Harkitsetteko työajanseurantajärjestelmän hankintaa tai sellaisen vaihtoa? Mietityttääkö asiat, jotka tulisi huomioida jo hankinnan alkumetreillä? Työajanseurantajärjestelmän hankinta etenkin isossa yrityksessä on hyvä vaiheistaa. Tässä kirjoituksessa käydään läpi työajanseurantajärjestelmän valinnan ensimmäisiä vaiheita nykytilan kartoituksesta tavoitteiden määrittelyyn.
Nykytilan kartoitus selvittää lähtökohdat
Hankinta lähtee aina nykytilan kartoituksesta. Miten työajanseuranta hoidetaan tällä hetkellä? Käytetäänkö esimerkiksi paperisia tuntilappuja, Excel-tiedostoja tai jotakin järjestelmää? Entä mihin työaikatietoja hyödynnetään? Halutaanko täyttää lain vaatimukset eli vain kirjata työajat ylös vai käytetäänkö työaikakirjauksia palkanmaksuun, laskutukseen tai työvaiheiden seurantaan? Koko työajanseurantaprosessi ja siihen liittyvät muut prosessit on hyvä selvittää tässä vaiheessa.
Nykytilaa tutkiessa on tärkeää tarkastella sitä, mitkä asiat tämän hetkisessä toteutuksessa toimivat ja missä kipupisteet ovat. Jos käytössä on jo jokin sähköinen järjestelmä, on kirkastettava syyt uuden järjestelmän hankintaan. Miksi nykyinen järjestelmä halutaan vaihtaa? Kaivataanko esimerkiksi uusia ominaisuuksia tai joustavampia käytäntöjä? Jos yrityksellä on käytössä muita ohjelmistoja, joihin työajanseurantaan liittyviä tietoja tarvitaan (tai toisinpäin) tulee pohtia, tarvitaanko järjestelmien välille tiedonsiirtoa tai integraatioita.
Tarpeiden määrittelyyn osallistettava koko organisaatio
Jotta hankintaprosessiin saadaan mukaan kaikki tarvittavat henkilöt, on myös selvitettävä ketkä ovat työajanseurantaprosessista vastuussa. Todennäköisesti työntekijät kirjaavat itse tuntinsa. Tarkistaako ja hyväksyykö työnjohto tehdyt tunnit? Entä yrityksen muut henkilöt – kuten johto, palkanlaskijat, laskuttajat – tarvitsevatko eri käyttäjäryhmät erilaisia työajanseurantaan liittyviä tietoja ja missä muodossa? Ketkä ja miten eri henkilöt käyttävät järjestelmää ja mitä asioita heidän kannaltaan tarvitsee huomioida?
Nykytilan kartoituksen avulla päästään selville yrityksen tarpeista ja siitä millaisia vaatimuksia järjestelmälle asetetaan käyttäjäryhmittäin. Esimerkkinä tarpeiden määrittelyyn voidaan ottaa vaikka palkanlaskija. Jos työajanseurantaa tehdään palkanmaksun perusteena, todennäköisesti järjestelmän tulee pystyä tulkitsemaan eri työehtosopimuksia. Tällöin palkanlaskija tarvitsee työaikakirjausten tiedot palkkalajeittain. Eli jos tarve on myös palkanlaskentaan, on järjestelmällä jo erilaiset raamit.
Selkeä tavoite auttaa hankinnan läpiviennissä
Tarpeiden lisäksi on hyvä määritellä hankinnan tavoitteet. Mitä uuden järjestelmän hankinnalla halutaan saavuttaa?
Nykytilan kartoitus, tarpeiden ja tavoitteiden määrittely ovat hankintaprosessin ensimmäisiä askelia, joista on hyvä jatkaa hankinnan suunnitteluun ja varsinaiseen toteutukseen.
