Työajanseuranta on tehokas johtamisen työkalu. Se tarjoaa arvokasta ja luotettavaa tietoa ajankäytöstä ja resursseista, jolloin päätöksenteot voidaan perustaa faktoihin ja näin ollen saadaan parannettua yrityksen kannattavuutta. Sen avulla pystytään varmistamaan, että resurssit ohjataan juuri sinne, missä ne tukevat tavoitteiden saavuttamista parhaiten. Työajanseurantaa voidaan käyttää myös perusteena oikeudenmukaiselle palkitsemiselle ja reilulle laskutukselle. Varsinkin projektiluontoisessa työssä, jossa asiakkaita laskutetaan tehtyjen tuntien perusteella, tämä on erittäin tärkeää. Onneksi sähköisten työajanseurantajärjestelmien avulla kaikki tämä sujuu helposti ja tehokkaasti.
Resurssit oikeisiin paikkoihin
Resurssien hallinta on keskeinen osa kannattavaa yritystoimintaa. Sen avulla saadaan kohdennettua osaamista ja työvoimaa juuri oikeisiin paikkoihin, silloin kun sitä tarvitaan. Työkuorman tasaaminen on oleellista varsinkin tuottavuuden ylläpitämiseksi, mutta se on erittäin tärkeää myös yksilöiden kannalta. Työntekijöiden työkuorman pysyminen inhimillisenä, edesauttaa heidän jaksamistaan ja pitää tehokkuuden korkealla. Samalla myös työnjako tehostuu, kun tehtävät ohjataan oikeille osaajille. Hyvin toteutettu resurssien hallinta mahdollistaa tulevien tarpeiden ennakointia, jotta esimerkiksi uusien projektien suunnittelu olisi helpompaa.
Tehokasta projektin hallintaa
Projektinhallinnalla varmistetaan eteneminen suunnitelmien mukaisesti sekä seurataan aikatauluissa pysymistä. Projektikohtaiset raportit antavat arvokasta tietoa projektin etenemisestä, siihen käytetyistä tunneista sekä projektin parissa työskennelleistä henkilöistä. Tämä helpottaa muun muassa asiakkaalle raportointia sekä auttaa luottamuksen kasvattamisessa. Projektikohtaisten tuntiraporttien avulla palkanmaksu ja laskutus onnistuvat kädenkäänteessä.
Sujuvampaa laskuttamista
Työajanseurantajärjestelmän avulla laskuttaminen hoituu sujuvasti ja vaivattomasti. Kun ajantasaiset tuntiraportit saadaan suoraan järjestelmästä, manuaalinen tuntien kirjaus vähenee ja näin myös virheiden määrä pienenee. Reaaliaikainen tuntiseuranta nopeuttaa laskutusprosessia, kun käytetyt tunnit ovat heti nähtävissä ja laskutettavissa. Selkeiden ja läpinäkyvien tuntiraporttien avulla lisätään luottamusta asiakkaan suuntaan ja vahvistetaan yhteistyötä, kun on näyttää selkeää dataa siitä, mistä asiakas maksaa.
Palkanlaskenta ilman paperisotaa
Kuten laskutuksessa, myös palkanlaskennassa ajantasaiset tuntiraportit tekevät prosessista helpomman ja vähentävät virheiden määrää. Käsin kirjatut tuntilaput saattavat helposti hävitä työmaille, jäädä housujen taskuihin tai hukkua paperipinojen alle. Sähköisen työajanseurannan avulla varmistetaan, että näin ei enää tapahdu. Kaikki tarvittavat tiedot ovat aina tallessa ja löytyvät samasta paikassa, jolloin tunnit saadaan palkanlaskentaan ajallaan ja vaivattomasti.
Yritystoiminnan näkökulmasta työajanseurannalla on siis merkittävä rooli kannattavuuden parantamiseen ja tuottavuuden lisäämiseen. Tulevien projektien suunnitteleminen luonnistuu helpommin, kun pystytään hyödyntämään jo olemassa olevaa dataa ja myös tarjousten laatiminen asiakkaille sujuu kätevämmin. Työstä tulee samalla kustannustehokkaampaa, kun hukkatunteja ja niin sanottua ylimääräistä työtä pystytään vähentämään. Työajanseurantaa voidaankin siis pitää strategisena työkaluna toiminnan tehostamiseen.
Tutustu Nopsaan, ketterään ja luotettavaan työajanseurantajärjestelmään!
