella tiedetään missä kalusto ja huoltomiehet liikkuvat. Tämä helpottaa työnohjausta, kun äkilliset työt voidaan antaa lähimmälle huoltomiehelle. Lisäksi, kun tiedetään, että ajoja seurataan, tippuvat ylimääräiset kiertoajelut pois, mikä pienentää yrityksen polttoainekustannuksia.
Kaluston seurantaa varten järjestelmässä on oltava riittävät karttatoiminnallisuudet. Reaaliaikainen sijaintitieto ja reittiseuranta ovat tärkeitä ominaisuuksia. Esimerkiksi kiinteistöhuollossa ajettujen reittien tarkastelu on oleellista, jotta tiedetään missä on aurattu ja hiekoitettu.
Paikannuksella parannetaan myös turvallisuutta. Jos sattuu vahinko tai onnettomuus, tiedetään tarkalleen ajoneuvon sijainti. Sama pätee varkaustilanteessa – rosvot saadaan kiinni reaaliaikaisella seurannalla. Lisäksi, kaluston hallintaan liittyviä ominaisuuksia voivat olla ajoneuvojen tietojen kattavan hallinnan lisäksi esimerkiksi sen käyttöön ja kulutukseen liittyvät asiat.
Muita tarpeellisia ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi ajoluokan valinta ja kuljettajan tunnistautuminen. Ajoluokan valinnalla voi kuljettaja merkitä ajon työ- tai yksityisajoksi tai sillä voidaan tehdä konetöiden kuten lumen aurauksen ja hiekoituksen seurantaa. Kuljettajan tunnistautumista voidaan tarvita, jos sama henkilö ei aja aina samalla autolla ja halutaan eritellä tietyn käyttäjän kilometrit. Se, että työajanseuranta ja huoltotöiden kuittaukset voidaan tehdä samalla järjestelmällä, voi myös olla tarpeellista. Myös ajotavan seuranta voi olla hyödyllinen toiminnallisuus.
Automaattinen ajopäiväkirja verottajan vaatimusten mukaan
Ajopäiväkirjan kannalta tärkeää on, että se täyttää verottajan vaatimukset. Yrityksellä on autoihin liittyvissä verovähennyksissä käänteinen todistustaakka. Se tarkoittaa sitä, että verottajan pyytäessä tulee pystyä todistamaan työ- ja yksityisajojen määrät. Tämä onnistuu parhaiten ajopäiväkirjalla, johon on merkitty verottajan määrittelemät asiat. Jos yrityksen omistamista ajoneuvoista on tehty ALV-vähennykset, tulisi niillä ajaa vain työajoa, minkä todistaminen luotettavasti onnistuu vain aukottomalla ajopäiväkirjalla. Satunnaisesti yksityisajoja voi ajaa yrityksen pakettiautolla, jos niiden ajojen osuus lasketaan työntekijälle autoetuna.
Automaattisesti ajopäiväkirjan tuottaminen onnistuu paikannuslaitteella. Veroviidakon ja mahdollisten veromätkyjen takia, sähköinen ajopäiväkirja kannattaa hankkia palveluntarjoajalta, joka on hyvin perillä asioita. Järjestelmässä ajojen tulee olla muokattavissa, jotta niihin voi tarvittaessa lisätä lisätietoja esimerkiksi matkan tarkoituksesta tai matkustajista.
Laitteen helppo asennus ja käyttöönotto
Jotta ajoneuvoseurannan käyttöönotto on mahdollisimman yksinkertaista, tulee laitteen olla nopeasti ja helposti itse asennettavissa. Näin vältytään kalliilta asennuskuluilta. Nykyaikaisessa laitteessa on sisäinen antenni ja liitin joko tupakansytyttimeen tai auton OBD-väylään. Osa laitteista kytketään suoraan ajoneuvon akkuun. OBD-liitäntä mahdollistaa auton tarkemman analysoinnin, kuten ajoneuvon nopeuden ja kulutuksen seurannan. Itse laitteen tulee sopia myös aiemmin mainittuihin tarpeisiin. Mahdollisia lisätarvikkeita ovat esimerkiksi lätkät kuskin tunnistamiseen ja ajotyypin valintakytkin.
Järjestelmätoimittajalta kannattaa varmistaa riittävä tuki vian tai huoltotarpeen sattuessa. Asiakaspalvelun tulee olla tavoitettavissa mielellään usean eri kanavan kautta.
Haluatko lisätietoja?
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
