Työajanseuranta saattaa herättää monenlaisia tunteita ja erilaisia kysymyksiä työntekijöiden keskuudessa. ”Eikö minuun luoteta?” ”Miksi tätä täytyy seurata?” Kuulostaako tutulta? Työajanseurannan ensisijainen tarkoitus ei kuitenkaan ole valvoa yksittäisen työntekijän tekemisiä, vaan sillä varmistetaan lainsäädännön noudattaminen työnantajan puolelta sekä luodaan reilu ja sujuva arki työyhteisössä.
Miksi työajanseurantaa tehdään?
Lainsäädäntö – Työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus pitää kirjaa työntekijöidensä tunneista. Laki edellyttää, että työnantajan on pystyttävä todentamaan työajat, ylityöt sekä poikkeavat työaikajärjestelyt. Ilman näitä työaikakirjauksia, tehtyjä työtunteja ja ylitöitä on hyvin vaikea näyttää toteutuneiksi. Työnajanseurannalla suojataan siis myös työntekijöitä ja heillä on oikeus päästä näkemään omat tuntinsa.
Palkanmaksu – Ajantasaiset työaikatiedot toimivat palkanmaksun perusteena. Kun työaika on kirjattu kunnolla, kaikki poikkeavuuden huomioiden, palkanmaksu saadaan oikein heti ensimmäisellä kerralla. Samalla vältetään epäselvyydet ja turhat selvittelyt, jotka vievät niin työntekijän kuin työnantajankin aikaa.
Työkuormitus ja resurssien suunnittelu – Työajanseurannan avulla hahmotetaan työntekijöiden työkuormaa. Kun työnantajalla on käytössä ajantasainen työaikatieto, ja selkeämpi käsitys siitä, kuinka kauan erilaiset tehtävät todellisuudessa vievät aikaa, resurssien suunnittelu ja aikatauluttaminen on huomattavasti helpompaa. Samalla pystytään tunnistamaan ylikuormitusta sekä liian pitkiksi venyviä työpäiviä. Selkeä kokonaiskuva työajasta tukee sujuvampaa arkea ja auttaa välttämään turhaa kiirettä.
Luottamus – Läpinäkyvä työajanseuranta on keino varmistaa yhteiset pelisäännöt. Avoimesti hoidetulla työaikakirjanpidolla on tarkoitus lisätä luottamusta kaikkien osapuolten välillä, ei heikentää sitä.
Mitä työnantaja saa seurata?
Ihan kaikkea työnantajalla ei kuitenkaan ole oikeus seurata. Seurantaa saa tehdä vain työhön liittyvistä tiedoista, jotka vaikuttavat arjen hallintaan, palkanmaksuun ja raportointiin. Näitä tietoja ovat mm. tehdyt työtunnit, poissaolot ja lomat sekä ylityöt ja niihin liittyvät lisät.
Työajanseuranta ei siis ole jatkuvaa työntekijöiden valvontaa ja ”kyttäämistä”. Työajanseuranta keskittyy aikaan ja sen tavoitteena on kerätä luotettavaa tietoa ajan käytöstä, jotta työkuormaa ja resursseja voidaan suunnitella realistisesti.
Tietosuojan huomioiminen – Työaikatiedot ovat henkilötietoja ja tästä syystä niitä pitää myös käsitellä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kenellä tahansa ei siis ole pääsyä tarkastelemaan tietoja, vaan siihen on oikeutettu ainoastaan henkilöt, joiden työn kannalta tämä on oleellista, kuten mm. esihenkilöt ja palkanlaskijat.
Työajanseuranta vs. työajanvalvonta – Työajanseuranta saatetaan välillä sekoittaa työajanvalvontaan. On kuitenkin erittäin tärkeää pystyä erottamaan nämä toisistaan. Työajanseuranta keskittyy kirjattuihin työtunteihin sekä poissaoloihin, ja hyödyntää näitä tietoja mm. palkanmaksuun. Työajanvalvonta sen sijaan tarkoittaa aktiivista työntekijän tekemisen seuraamista ja kontrollointia. Työajanseurannan tarkoitus on tukea arjen hallintaa ja läpinäkyvyyttä, ei valvoa yksittäisiä työntekijöitä.
Hyödyt työntekijälle
Läpinäkyvyys ja omien työtuntien seuraaminen – Työajanseuranta tekee oman arjen hahmottamisesta helpompaa. Kun tunnit näkyvät selkeästi järjestelmässä, ei tarvitse luottaa pelkkään muistiin, ja jokainen voi itse seurata omia tuntejaan ja varmistaa, että kaikki on kirjattu oikein. Samalla näkee helposti, jos työkuorma lisääntyy, mikä auttaa tasapainottamaan tekemistä ennen kuin kuormitus kasvaa liikaa.
Vähemmän epäselvyyksiä – Kun tehdyt tunnit eivät ole enää pelkän muistin varassa, säästytään epäselvyyksiltä sekä ylimääräisiltä kiistelyiltä työtunteihin liittyen. Selkeällä työajanseurannalla voidaankin siis säästää hermoja kaikilta osapuolilta. Tämä vähentää turhaa stressiä ja tekee arjesta sujuvampaa, kun kaikki on selkeää ja ajantasaista.
Työajanseuranta toimii siis työkaluna sujuvamman arjen hallintaan. Kun sitä hyödynnetään kunnolla ja oikein, se vahvistaa läpinäkyvyyttä ja tukee koko työyhteisön hyvinvointia.
Vinkkejä työnantajalle: miten puhua työajanseurannasta työntekijöille
- Kerro avoimesti, miksi työaikaa seurataan. Älä oleta, että se on kaikille itsestään selvää, avoimuus vähentää epäluuloja.
- Korosta sen tuomia hyötyjä työntekijälle, ei vain organisaatiolle.
- Tee pelisäännöt selkeiksi. Selkeät ohjeet vähentävät hämmennystä ja virheitä.
- Hyödynnä työaikatietoa rakentavasti. Käytä tietoa apuna keskusteluissa työmäärästä ja aikatauluista, ei yksittäisten työntekijöiden tarkkailussa.
- Kuuntele palautetta ja kehitä toimintaa. Työajanseuranta toimii parhaiten silloin, kun sitä kehitetään yhdessä.
Etsitkö yksinkertaista ja helppokäyttöistä työajanseurantajärjestelmää?
