Miten saada tieto liikkumaan järjestelmien välillä? Tyypillisesti järjestelmäintegraatiosta aletaan puhumaan, kun yritys ottaa käyttöön uusia järjestelmiä. Tarve tulee ajankohtaiseksi, kun uuden ohjelmiston halutaan niin sanotusti keskustelevan vanhan tai vanhojen järjestelmien kanssa. Tiedon täytyy siirtyä järjestelmästä toiseen ilman käsityötä. Mitä integraatio käytännössä tarkoittaa, mitä vaihtoehtoja sille on ja mitä ennen toteutusta kannattaa huomioida?
Mitä tarkoittaa ohjelmisto- tai järjestelmäintegraatio?
Järjestelmäintegraatiolla tarkoitetaan järjestelmien liittämistä toisiinsa, niin että ne keskustelevat keskenään. Näin järjestelmät voivat hyödyntää toistensa tietoja ilman, että tarvitsee tehdä manuaalista tietojen siirtoa. Järjestelmäintegraatiolla pyritään usein prosessien virtaviivaistamiseen ja tiedon siirron automatisointiin. Esimerkiksi yrityksen työajanseurantajärjestelmä voidaan integroida palkanmaksujärjestelmään, jotta palkanlaskijan ei tarvitse syöttää työaikakirjaustietoja käsin. Tässä tapauksessa integraatio tehostaisi toimintaa ja tiedon laatua sekä vältyttäisiin esimerkiksi näppäilyvirheiltä.
Integraatioita voi olla yksi- ja kaksisuuntaisia sekä yhden tai useamman ohjelmiston välillä. Yksisuuntaisessa integraatiossa yksi järjestelmä lähettää tietoja ja toinen vastaanottaa. Esimerkkinä voisi olla työnohjausjärjestelmä, josta lähetetään laskuja yrityksen taloudenhallintajärjestelmään. Kaksisuuntaisessa integraatiossa tietoja lähetetään ja vastaanotetaan molempiin suuntiin. Järjestelmäintegraatioita on hyvin erilaisia ja eri tasoisia. Integraatiot ja tiedonsiirto tehdään ohjelmointirajapintojen kautta ja toteutustapoja on useita.
Vaihtoehtoiset tavat tietojen siirtoon järjestelmien välillä
Tietojen siirtoon järjestelmien välillä on myös useita tapoja. Yksi niistä on tiedoston lataus järjestelmästä toiseen. Tämä manuaalinen tapa on ollut olemassa jo pitkään, minkä takia se löytyy useimmista järjestelmistä. Usein tietoa siirretään CSV- tai Excel-tiedostoina lataamalla halutut tiedot lähettävästä järjestelmästä ja ajamalla tiedosto vastaanottavaan järjestelmään. Vastaanottavalta järjestelmältä tämä vaatii tiedoston sisäänluku -toiminnon. Toki lähettävästä järjestelmästä tulee olla mahdollista ladata tiedosto oikeilla tiedoilla oikeassa muodossa.
Toinen tapa tietojen siirtoon on ohjelmointirajapintojen eli API:en kautta. Suomen kielessäkin jo yleistynyt API-termi tulee englanninkielen termistä application programming interface. Ohjelmistot liitetään ja saadaan keskustelemaan keskenään lähettämällä sähköisiä tiedonhakupyyntöjä, jotka ovat vakiomuotoisia viestejä. Nykypäivänä monien järjestelmien välille on jo tehty integraatiot, mikä kannattaa selvittää aina uuden ohjelmiston hankintavaiheessa.
Kolmas tapa tietojen siirtoon ovat robotit. Olet varmaan kuullut tai jo törmännyt yritysten nettisivuilla chattibotteihin? Chattibotti on yksi esimerkki ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä asiakaspalvelun automatisointiin. Ohjelmistorobotit voidaan opettaa tekemään ennalta määriteltyjä töitä kuten kopioimaan tietoja järjestelmästä toiseen. Ohjelmistorobotiikkaa eli RPA:ta (engl. Robotic process automation) hyödynnetään jo myös esimerkiksi taloushallinnon ja palkanlaskennan rutiinitöiden automatisoinnissa. Riippuen käyttökohteesta robotin toteutus voi olla kevyempi kuin järjestelmäintegraation ja pienten toistuvien töiden automatisointi voi olla hyvinkin yksinkertaista. Robotin voi myös jättää työskentelemään yksin ja tauotta muiden prosessien taustalle.
Mitä kannattaa huomioida integraatiota mietittäessä
Ensimmäisenä integraatiota mietittäessä kannattaa varmistaa, että järjestelmätoimittajat pystyvät ja haluavat toteuttaa integraatioita. Osalla järjestelmätoimittajista rajapintojen avaus tai käyttö on maksullista, mikä on myös hyvä selvittää etukäteen. Tämä vaikuttaa oleellisesti siihen, mitkä tulevat olemaan integraation kustannukset. Yrityksen tulee määritellä, kuinka paljon integraatioon ollaan valmiita rahallisesti satsaamaan.
Integraation suunnittelussa tulisi myös huomioida kuinka automaattinen ja reaaliaikainen tiedonsiirron tulee olla ja mitä tietoja halutaan siirtää. Työprosessit tulee siis miettiä kuntoon ja pohtia automaattisuuden astetta – automatisoidaanko vain pieni osa prosessia, joka jo hyödyttäisi työntekijää vai onko koko prosessi niin toistuva, että se kannattaa automatisoida kokonaan. Tärkeää on määritellä, minkälaista tiedonsiirtoa järjestelmien välillä tapahtuu. Myös tiedonsiirtovolyymit eli datan määrä kannattaa huomioida.
Hyvin toimiva tiedostosiirto tehostaa työtä
Hyvä järjestelmäintegraatio toimii niin, että järjestelmän käyttäjä ei edes huomaa sitä. Toimivalla tiedonsiirrolla virtaviivaistetaan prosesseja ja poistetaan turhia työvaiheita, kun samaa tietoa ei tarvitse kirjata useaan kertaan eri järjestelmiin. Integraatioon investointi kannattaa etenkin silloin, kun halutaan automatisoida isojen toistuvien tietomäärien käsittelyä.
Haluatko lisätietoja?
LogiNets haluaa tukea avointa tiedonvälitystä eri ohjelmistojen välillä asiakasyritystemme liiketoiminnan tehostamiseksi. Olemme vuosien saatossa toteuttaneet laajan joukon integraatioita omista ohjelmistoistamme muihin järjestelmiin. Asiantuntijamme kertovat mielellään lisää.
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
