Huoltoliiketoiminnan perusluonteen takia asiakkaiden data koostuu lähes aina arkaluontoisista tiedoista, kuten asiakkaan yhteystiedoista, ovikoodeista, sopimuksista ja kohteen historiatiedoista. Sitä suuremmalla syyllä, tulisi huoltoliikeyritysten noudattaa aina erityistä huolellisuutta asiakasdatan käsittelyssä, sekä käsittelyn tulisi aina olla asianmukaista ja suunniteltua.
Asiakasdatan säilyttäminen yleensä tapahtuu sähköisesti, mutta joissain yrityksissä dataa säilytetään vielä myös käsin kirjoitettuna tai tulostettuna toimiston kansioissa. Ennen oli paljon yleisempää kirjata tulevat huoltopyynnöt ensin paperilapulle, ja siitä suoraan soitettiin vapaana olevalle huoltomiehelle. Tähän on kuitenkin tullut nykyään vaivattomampia ja tietoturvallisempia ratkaisuja sähköisen työnohjausjärjestelmän avulla.
Huoltoliikeyritysten täytyy hyödyntää asiakastietoja mahdollisimman yksityiskohtaisesti jokaisena päivänä, jotta työpyyntöjen luonne ja esitiedot voidaan kirjata mahdollisimman tarkasti ylös huoltotehtäviä varten. Listasimme viisi käytännön vinkkiä siitä, kuinka huoltoyritykset voivat kiinnittää paremmin huomiota asiakastietojen käsittelyyn.
1. Töiden tulostaminen paperille?
Moni huoltomies saattaa vanhan kaavan mukaan vielä tulostaa itselleen paperillisena päivän huoltotehtävät ja lähteä niiden kanssa kohti työkeikkoja. Asiakastietojen paperille tulostaminen ja konttorista ulos vieminen on suuri tietoturvariski. Paperillista tietoa ei voi turvata salasanoin, ja niiden hukkuessa kenellä tahansa on pääsy arkaluontoiseen dataan, josta voidaan saada tietoja esimerkiksi ovikoodeista ja turvalukoista.
Sähköisellä työnohjausjärjestelmällä työtehtävät kulkeutuvat työmiehen matkassa hänen omassa mobiilissa. Asiakastiedot säilyvät salassa ulkopuolisilta, kun niihin käsiksi pääsy parhaillaan vaatii laitteen sekä itse sovelluksen salasanan.
2. Kenellä on oikeudet asiakastietojen katseluun ja muokkaamiseen?
On hyvä miettiä talonsisäisesti kenelle ja minkälaisia oikeuksia eri työntekijöille annetaan. Kenellä on esimerkiksi pääsy, sekä muokkausoikeudet kaikkien asiakkaiden dataan? Tarvitseeko esimerkiksi Vantaan alueella toimivan huoltomiehen nähdä Espoon alueella olevien asiakkaiden tietoja, ja päinvastaisesti? Työnohjausjärjestelmän avulla voidaan rajoittaa käyttäjien oikeuksia. Lisäksi vanhoilta työntekijöiltä tulee mitätöidä käyttäjätunnukset järjestelmään.
3. Huoltoasema keskustelut
Pienemmissä huoltoyrityksissä saattaa huoltomies vastata suoraan asiakkaalta tuleviin soittoihin esimerkiksi yövuoroa suorittaessa. Huoltomiehen tulisi ottaa huomioon minkälaisia asioita asiakkaalta kysyy ja toistaa ääneen julkisessa paikassa. Esimerkiksi yhteystiedot ja ovikoodit tulisi aina ottaa ylös turvallisessa paikassa, jossa ei ole muita kuulevia korvia ympärillä. Myöskin samat säännöt koskevat yrityksenne alihankkijoita.
4. Prosessit ja toimintaohjeet henkilötietojen käsittelyyn?
Huoltoyritysten on syytä miettiä yrityksen sisäisiä toimintamalleja asiakasdatan turvalliseen käsittelyyn. Saavatko avainasemassa oleva henkilöstö tarpeeksi ohjeistusta asiakasdatan turvalliseen käsittelyyn? Kuinka usein henkilöstön tulisi vaihtaa salasanoja ja ovatko salasanat suojatussa paikassa, eikä vain paperilapulla pöydällä? Lähetättekö asiakkaan henkilötietoihin liittyviä liitteitä suojatulla sähköpostilla vai jaatteko arkaluontoiset asiat, kuten salasanat ja sopimukset esimerkiksi kahdella erillisellä sähköpostilla, jotta käyttäjätunnus – ja salasanaparit eivät menisi turvallisuussyistä samalla sähköpostilla. Alihankkijoiden on myös sitouduttava käsittelemään asiakastietoja luottamuksellisesti.
5. Uudet toimintatavat asiakastietojen hallintaan
Mikäli käytössä ei ole sähköistä työnohjausjärjestelmää, voi olla hyvä harkita sellaisen hankintaa, sillä asiakasdata säilyy turvassa luotettavissa ja salatuissa palvelimissa, ja niihin käsiksi pääseminen vaatii aina salasanan. Mikäli käytössänne on jo sähköinen työajanseuranta on hyvä punnita luotettavaa palveluntarjoajaa, joka säilyttää asiakastietoja asiallisesti, turvallisesti ja sääntöjen mukaisesti. On hyvä miettiä palveluntarjoajan kanssa esimerkiksi kenellä on pääsy arkaluontoiseen dataan, kuinka hyvin ja missä data on suojattu. On myös suotavaa tarkastaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset ja sopimusketjut palveluntarjoajan ja yrityksesi välillä.
Loppusanat
Tietoturva on tällä hetkellä yksi tärkeimmistä turvallisuuden osa-alueista kaikille yrityksille. Tietomurrot ja muut tietoturvaan liittyvät uhkat ovat lisääntyneet huimasti viime vuosien aikana. Jokainen yritys voi joutua tietomurron kohteeksi. Huoltoyrityksillä asiakastietojen arkaluontoisuuden vuoksi turvallisuuden ja yrityksen maineen kannalta tiedon päätyminen ulkopuolisten käsiin antaisi paljon takapakkia yrityksen toiminnalle. On hyvä muistaa, että myös lait ohjaavat henkilötietojen käsittelyä, ja esimerkiksi kaikissa EU -maissa käyttöönotettu GDPR määrittelee tarkat toimintaohjeet ja vaatimukset henkilödatan rekisterinpitäjille.
Voit myös lukea lisää meidän VALPAS – työnohjausjärjestelmästä.
Lue lisää Valppaasta tai haluaisitko keskustella lisää sähköisestä työnohjausjärjestelmästä? Vastaan kysymyksiisi mielelläni.
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
- 5 vinkkiä rakentamisilmoitusten hoitamiseen
- Ilmaiset työkalut työmaan ja työturvallisuuden hoitoon
- 5 tapaa helpottaa arkea rakennustyömaalla
Jaa artikkeli ystävälle tai kollegalle:
