Työajanseuranta on yksi tärkeimmistä työkaluista PK-yrityksen toiminnan tehostamiseen. Se antaa perusteen palkanlaskennalle ja helpottaa projektiseurantaa. Fiksusti ja ajantasaisesti toteutettu työajanseuranta toimii kuitenkin myös tehokkaana johtamisen työkaluna. Tuntikirjaukset paljastavat muun muassa mihin työaikaa oikeasti käytetään, mihin projektin osa-alueisiin aikaa kuluu enemmän ja minne mahdollisesti kaivattaisiin enemmän tekijöitä. Yrityksiä velvoittavan työaikalain tarkoituksena onkin turvata työntekijöitä ylikuormitukselta sekä varmistaa työntekijöiden hyvinvointi ja oikeudet työpaikalla.
Sähköinen työajanseuranta mahdollistaa monien eri rutiinien automatisoinnin, mikä helpottaa raportointia sekä vähentää manuaalista työtä, kuten excelin tuntilistojen pyörittämistä. Tällöin työnjohdolla ja yrityksen päättäjillä vapautuu enemmän aikaa keskittyä muuhun olennaiseen, esimerkiksi yrityksen toiminnan kehittämiseen.
1. Rutiinien automatisoiminen
Automatisoinnin hyödyntäminen työajanseurannassa on yksi helpoimmista ratkaisuista arjen tehostamiseen. Kun tuntikirjaukset hoidetaan mobiilisovelluksella tai GPS-paikannuksen avulla, paperisille tuntilistoille ei ole enää tarvetta. Tämä taas vähentää selkeästi hallinnollista työtä sekä virheiden määrää, kun tiedot kirjataan suoraan järjestelmään, mistä niitä voidaan hyödyntää muun muassa palkanlaskentaan ja raportointiin.
Sähköisen työajanseurannan avulla työnjohdolla on reaaliaikainen näkymä tehdyistä tunneista ja työn etenemisestä kätevästi yhdessä järjestelmässä.
2. Kokonaiskuvan ja projektien kannattavuuden hallinta
Sähköinen työajanseuranta toimii myös tehokkaana työkaluna resurssienhallintaan. Työnjohdon reaaliaikainen näkymä siitä, missä ja milloin työtä tehdään, antaa arvokasta tietoa resurssitarpeista myös tulevia projekteja silmällä pitäen. Näin pystytään optimoimaan työvoiman käyttö, mikä parantaa tehokkuutta, kun saadaan oikea määrä työntekijöitä juuri oikeisiin paikkoihin. Näin saadaan myös vähennettyä työntekijöiden sairas- ja poissaolokustannuksia, kun työkuorma pysyy mahdollisimman tasaisena, mikä taas vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden työhyvinvointiin.
Selkeästi merkityt työtunnit helpottavat projektien laskuttamista asiakkaalta sekä auttavat tulevien projektien tarjousten hinnoittelussa. Tällä on merkittävä vaikutus projektien ja yrityksen kustannuksiin, kun eurot saadaan kulumaan juuri sinne, minne pitääkin. Realistinen hinnoittelu myös luo luottamusta asiakkaan suuntaan, mikä mahdollistaa pitkäaikaisten yhteistöiden ja asiakassuhteiden luomisen.
3. Toimintaa tukeva raportointi
Projektiraporttien koostaminen voi pahimmillaan olla erittäin aikaa vievää ja manuaalista papereiden pyörittämistä. Parhaimmillaan sen voi kuitenkin hoitaa automatisoidusti. Työajanseurantajärjestelmät tarjoavat erilaisia automatisoituja raportteja projektien kokonaiskuvan hahmottamiseksi. Vain parilla klikkauksella työnjohto saa eteensä valmiit ja reaaliaikaiset raportit työajasta, kustannuksista tai vaikka projektikohtaisista lisälaskutuserittelyistä. Helposti saatavilla olevat raportit mahdollistavat hallinnollisen ja manuaalisen työn vähentämisen, jolloin työnjohdolle jää aikaa keskittyä muuhun olennaisen.
4. Saumaton tiedon liikkuminen
Järjestelmäviidakossa navigoiminen on monessa, varsinkin suuremmissa yrityksissä arkipäivää. Arvokasta aikaa kuluu järjestelmästä toiseen liikkumiseen, mutta se lisäksi samoja tietoja saatetaan joutua kirjaamaan useaan eri paikkaan. Sähköisen työajanseurantajärjestelmän avulla vältytään päällekkäiseltä työltä ja varmistetaan, että ajantasaiset tiedot ovat juuri oikeiden ihmisten löydettävissä.
Sähköisten järjestelmien integroiminen toisiinsa tuo myös sujuvuutta ja helppoutta hallinnolliseen työhön, kun työaikakirjaukset keskustelevat yhdessä esimerkiksi palkanmaksu- ja laskutusjärjestelmien kanssa.
5. Säästöä työajanseurannalla
Tehokkaasti ja oikein käytetty työajanseuranta säästää yrityksissä aikaa ja rahaa. Suurimmat kustannussäästöt syntyvät, kun manuaalista työtä saadaan vähennettyä ja reaaliaikaiset työaikamerkinnät mahdollistavat nopean ja tarkan laskuttamisen. Yritys säästyy tällöin mm. ylimääräiseltä työltä laskutusvirheiden korjaamisen vähentyessä.
Tämän lisäksi työajanseurantajärjestelmän käyttö säästää myös hermoja, niin työnjohdon kuin työntekijöidenkin keskuudessa. Työnjohdon ei enää tarvitse kysellä paperisten tuntilappujen perään ja pyöritellä tunteja excelissä. Työntekijöiden ei myöskään tarvitse yrittää muistella töiden aloitus ja lopetusajankohtia, kun työt saa helposti aloitettua mobiilisovellusta klikkaamalla.
Sujuvaa arkea ja parempaa kannattavuutta PK-yrityksissä
Tehokas työajanseuranta tarkoittaa ennen kaikkea arjen sujuvoittamista PK-yrityksissä. Kun työtuntien kirjaus onnistuu helposti mobiilisovelluksella ja tiedot ovat käytettävissä automaattisesti palkanlaskentaan ja laskutukseen, työnjohdolle jää enemmän aikaa esimerkiksi asiakastyöhön, projektien hallinnoimiseen ja toiminnan kehittämiseen. Verrattuna suurten organisaatioiden byrokratiakiemuroihin, PK-yritysten ketteryys mahdollistaa järjestelmän joustavan kasvun yrityksen mukana, ilman monimutkaisia käyttöönottoprosesseja.
Hyvin toteutettu työajanseuranta ei ole pelkästään yritysten lakisääteinen velvoite, vaan se tukee aidosti yrityksen kasvua ja kannattavuutta huomioiden myös työntekijöiden hyvinvoinnin.
Saatat pitää myös näistä kirjoituksistamme:
- Työajanseurannan hyödyt työntekijälle
- Työajanseurantajärjestelmän onnistunut käyttöönotto
- Mitä yrityksen tulee huomioida, kun siirrytään sähköiseen työajanseurantaan?
