Perinteisesti huollon työnohjaus on tehty paperisilla vikailmoituksilla, muistilapuilla, sekä puhelinsoitoilla. Aikaa on kulunut turhaan toimistolle ajeluun, asiakkaalle on täytynyt erikseen ilmoittaa työn kulusta, eikä työnjohto välttämättä tiedä mitä on tehty ja milloin tai missä huoltomiehet liikkuvat. Tämän lisäksi laskutus on hidasta, kun tietoa kerätään eri lähteistä ja siirretään paperilta koneelle. Sähköinen työnohjausjärjestelmä tuo näihin ongelmiin ratkaisun ja vähentää manuaalista työtä, helpottaa resurssien hallintaa ja parantaa asiakaspalvelua.
Sähköinen huollon työnohjaus
Jotta huollon töitä voidaan ohjata tehokkaasti, tulee yrityksellä olla tarvittavat työkalut sille. Nykypäivänä digitaaliset työkalut voivat helpottaa monia aikaavieviä prosesseja ja tehostaa liiketoimintaa. Myös huollon työnohjaukseen sähköinen järjestelmä tuo merkittäviä hyötyjä.
Miten sähköinen työnohjausjärjestelmä toimii?
Työnohjausjärjestelmä helpottaa työpyynnön hallintaa aina sen vastaanotosta laskutukseen. Yksinkertaisesti kuvailtuna, työpyyntö laitetaan ensin työnohjausjärjestelmään – joko automaattisesti nettisivujen lomakkeen kautta tai täytetään järjestelmään esimerkiksi puhelinkeskustelun perusteella. Järjestelmässä työnjohto voi hoitaa töiden luokittelun ja aikataulutuksen niiden kriittisyyden mukaan. Tämän jälkeen huoltomies, jolle työ on allokoitu saa siitä automaattisesti ilmoituksen mobiililaitteeseensa. Kenttätyöntekijällä kulkee aina mobiilissa mukana oma työlista, sekä kaikki töiden suorittamiseen tarvittavat tiedot kuten sijainnit, reitit ja ohjeet. Kun huoltomies saa huoltotehtävän valmiiksi, voi hän kuitata työn suoritetuksi ja se poistuu hänen työlistaltaan. Samanaikaisesti työnjohto näkee omalta alustaltaan, että työkeikka on nyt valmis ja seuraavaksi voi sen hyväksyä ja samalla laittaa helposti laskutukseen.
Sähköisen työnohjauksen hyödyt
Työnohjausjärjestelmä on suunniteltu helpottamaan arkista kommunikaatiota kenttätyöntekijöiden ja työnjohdon välillä, sekä edesauttamaan reaaliaikaisen tiedonsiirron leviämisen yrityksessä eri yksiköiden välillä vaivattomasti. Erinomaisena ratkaisuna työnohjausjärjestelmä on osa hyvää ja ennakoivaa työnsuunnittelua.
Hyödyt työnjohdolle
Johdolle sähköisen työprosessin edut ovat kiistämättömät. Kun kaikki oleellinen tieto löytyy yhdestä paikasta, työnsuunnittelu helpottuu ja tehostuu. Työnohjausjärjestelmän visuaaliset moduulit auttavat työnjohtoa hahmottamaan päivän kokonaiskuvan, kun jo yhdellä vilkaisulla pystyy näkemään työpyyntojen määrän, valmiusasteet sekä päivän resurssit. Ajantasaiset resurssinäkymät kertovat jokaisen huoltomiehen tarkasta työmäärästä, näin ollen resurssit voidaan käyttää optimaalisesti.
Yhtäläillä työnohjausjärjestelmän avulla työnjohdon on helppo reagoida yllättäviinkin tilanteisiin reaaliajassa. Esimerkiksi karttanäkymän ja ajoneuvoseurannan avulla on helppo tarvittaessa paikantaa lähin huoltomies kiireiseen työtehtävään. Tieto siitä, että aikakriittiset ja äkilliset korjaukset on helppo laittaa työn alle viivettä, ja ei niin aikakriittiset työt, kuten esimerkiksi ennakkohuollot, voidaan siirtää suoritettavaksi toiselle ajankohdalle, tuovat vakautta yrityksen päiviin.
Tarkempaa tietoa ja dataa
Järjestelmästä saadaan tarkkaa tietoa siitä, mitkä ovat töiden vasteajat asiakkaalle, läpimenoaika, asiakaskohtaiset kannattavuudet, työn kustannukset kulutetusta ajasta ja materiaaleista. Yleisesti tiedon laatu myös paranee, kun tiedot kirjataan heti kohteella, eikä jälkikäteen toimistolla tai kotona työaikojen ulkopuolella.
Työajanseuranta tehostuu
Koska huoltoyrityksen toiminta tapahtuu päivän mittaan useissa eri kohteissa, on erittäin tärkeää tietää luotettavasti, kuinka paljon aikaa mihinkin työtehtävään on kulunut. Työnohjausjärjestelmän avulla jokainen huoltomies voi kirjata tarkasti työtehtävään kuluneen ajan reaaliaikaisesti. Ajantasainen tieto käytetystä työajasta hyödyttää kaikkia osapuolia: yritystä, työntekijöitä ja asiakasta, kun laskutus ja palkanmaksu perustuu luotettavaan ja läpinäkyvään dataan.
Kannattavuus paranee
Kun ajankäyttöä saadaan optimoitua, hukkatunneilta sääsytään ja liiketoiminnan kannattavuus voi parantua. Myös ykisttäisiä asiakkuuksia on mahdollista seurata järjestelmään kertyneen datan avulla ja selvittää, kuinka kannattavia eri asiakkuudet ovat. Nämä tiedot myös auttavat tulevaisuudessa hinnoittelemaan palvelut oikein. Sähköinen materiaalihallinta myös varmistaa, että kaikki käytetyt materiaalit laskutetaan. Inventaarioita on helpompi hallita, kun tieto löytyy järjestelmästä ja materiaaleja voi tilata helpommin ennakoivasti.
Laskutus helpottuu
Työnohjausjärjestelmän avulla laskutustiedot koostuvat käytännössä automaattisesti ajantasaisista tiedoista. Työt voidaan laskuttaa heti niiden valmistuttua ja laskut perustuvat tarkkoihin reaaliajassa tehtyihin kirjauksiin. Myös manuaalisilta virheiltä laskutuksessa vältytään.
Sähköisellä työnohjauksella lisäarvoa myös asiakkaalle
Sähköinen työnohjaus tehostaa huoltoyrityksen toimintaa, mutta samalla se luo lisäarvoa asiakkaalle ja sitouttaa heitä parantuneen läpinäkyvyyden ja asiakaspalvelun myötä. Asiakkaalle sähköinen työnohjaus mahdollistaa lyhyemmät vasteajat ja ajantasaiset tilanneviestit työn edistymisestä. Parantunut asiakaspalvelu on myös kilpailuetu, joka voi tuoda merkittäviä hyötyjä liiketoiminnalle!
Kiinnostuitko työnohjauksesta?
VALPAS-työnohjausjärjestelmä on luotu vuosien yhteistyön pohjalta eri kokoisten huoltoliikeyritysten tarpeiden pohjalta. VALPAS on reaaliaikainen järjestelmä työpyyntöjen ja sopimustehtävien hallintaan kiinteistö- ja laitehuollossa. VALPAS-työnohjausjärjestelmän avulla työpyyntöjen käsittely, määräaikaistehtävien hallinta, sekä kenttätyönohjaus ovat joustavia ja läpinäkyviä aina töiden vastaanotosta laskutukseen.
Haluatko kysyä lisätietoa VALPAS-palvelusta? Vastaan mielelläni kysymyksiisi.
