1. Kartoita nykytila ja määrittele hankinnan tavoitteet
Jotta toimintaa voidaan kehittää, tulee kartoittaa yrityksen nykyiset prosessit. Miten huollon toiminnanohjaus hoidetaan tällä hetkellä? Ennen kaikkea tärkeää on selvittää missä ovat tämän hetken pullonkaulat ja kipupisteet. Nykytilan määrittelyn lisäksi, on selvitettävä mitä uudella hankinnalla halutaan saavuttaa? Mikä on yrityksen tahtotila? Kun haluttu lopputulos on visioitu, on onnistunut hankinta todennäköisempää. Olennaista on rajata hankinta kattamaan vain oleelliset ja realistiset asiat.
2. Valitse vastuuhenkilö(t) ja sitouta koko organisaatio hankintaan
Hankintaprosessiin kannattaa nimetä projektipäällikkö tai valita henkilö, jolla on hankinnan yleinen vetovastuu. Vastuuhenkilöiden tarve toki riippuu yrityksen ja hankinnan koosta. Jos huollon työnohjauksen prosesseja myllerretään isossa mittakaavassa ja toimintatapoja muutetaan paljon, ei se riitä, että asiaa hoidetaan muiden töiden lomassa. Myös johdon sitoutuminen on tärkeää hankintaprojektin läpivientiin. Uusi järjestelmä on myytävä koko organisaatiolle. Tulevat järjestelmän käyttäjät kannattaa osallistaa viestimällä hankinnasta jo alkuvaiheessa. Kun muutoksesta kuulee ajoissa, on vastarinta epätodennäköisempää.
3. Tee vaatimusmäärittely ja budjetti tavoitteiden perusteella
Vaatimusmäärittelyn tulee kattaa ne ensisijaiset asiat, jotka halutaan ratkaista. Esimerkiksi, jos tavoitteena on manuaalisen työn vähentäminen tai vaikka huoltotöiden vasteaikojen lyhentäminen, tulee vaatimusmäärittelyssä olevien asioiden tarjota suoraan ratkaisuja näihin asioihin. Toimittajavalintaa varten kannattaa tehdä prosessikuvaus sekä nykyisestä toimintamallista että tavoitetilasta. Jotta palveluntarjoajia ei putoa liikaa pois heti kättelyssä, vaatimusmäärittelyssä ei kannata listata liian tarkkaan yksittäisiä ominaisuuksia.
Budjettia laatiessa on hyvä huomioida järjestelmäkustannusten lisäksi käyttökoulutukseen sekä mahdolliseen kehitystyöhön liittyvät kulut. Myös toimintatavan muutokseen kuluvan ajankäytön voi budjetoida.
4. Lähetä huolella laadittu tarjouspyyntö muutamalle toimittajalle
Potentiaalisia järjestelmätoimittajia voi kartoittaa esimerkiksi hankkimalla tietoa Internetistä tai kysymällä omista sidosryhmistä. Esikarsinnan voi tehdä yrityksen tarpeiden ja vaatimusmäärittelyn pohjalta. Itse tarjouspyyntö kannattaa lähettää vain muutamalle ohjelmistotarjoajalle. Vaihtoehtojen arviointia helpottaa tarjouspyynnön selkeys. Sekin voi riittää, että selkiytetään yrityksen todellinen tarve.
5. Suunnittele käyttöönotto huolella
Etenkin isossa yrityksessä käyttöönoton huolellinen suunnittelu korostuu. Usein järjestelmää kannattaa pilotoida pienemmällä joukolla. Näin saadaan käyttäjien kommentit ja havainnot huomioitua ennen varsinaista käyttöönottoa.
Käyttökoulutus voidaan pitää käyttäjäryhmittäin, jolloin työntekijät perehtyvät vain heille tärkeisiin ominaisuuksiin. Huollon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa voidaan myös vaiheistaa niin, että osa toiminnallisuuksista otetaan vasta myöhemmin käyttöön, kun perusasiat hoituvat huoletta. Toimivaksi ratkaisuksi on todettu myös avainkäyttäjän nimeäminen kuka hoitaa yrityksen sisäisen käyttötuen ja käyttäjäkokemusten vaihdon järjestelmätoimittajan kanssa.
Kiinnostaako huollon työnohjausjärjestelmän hankinta?Lataa opas tai ota yhteyttä. Asiantuntijamme auttavat sinua mielellään!
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
- Miten sähköinen työnohjaus tehostaa huoltoa
- Tiedolla johtaminen huoltoliiketoiminnassa
- Huoltopalveluiden digitalisaatio Suomessa
Jaa artikkeli ystävälle tai kollegalle:
