Huoltoliiketoiminnan perusluonteen takia asiakkaiden data koostuu lähes aina arkaluontoisista tiedoista, kuten asiakkaan yhteystiedoista, ovikoodeista, sopimuksista ja kohteen historiatiedoista. Sitä suuremmalla syyllä tulee huoltoliikeyritysten noudattaa aina erityistä huolellisuutta asiakasdatan käsittelyssä. Käsittelyn tulee aina olla asianmukaista ja suunniteltua.
Asiakasdatan säilytetään useimmiten sähköisessä muodossa, mutta joissain yrityksissä dataa säilytetään vielä myös käsin kirjoitettuna tai tulostettuna toimiston kansioissa. Ennen oli paljon yleisempää kirjata tulevat huoltopyynnöt ensin paperilapulle, ja siitä suoraan soitettiin vapaana olevalle huoltomiehelle. Sähköiset työnohjausjärjestelmät ovat kuitenkin tuoneet tähän vaivattomampia ja tietoturvallisempia ratkaisuja.
Huoltoliikeyritysten täytyy hyödyntää asiakastietoja yksityiskohtaisesti joka päivä, jotta työpyyntöjen luonne ja esitiedot voidaan kirjata mahdollisimman tarkasti ylös huoltotehtäviä varten. Listasimme 5 vinkkiä asiakastietojen hallintaan huoltoliikkeille.
1. Töiden tulostaminen paperille?
Moni huoltomies saattaa vanhan kaavan mukaan vielä tulostaa päivän huoltotehtävät itselleen paperille ja lähteä niiden kanssa kohti työkeikkoja. Asiakastietojen paperille tulostaminen ja konttorista ulos vieminen on suuri tietoturvariski. Paperilla olevaa tietoa ei voi turvata salasanoin, ja paperin hukkuessa kenellä tahansa on pääsy arkaluontoiseen dataan, josta voidaan saada tietoja esimerkiksi ovikoodeista ja turvalukoista.
Sähköisellä työnohjausjärjestelmällä työtehtävät kulkeutuvat työmiehen matkassa hänen omassa mobiililaitteessaan. Asiakastiedot säilyvät salassa ulkopuolisilta, kun niihin pääsy vaatii itse laitteen ja salasanan.
2. Kenellä on oikeudet asiakastietojen katseluun ja muokkaamiseen?
On hyvä miettiä yrityksen sisäisesti kenelle ja minkälaisia oikeuksia eri työntekijöille annetaan. Kenellä on esimerkiksi pääsy sekä muokkausoikeudet kaikkien asiakkaiden dataan? Tarvitseeko esimerkiksi Vantaan alueella toimivan huoltomiehen nähdä Espoon alueella olevien asiakkaiden tietoja, ja päinvastoin? Työnohjausjärjestelmän avulla voidaan rajoittaa käyttäjien oikeuksia. Lisäksi vanhoilta työntekijöiltä tulee mitätöidä käyttäjätunnukset järjestelmään.
3. Huoltoasemakeskustelut
Pienemmissä huoltoyrityksissä saattaa huoltomies vastata suoraan asiakkaalta tuleviin soittoihin esimerkiksi yövuoroa suorittaessa. Huoltomiehen tulisi ottaa huomioon minkälaisia asioita asiakkaalta kysyy ja toistaa ääneen julkisella paikalla. Esimerkiksi yhteystiedot ja ovikoodit tulisi aina ottaa ylös turvallisessa paikassa, jossa ei ole muita kuulevia korvia ympärillä. Ssamat säännöt koskevat myös yrityksen alihankkijoita.
4. Prosessit ja toimintaohjeet henkilötietojen käsittelyyn?
Huoltoyritysten on syytä miettiä yrityksen sisäisiä toimintamalleja asiakasdatan turvalliseen käsittelyyn. Saako avainasemassa oleva henkilöstö tarpeeksi ohjeistusta siihen, kuinka dataa käsitellään turvallisesti? Kuinka usein henkilöstön tulisi vaihtaa salasanoja ja ovatko salasanat suojatussa paikassa, eivätkä vain paperilapulla pöydällä? Lähetättekö asiakkaan henkilötietoihin liittyviä liitteitä suojatulla sähköpostilla, vai jaatteko arkaluontoiset asiat, kuten salasanat ja sopimukset esimerkiksi kahdella erillisellä sähköpostilla, jotta käyttäjätunnus- ja salasanaparit eivät menisi turvallisuussyistä samalla sähköpostilla? Myös alihankkijoiden on sitouduttava käsittelemään asiakastietoja luottamuksellisesti.
5. Uudet toimintatavat asiakastietojen hallintaan
Mikäli käytössä ei ole sähköistä työnohjausjärjestelmää, voi sellaisen hankintaa olla hyvä harkita. Järjestelmässä asiakasdata säilyy turvassa luotettavissa ja salatuissa palvelimissa, joihin käsiksi pääseminen vaatii aina salasanan. Mikäli käytössänne on jo sähköinen työajanseuranta, on hyvä punnita luotettavaa palveluntarjoajaa, joka säilyttää asiakastietoja asiallisesti, turvallisesti ja sääntöjen mukaisesti. On hyvä miettiä palveluntarjoajan kanssa esimerkiksi kenellä on pääsy arkaluontoiseen dataan, kuinka hyvin ja missä data on suojattu. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset ja sopimusketjut palveluntarjoajan ja yrityksesi välillä kannattaa myös tarkastaa.
Loppusanat
Tietoturva on tällä hetkellä yksi tärkeimmistä turvallisuuden osa-alueista kaikessa yritystoiminnassa. Se tulee siis huomioida myös huoltoliikkeen asiakastietojen hallintaa suunniteltaessa. Tietomurrot ja muut tietoturvaan liittyvät uhkat ovat lisääntyneet huimasti viime vuosien aikana. Jokainen yritys voi joutua tietomurron kohteeksi. Asiakastietojen arkaluontoisuuden vuoksi, ja yrityksen tietysti myös maineen kannalta huoltoliikkeen datan päätyminen ulkopuolisten käsiin voi olla yritystoiminnalle tuhoisaa. On hyvä muistaa, että myös lait ohjaavat henkilötietojen käsittelyä, ja esimerkiksi kaikissa EU-maissa käyttöönotettu GDPR määrittelee tarkat toimintaohjeet ja vaatimukset henkilödatan rekisterinpitäjille.
Voit myös lukea lisää meidän VALPAS – työnohjausjärjestelmästä.
Lue lisää Valppaasta, tai haluaisitko keskustella lisää sähköisestä työnohjausjärjestelmästä? Vastaan kysymyksiisi mielelläni.
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
- 5 vinkkiä rakentamisilmoitusten hoitamiseen
- Ilmaiset työkalut työmaan ja työturvallisuuden hoitoon
- 5 tapaa helpottaa arkea rakennustyömaalla
Jaa artikkeli ystävälle tai kollegalle:
