Uuden työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto voi olla haasteellista, jos siihen kuuluu suuria toimintatapojen muutoksia ja useita ihmisiä. Käyttöönottoprojektiin kuluu yllättävän paljon aikaa ja energiaa, jos siihen ei valmistaudu kunnolla ja suunnittele. Henkilöstön sitouttaminen jo hankinnan alkuvaiheessa ja perehdyttäminen käyttöönotossa on tärkeää. Mitkä asiat vaikuttavat työajanseurantajärjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoon?
Suunnittele käyttöönotto sekä aseta selkeät vastuut ja tavoitteet
Hyvin suunniteltu käyttöönotto takaa onnistuneen lopputuloksen. Jo hankinnan suunnittelussa kannattaa tehdä yrityksen muutosvalmiuden arviointi. Sillä voidaan selvittää mahdollisia haasteita projektin aikana ja käyttöönotossa. Arvioinnissa huomioidaan mahdollinen muutosvastarinta sekä uusien asioiden ja toimintatapojen omaksuminen. Käyttöönottoprojektia varten kannattaa tehdä suunnitelma, jossa aikataulutetaan mahdollinen pilotointijakso ja käyttöönoton vaiheistus, käyttäjien koulutukset ja perehdytykset, tavoiteltu käyttöönottopäivä sekä käyttöönoton seurantatoimenpiteet.
Selkeiden vastuiden asettaminen on myös tärkeää. Mistä järjestelmätoimittaja vastaa? Entä itse yritys? Ja mikä on kenenkin rooli yrityksen sisällä? Järjestelmän hankinnalle on hyvä nimetä vastuuhenkilö tai projektipäällikkö, joka vie hankintaa eteenpäin ja toimii yhteyshenkilönä järjestelmätoimittajan suuntaan. Hän voi toimia ns. järjestelmän pääkäyttäjänä, joka pitää huolen siitä, että uusi työajanseurantajärjestelmä palvelee kaikkia käyttäjiä tarkoitetulla tavalla. Jos yrityksen oma osaaminen tai resurssit eivät kuitenkaan riitä, kannattaa hankkeen johtaminen ulkoistaa. Moni järjestelmätoimittaja tarjoaa käyttöönottopalveluita.
Työajanseurantajärjestelmän hankinnalle ja käyttöönotolle tulee asettaa tavoitteet, joita seurataan. Mitä järjestelmän käyttöönotolla halutaan saavuttaa? Halutaanko esimerkiksi nopeuttaa palkanmaksuprosesseja viemällä tunnit sähköisesti palkanmaksuun? Kun haluttu lopputulos on visioitu ja tavoitteet asetettu, on onnistunut hankinta todennäköisempää.
Sitouta henkilöstö tiedottamalla ja kuuntelemalla
Tiedottamalla henkilöstölle uuden työajanseurantajärjestelmän tulosta sitoutetaan heitä hankintaan. Näin uusi ohjelmisto ei tule kenellekään yllätyksenä ja kaikki tuntevat olevansa osallisia. Kun otetaan uusi työajanseurantajärjestelmä käyttöön, on tärkeää kertoa miksi ja miten järjestelmää tullaan käyttämään. Viestinnässä on hyvä perustella järjestelmän käyttöönotto sekä selittää yhteiset hyödyt mahdollisimman konkreettisesti sekä henkilöstön työtehtävien että yrityksen kannalta.
Kun järjestelmän tulevat käyttäjät osallistetaan jo hankinnan alkuvaiheessa, on muutosvastarinta epätodennäköisempää. Muutokseen suhtautuminen voi vaihdella työntekijöiden keskuudessa. Riippuen yrityksen koosta ja käytännöistä, on mahdollisesti pidettävä yhteistoimintaneuvottelut, jossa sovitaan uuden järjestelmän käyttöönotosta ja siihen liittyvistä asioista. Jotta suhtautuminen on mahdollisimman positiivista, tulee työntekijöitä kuunnella ja keskustella asioista avoimesti. Loppukäyttäjien tarpeet on huomioitava jo hankintavaiheessa.
Perehdytä, kouluta ja tue
Isossa yrityksessä kannattaa järjestelmää pilotoida pienemmällä koekäyttöryhmällä. Näin saadaan käyttäjien kommentit ja havainnot huomioitua jo ennen varsinaista käyttöönottoa ja voidaan tehdä mahdollisia korjaavia toimenpiteitä. Pilottikäyttäjät voivat käyttöönotossa antaa tukea yrityksen muille työntekijöille.
Varsinainen järjestelmän käyttöönotto aloitetaan työntekijöiden perehdytyksellä. Jos toimintatapa on kokonaan uusi, kannattaa perehdytykseen varata kunnolla aikaa. Perehdytyksen suunnittelussa kannattaa huomioida eri käyttäjäryhmät. Esimerkiksi kenttätyöntekijän tulee tietää tarkasti, miten tunnit kirjataan. Sen lisäksi hänen on hyvä tietää mitä sitten tapahtuu – miten tunteja voi korjata, hyväksyykö esimies ne, mihin tunteja sitten käytetään? Lisätietoja työntekijöiden perehdytyksestä työaikakirjauksiin voi lukea oppaastamme.
Käyttöönoton tukemista varten joko projektipäällikön tai muun avainkäyttäjän on hyvä hoitaa yrityksen sisäinen käyttötuki ja käyttäjäkokemusten vaihto järjestelmätoimittajan kanssa. Loppukäyttäjiä kannattaa kannustaa antamaan palautetta. Näin saadaan arvokasta tietoa järjestelmän tai toimintatapojen jatkokehittämiseen.
Haluatko lisätietoja työntekijöiden perehdytyksestä?
Työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto sujuu mallikkaasti, kun työntekijät perehdytetään kunnolla. Lataa ilmainen pikaopas työntekijöiden perehdytyksestä työaikakirjausten tekoon.
Heräsikö sinulla kysyttävää?
