Mikä on työmaapäiväkirja ja mihin sitä käytetään?
Työmaapäiväkirja on rakennusurakan yleisissä sopimusehdoissa mainittu dokumentti, jonka avulla pidetään kirjaa työmaan päivittäisistä tapahtumista. Vastuu työmaapäiväkirjan ylläpitämisestä kuuluu pääurakoitsijalle. Pääurakoitsijan on pidettävä työmaapäiväkirjaa ellei toisin sovita, ja siihen tulee pyynnöstä kirjata kenen tahansa osapuolen työmaata koskevat huomautukset. Työmaapäiväkirja esitetään työmaan valvojalle, joka kuittauksella osoittaa vastaanottaneensa tiedon. Päiväkirjan säännöllinen pitäminen palvelee urakan kaikkia osapuolia, sillä se on kirjallinen todiste toimenpiteistä, joita työmaalla on tehty. Päiväkirjassa tulee aina olla urakoitsijan ja valvojan allekirjoitus. Näin saavutetaan tilanne, jossa valvoja on tietoinen työmaan tapahtumista ja työmaapäiväkirja on dokumentti jolla on todistusarvoa riitatilanteessa.
”Ellei toisin sovita, työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava, että työmaalla pidetään työmaapäiväkirjaa, johon päivittäin merkitään työtä koskevat tiedot ja tapahtumat.”
Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998
Rakennusurakan yleisissä sopimusehdoissa ei ole määritelty työmaapäiväkirjan muotoa, joten yksinkertaisimmillaan se voi olla ruutuvihko pöytälaatikossa. Nykyään kuitenkin myös rakennusalan digitalisoitumisen myötä ollaan siirrytty enenevässä määrin työmaapäiväkirjan sähköiseen versioon. Työmaapäiväkirjan pohjia sekä kirjattavia asioita on erilaisia. Pääurakoitsijalla voi olla oma pohja, tai urakassa voidaan käyttää tilaajan osoittamaa pohjaa. Päiväkirjaan kirjattavia asioita ovat tyypillisesti esimerkiksi työmaan olosuhteet, työmaan vahvuus, resurssien käyttö, työvaiheet, tehdyt työt ja mahdolliset havaitut poikkeamat. Luonnollisesti päiväkirjoista tulee myös ilmetä aina päivämäärät, sekä täyttäjän ja valvojan allekirjoitukset.
Sähköinen työmaapäiväkirja
Nykyään on yhä yleisempää, että työmaapäiväkirjaa pidetään suttuisten ja helposti katoavien paperilappujen sijaan sähköisesti. Sähköinen työmaapäiväkirja on monesti osa esimerkiksi työmaalla käytettävää kulunvalvontajärjestelmää tai muuta ohjelmistoa, mutta periaatteessa se voi olla vaikka Excel-tiedosto. Järjestelmään kytketyn sähköisen työmaapäiväkirjan etu on kuitenkin se, että tiedot pysyvät tallessa ja ovat kaikkien osapuolten tarkasteltavissa reaaliaikaisesti milloin ja mistä tahansa käsin. Hyvän sähköisen työmaapäiväkirjan ominaisuuksiin kuuluu sähköinen allekirjoitettavuus, sekä se että allekirjoitettua dokumenttia ei voida poistaa järjestelmästä. Tämä takaa työmaapäiväkirjan luotettavuuden sekä todistusarvon riitatilanteessa. Työmaapäiväkirjat hyväksytään suoraan järjestelmässä, eikä niitä hyväksynnän jälkeen voida enää muokata. Sähköinen työmaapäiväkirja on myös mahdollista ladata omalle tietokoneella ja tulostaa tarvittaessa paperille.
Sähköisen työmaapäiväkirjan edut
• Ei suttuisia ja helposti katoavia paperilappuja
• Reaaliaikaisuus ja läpinäkyvyys
• Mahdollisuus täyttää työmaapäiväkirjaa suoraan työmaalla mobiililaitteella
• Kuvien liitettävyys
• Helppo ja selkeä säilytettävyys yhdessä järjestelmässä
• Mahdollisuus ladata tiedosto tarvittaessa järjestelmästä tietokoneelle
• Helpompi selata ja tarkastella järjestelmästä kuin etsiä arkistokaappien mapeista
• Voidaan lähettää sähköisesti valvojalle, tai valvoja pääsee kirjautumaan suoraan järjestelmään tarkastamaan ja hyväksymään päiväkirjat
Työmaapäiväkirja rakennusurakan yleisissä sopimusehdoissa
1. Ellei toisin sovita, työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava, että työmaalla pidetään työmaapäiväkirjaa, johon päivittäin merkitään työtä koskevat tiedot ja tapahtumat.
2. Päiväkirjaan on pyydettäessä merkittävä tilaajan, viranomaisen ja kenen tahansa työmaan urakoitsijan, asiantuntijan tai tavarantoimittajan esittämä työmaata koskeva huomautus.
3. Työmaapäiväkirjan pitäjän on kuittauksella tai muulla tavalla osoitettava, että jollekin muulle osapuolelle päiväkirjassa osoitettu huomautus on saatettu tämän tiedoksi.
4. Työmaapäiväkirja on esitettävä työmaan valvojalle, joka kuittauksellaan osoittaa saaneensa sen tiedoksi.
5. Mikäli asiasta erikseen sovitaan, myös muut sopijapuolet ovat velvollisia pitämään työmaapäiväkirjaa.
Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998
Kiinnostuitko? Lue lisää Nopsa-järjestelmästä ja työmaapäiväkirjasta!
Etsitkö työmaapäiväkirjapohjaa?
Haluatko mieluummin tehdä asiat perinteisin menetelmin paperille?
Lataa ilmainen lomakepohja!
Saatat pitää myös näistä kirjoituksistamme:
- Portin hankinta työmaalle – mitä tulee ottaa huomioon?
- Mikä ihmeen käännetty verovelvollisuus?
- Miten hoitaa kulunvalvonta infraprojekteissa?
