Pitkään valtavassa kasvussa olevan digitalisaation myötä teknologiasta on tullut kiinteä osa arkipäiväämme. Tämä näkyy niin alalla kuin alalla työelämässä kuin myös ihmisten arjessa. Tämän lisäksi myös tekoäly on tehnyt valtavaa kehitysharppausta viimeisten vuosien aikana, ja sen käyttö on lisääntynyt varsinkin 2-3 vuoden aikana valtavasti.
Tekoäly voi helposti kuulostaa monimutkaiselta ja pelottavalta asialta, jos aihe ei ole entuudestaan tuttu. Todellisuudessa tekoäly ja teknologia toimivat kuitenkin varsin tehokkaina ja yksinkertaisina työkaluina, jotka muun muassa nopeuttavat prosesseja, vähentävät virheitä sekä helpottavat tiedonkulkua. Niiden avulla voidaan helpottaa arkisia rutiinitehtäviä, kuten esimerkiksi työajanseurantaa.
Automaation avulla vähemmän manuaalista työtä
Ilman tekoälyä ja teknologiaa, työnjohdon aikaa kuluisi valtavasti erilaisten rutiininomaisten tehtävien tekemiseen. Monet näistä tehtävistä voidaan kuitenkin nykyään automatisoida teknologian avulla. Automaatiot mahdollistavat mm. erilaisten muistutuksien ja ilmoituksien asettamisen, esimerkiksi työtuntien kirjaamisesta sekä puuttuvista tiedoista. Käytännön esimerkkinä tästä toimii mm. järjestelmän push-notifikaatiot – jos työntekijältä puuttuu työaikakirjaus tiettyyn kellonaikaan mennessä, järjestelmä lähettää automaattisen muistutuksen asiasta.
Ilman automaatioita työnjohdon aikaa tuhlaantuisi työntekijätietojen ja heidän työtuntiensa tarkastamiseen, tuntilappujen perään kyselemiseen sekä tietojen muistamiseen ja niiden kirjaamiseen järjestelmään. Automaatioiden avulla työnjohdolla jää huomattavasti enemmän aikaa keskittyä varsinaiseen johtamiseen ja työmaan pyörittämiseen.
Selkeä ja reaaliaikainen raportointi
Tekoälyn ja teknologian avulla raportoinnista saadaan reaaliaikaista ja selkeää, kun tiedot päivittyvät tarvittavat tiedot ovat aina saatavilla. Työnjohdolla on tällöin tarkat tiedot mm. projektin etenemisestä ja resurssien käytöstä. Myös poikkeamien havaitseminen on helpompaa, jolloin niihin pystytään reagoimaan ajoissa, tai huomioimaan ne seuraavien projektien suunnittelussa. Raporteilta saatu data antaa varmistusta päätöksentekotilanteissa, kun niitä pystytään perustamaan faktoihin. Reaaliaikainen raportointi tukee työnjohtoa kokonaisuuden hallinnassa sekä auttaa vähentämään manuaalista työtä, kun erilaisia epäselvyyksiä ei tarvitse lähteä jälkikäteen selvittelemään.
GPS paikannuksella parempaa resurssien hallintaa
GPS-sijainnin tunnistamisella on tarkoitus helpottaa työnjohdon tehtäviä, ettei aikaa kulu valtavasti sen selvittelemiseen, missä työntekijät liikkuvat. Sijainnin paikannuksella ei suinkaan ole tarkoitus seurata ja pitää työntekijöitä silmällä. Sen ajatuksena on helpottaa päivittäistä johtamista, ja antaa työnjohdolle faktaa siitä, mihin resursseja sijainnillisesti käytetään. Tämän tiedon ansiosta resurssien kohdentaminen helpottuu, epäselvyydet vähenevät sekä kiiretilanteissa saadaan hyödynnettyä lähellä olevia resursseja tehokkaasti. Näin ollen työnjohdolla on huomattavasti parempi kokonaiskuva resurssien toiminnasta.
Integraatioiden avulla tietojen käsittely helpottuu ja nopeutuu
Teknologia mahdollistaa erilaisten ohjelmistojen keskustelemisen keskenään. Näiden integrointien ansiosta tuplatyön määrä sekä virheet vähenevät, kun samoja tietoja ei tarvitse kirjata useaan eri paikkaan. Ohjelmistojen yhteensopivuudella nopeutetaan tiedonkulkua, sujuvoitetaan prosesseja sekä vähennetään tarpeetonta paperisotaa. Näin ollen esimerkiksi palkanmaksuprosessi helpottuu ja virheiden määrä pienenee, kun työtunnit saadaan suoraan järjestelmästä.
Miksi tekoälyn ja teknologian hyödyntäminen työajanseurannassa kannattaa?
Älykkäiden ohjelmistoratkaisuiden ansiosta työajanseurannasta tulee selkeää, reaaliaikaista ja tietyiltä osin myös automatisoitua. Tämä kaikki vaikuttaa positiivisesti työnjohdon arkeen, kun manuaalinen työ vähenee ja heille jää enemmän aikaa keskittyä työmaan tehokkaaseen johtamiseen. Parhaiten tekoälyn hyöty näkyykin laajempien kokonaisuuksien hallinnassa. Esimerkiksi raportit, budjettien seuranta ja resurssien kohdentaminen muuttuvat huomattavasti selkeämmiksi automaatioiden avulla.
Myös työntekijät saavat tekoälyn ja teknologian hyödyntämisestä helpotusta arkeen. Tuntien kirjaaminen järjestelmään onnistuu saman tien, eikä aloitus- ja lopetusajankohtia tarvitse muistella päivän tai viikon päätteeksi. Tämä vähentää huomattavasti turhaa säätämistä arjen keskellä.
Voidaankin todeta, että teknologian ja tekoälyn hyödyntäminen työajanseurannassa tehostavat toimintaa ja selkeyttävät kokonaiskuvan hahmottamista, tehden työmaan arjesta sujuvampaa kaikille osapuolille.
