Kun sähköisen työajanseurannan käyttöönottoa harkitaan, on hyvä käydä läpi tietyt asiat, jotta sopivan järjestelmän löytyminen ja käyttöönotto sujuvat. Hyvä lähtökohta on pohtia, miten työajanseurantaa tehdään tällä hetkellä ja mitä nykykäytännössä halutaan muuttaa. Kun järjestelmältä halutut ominaisuudet on selkeästi määritelty, on helpompi valita oikeat ratkaisut työaikakirjausten tekoon. Tämä kirjoitus auttaa hahmottamaan mitä kaikkea yrityksen on hyvä huomioida sähköistä työajanseurantaa varten.
Työajanseurantajärjestelmän tarve lähtökohtana
Monesti työajanseurantajärjestelmän kriteerinä on helppokäyttöisyys ja se, että työntekijät saavat vain kätevästi kirjattua tuntinsa. Järjestelmän käyttöön vaikuttaa kuitenkin paljon se, mitä käytöllä halutaan saavuttaa. Halutaanko esimerkiksi pitää kirjaa työajoista asiakkaita ja laskutusta varten tai halutaanko työajanseurantaa tehdä palkanmaksuun? Vai halutaanko tarkemmin seurata työntekijän oikeaa tekemistä eli esimerkiksi remontin tai työmaan vaiheita litteroinnin avulla?
Entä mitä muuta tietoa kirjausten tekijöiltä tarvitaan? Halutaanko kilometrit, ruokarahat ja päivärahat? Monesti yrityksellä voi olla myös erilaisia käyttäjiä riippuen siitä onko työntekijä toimihenkilö, kenttätyöntekijä tai vaikkapa kuljettaja. Erilaiset käyttötapaukset on hyvä kuvata ja suunnitella etukäteen.
Jos työajanseurantajärjestelmän tietoja halutaan käyttää palkanmaksuun, on järjestelmään mahdollista lisätä TES-tulkinta, jolloin automatisoidaan työehtosopimuksen mukaisten lisien laskenta. Tällöin tulee tietää mitä työehtosopimusta kukin työntekijä noudattaa. Lisäksi on hyvä selvittää mitä ehtoja on ylitöiden laskennalle, liukumille ja työaikapankille. Tässä vaiheessa on hyvä pohtia, halutaanko järjestelmä integroida palkanmaksujärjestelmään.
Toiminnallisuuksien määrä vs. helppokäyttöisyys
Sähköinen työajanseurantajärjestelmä voi olla laaja kokonaisuus useilla toiminnallisuuksilla. Jotta käyttöönotosta ei tule liian monimutkaista, kannattaa pohtia mitkä ovat ehdottomat vaatimukset järjestelmälle ja mitkä ominaisuudet olisi vain kiva saada. Järjestelmän käyttöä voi laajentaa, kun perusasiat saadaan kuntoon. Esimerkkinä, yksinkertaisimmillaan työaikakirjauksessa työntekijä valitsee työkohteen ja aloittaa tai lopettaa työn. Halutaanko myös, että työntekijä kirjaa itse lounastauon vai voiko sen vähentämisen automatisoida? Entä tuleeko työntekijän kirjata tavaroiden noutoa tai poissaolot? Työntekijöiden kannalta on oleellista, että työaikakirjauksen teko pysyy mahdollisimman yksinkertaisena.
Helppokäyttöisyyttä on mahdollista lisätä esimerkiksi GPS-paikannuksella. Tällöin työntekijä näkee sovelluksessa vain lähistöllä olevat järjestelmään luodut työkohteet sen sijaan, että kohteita tarvitsee erikseen hakea. Järjestelmävaihtoehtoja tutkiessa on myös hyvä tietää, millaiset päätelaitteet työntekijöillä on kirjausten tekoon, sillä kaikki järjestelmät ja sovellukset eivät toimi kaikilla alustoilla.
Aikataulu ja vastuuhenkilö avustavat käyttöönottoa
Aikataulu järjestelmän käyttöönotolle on hyvä olla olemassa. Se voi vaikuttaa esimerkiksi integraatioiden tekoon tai mahdollisten lisäominaisuuksien käyttöönottoon. Yrityksen kannattaa nimetä vastuuhenkilö järjestelmän käyttöönotolle. Vastuuhenkilön tehtävänä on viedä asiaa eteenpäin, hoitaa käytännön järjestelyjä sekä ns. tsempata koko yritys käyttämään järjestelmää. Vastuuhenkilö toimii myös yhteyshenkilönä yrityksen ja järjestelmätoimittajan kanssa. Yhteistyön kannalta on oleellista tietää kuka yrityksessä vastaa käyttöönotosta ja keneen olla yhteydessä tarvittaessa.
Henkilöstön perehdyttäminen
Uuden järjestelmän käyttöönotossa, hyvin tehdyn perehdytyksen rooli on merkittävä. Henkilöstölle on hyvä tiedottaa ajoissa työajanseurantajärjestelmän tulosta, tällöin muutokseen ehtii sopeutua jo ennen varsinaista käyttöä. Mahdollista vastarintaa lievittää järjestelmän hyötyjen esille tuominen.
Sähköisen työajanseurantajärjestelmän etuja työntekijälle:
- Ei muistelua ja tuntilappujen täyttöä
- Helppo ja nopea kirjauksen teko reaaliajassa
- Tarkat ja ajantasaiset tuntikirjaukset – palkanmaksu ajallaan
- Kaikille samat pelisäännöt, reilu peli
- Yrityksen toiminnan tehostuminen on hyvä asia myös työntekijöille
Perehdytyksessä on hyvä käydä läpi itse työaikakirjauksen teko ja varmistaa, että kaikilla on kirjaukseen toimiva laite. Yhdessä on myös hyvä sopia käytön prosessi eli kuka hoitaa mitäkin? Esimerkiksi työntekijä kirjaa tunnit ja työnjohto hyväksyy ne. Kuinka tiedot menevät palkanmaksuun tai asiakkaalle?
Lisää työntekijöiden perehdytyksestä työaikakirjausjärjestelmään voi lukea täältä.
Etsitkö yksinkertaista ja helppokäyttöistä työajanseurantajärjestelmää??
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
