Projektinhallinta on monimuotoista toimintaa, joka vaatii valtavasti hallinnollista työtä. Projektinhallinta pitää sisällään muun muassa aikataulujen, kustannusten ja resurssien hallinnointia sekä raportointia ja tietenkin tavoitteiden saavuttamista. Usein projekteissa saattaa olla mukana vielä useita toimijoita, joiden on pelattava saumattomasti yhteen onnistuneen projektin läpiviemiseksi. Varsinkin rakennus- ja teollisuusaloilla projektit voivat olla laajoja ja varsin pitkiä uurastuksia, jolloin projektinhallinnan merkitys korostuu entisestään.
Hyvin toteutettu projektinhallinta on avain aikatauluissa pysymiseen ja kannattavaan projektiin. Tässä tekstissä tarkastelemme, millainen vaikutus työajanseurannalla on projektinhallinnan eri osa-alueisiin.
Työajanseurannalla kannattavaa projektinhallintaa
Työajanseuranta ja varsinkin sähköinen työajanseuranta tarjoaa tarkkaa ja reaaliaikaista tietoa käytetyistä työtunneista. Tämä on projektinhallinnan näkökulmasta erittäin tärkeää ja arvokasta. Tällöin pysytään perillä projektin eri vaiheisiin käytetystä ajasta ja pystytään tekemään tarvittaessa korjaavia toimenpiteitä.
Sähköinen työajanseuranta tukee myös laskutuksen oikeellisuutta, kun oikeat tunnit saadaan suoraan järjestelmästä. Tällöin ei tarvitse enää huolehtia manuaalisesti kirjatuista tunneista, mitkä antavat yleensä enemmän tilaa virheille. Kun nähdään selkeästi, mitkä toimet kuluttavat työtunteja suhteettomasti, pystytään tekemän mahdollisia korjausliikkeistä. Jatkossa projektien tehokkuuden ennakointi on helpompaa ja pystytään vaikuttamaan koko liiketoiminnan kannattavuuteen pitkällä tähtäimellä.
Tasapainoa ja tehokkuutta resursseihin
Työajanseurannan avulla nähdään, miten työntekijöiden aika jakautuu eri tehtävissä. Kun ollaan saatu parempi käsitys projektille kuluvista työtunneista, voidaan hallita resurssitarpeita entistäkin tehokkaammin. Tämän tiedon avulla pystytään kohdentamaan tarpeellinen osaaminen ja työpanos oikeisiin paikkoihin. Tällöin voidaan ennaltaehkäistä liiallista kuormitusta työntekijöiden keskuudessa. Kaikki tämä ei vaikuta ainoastaan meneillään olevaa projektiin, vaan auttaa myös tulevien projektien resurssitarpeiden suunnittelussa ja tarjouslaskennassa.
Onnistuneella resurssien hallinnalla onkin siis valtava vaikutus projektin etenemiseen ja kannattavuuteen mutta myös henkilöstön hyvinvointiin.
Selkeyttä ja luottamusta projektityöhön
Työajanseurantajärjestelmän avulla saadaan helposti laadittua erilaisia raportteja projektien etenemisestä. Kun tieto saadaan suoraan järjestelmästä, raportit ovat luotettavia ja reaaliaikaisia. Niitä voidaan helposti jakaa myös asiakkaan käyttöön, mikä lisää avoimuutta ja vähentää epäselvyyksiä laskutuksen tai aikataulujen suhteen. Tämä taas tukee läpinäkyvää projektiviestintää ja herättää luottamusta asiakkaiden suuntaan, kun kaikki osapuolet näkevät, miten projekti etenee. Raporteista saatua dataa voidaan käyttää perusteena mahdollisille resurssimuutoksille kesken projektin, jos havaitaan viivästyksiä. Raportteja pystytään hyödyntämään myös tulevien projektien tarpeiden ennakoinnissa.
Sähköinen työajanseuranta tukee projektinhallintaa tuomalla selkeyttä projektin etenemiseen, vähentämällä hallinnollista työtä sekä lisäämällä ennustettavuutta. Sen avulla pysytään paremmin aikatauluissa ja varmistetaan projektin kannattavuus.
Työajanseuranta toimii projektinhallinnan konkreettisena työkaluna. Sen lisäksi, että se varmistaa sujuvan työmaa-arjen pyörittämisen, sen avulla pystytään ennakoimaan resurssitarpeita, tuomaan läpinäkyvyyttä projektitoimintaan ja helpottamaan laskuttamista. Hyvin toteutetulla työajanseurannalla onkin siis valtava vaikutus koko yrityksen kannattavuuteen, positiivisessa mielessä.
Tutustu Nopsaan, ketterään ja luotettavaan työajanseurantajärjestelmään!
