Mikä on huollon työnohjausjärjestelmä?

Huollon työnohjausjärjestelmä on digitaalinen työkalu, jonka tarkoitus on helpottaa, nopeuttaa ja selkeyttää huoltoliiketoimintayritysten jokapäiväistä toiminta. Työnohjausjärjestelmän keskeisin toimintaperiaate on reaaliaikaisen tiedon välittäminen eri toimijoiden välillä. Perinteisten paperilomakkeiden sijaan huoltohenkilöstöllä kulkee kaikki tarvittava tieto mukana puhelimessa, kun käytössä on työnohjausjärjestelmän mobiilisovellus. Näin huoltohenkilöstö pystyy esimerkiksi vastaanottamaan, kuittaamaan ja kommentoimaan työpyyntöjä suoraan työkohteessa.

Mitä ongelmia työnohajausjärjestelmä ratkaisee?

Huoltoyrityksille on ominaista, että toiminta koostuu kentällä tapahtuvista ja joskus kiireellisistäkin työtehtävistä. Digitaalinen prosessi säästää aikaa, helpottaa tiedon välitystä ja säilytystä, sekä lisää läpinäkyvyyttä huoltoliiketoiminnan kaikilla osa-alueilla. Työnohjausjärjestelmän avulla esimerkiksi työpyyntöjen, laiterekisterin, varaston ja huoltokirjojen hallinta on sujuvaa, kun kaikilla sidosryhmillä on sama ajantasainen tieto saatavilla. Lisäksi se helpottaa ennakoivaa työsuunnittelua: järjestelmän visuaaliset moduulit auttavat työnjohtoa hahmottamaan päivän tai viikon kokonaiskuvan, kun työpyyntöjen määrä, valmiusasteet sekä resurssit nähdään yhdellä silmäyksellä. Parhaimmillaan työnohjausjärjestelmä lisää yrityksen asiakastyytyväisyyttä, sekä tuo strategista kilpailuetua silloin, kun halutaan
panostaa koko liiketoiminnan parantamiseen ja tehostamiseen.

Työnohjausjärjestelmän ominaisuudet

Eri työnohjausjärjestelmät ovat omanlaisiaan kokonaisuuksia ja pitävät sisällään erilaisia ominaisuuksia. Järjestelmän valintaa ohjaa pitkälti se, minkälaisille ominaisuuksille ja toiminnoille yrityksellä on tarve. Monet palveluntarjoajat tekevät myös integraatioita eri järjestelmien yhteensovittamiseksi, tai räätälöivät työnohjausjärjestelmän asiakasyrityksen tarpeen mukaisesti. Nykyään asiakaskohtaisten tarpeiden toteuttaminen on melko nopeaa ja kustannustehokasta modernin ohjelmistotuotannon työkalujen avulla.

Voidaan kuitenkin nimetä muutamia tyypillisimpiä ominaisuuksia, joita useimmista työnohjausjärjestelmistä löytyy. Niitä ovat muun muassa:

mobiili työnohjaus
mobiilikuittaukset
työpyyntöjen hallinta
sopimustehtävien hallinta
automaattiviestit töiden tilamuutoksista
huoltokirjamerkinnät
laitetietorekisteri
energiaseuranta
varastonhallinta
työajan- ja ajoneuvojen seuranta
laskutus ja reskontra

Digitaalisen työnohjausjärjestelmän edut

Mitä hyötyä sitten on siirtyä perinteisistä paperilomakkeista ja puhelinsoitoista sähköiseen järjestelmään? Vaikka uuden järjestelmän käyttöönotto ja sen opiskelu sekä koko henkilöstölle läpivienti voi tuntua työläältä rupeamalta, on sähköisessä järjestelmässä pitkällä tähtäimellä lukuisia hyötyjä:

huollon prosessien digitalisointi tehostaa tiedonvälitystä asiakkaan, asiakaspalvelun, työnjohdon, huoltohenkilöiden sekä alihankkijoiden välillä
entistä suoraviivaisemmat toimintatavat ja reaaliaikainen vuorovaikutus eri toimijoiden välillä
huoltohenkilöllä on selkeä työlista, josta töitä on helppo aloittaa, kuitata valmiiksi sekä tarvittaessa lisätä kommentit
töitä voi varata, kommentoida, niihin voi liittää kuvia, kirjata tunteja, käytettyjä materiaaleja sekä mittarilukemia
uusia töitä voidaan luoda ja valmiita töitä selata asiakaskohtaisesti
tarvittaessa huoltohenkilö voi siirtää työn alihankkijalle
automaattiset statusviestit asiakkaalle
sähköisessä järjestelmässä laiterekisterin sekä varaston tiedot ovat helpommin hallinnoitavissa, pysyvät ajantasaisina sekä luotettavammin tallessa
lisää läpinäkyvyyttä kaikille huoltoliiketoiminnan osa-alueille