Huollon prosessien tehostaminen parantaa yrityksen kannattavuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Minkälaisia asioita olisi hyvä huomioida, kun huollon työnohjausjärjestelmän hankinta on ajankohtaista? Jos yrityksessänne pohditaan huollon työnohjauksen tehostamista uudella järjestelmällä, lue alta viisi vinkkiä.
1. Kartoita nykytila ja määrittele hankinnan tavoitteet
Jotta toimintaa voidaan kehittää, tulee kartoittaa yrityksen nykyiset prosessit. Miten huollon toiminnanohjaus hoidetaan tällä hetkellä? Ennen kaikkea tärkeää on selvittää, missä ovat tämän hetken pullonkaulat ja kipupisteet. Nykytilan määrittelyn lisäksi on selvitettävä mitä uudella hankinnalla halutaan saavuttaa. Mikä siis on yrityksen tahtotila? Onnistunut hankinta on todennäköisempää, kun tavoitteet on kartoitettu tarkoin. Olennaista on rajata hankinta kattamaan vain oleelliset ja realistiset asiat.
2. Valitse vastuuhenkilö(t) ja sitouta koko organisaatio hankintaan
Huollon työnohjausjärjestelmän hankintaprosessiin kannattaa nimetä projektipäällikkö tai muu henkilö, jolla on hankinnasta yleinen vetovastuu. Vastuuhenkilöiden tarve riippuu toki yrityksen ja hankinnan koosta. Jos huollon työnohjauksen prosesseja myllerretään isossa mittakaavassa ja toimintatapoja muutetaan paljon, ei välttämättä riitä, että asiaa hoidetaan muiden töiden lomassa. Myös johdon sitoutuminen hankintaprojektin läpivientiin on tärkeää; uusi järjestelmä on myytävä koko organisaatiolle. Tulevat järjestelmän käyttäjät kannattaa osallistaa viestimällä hankinnasta jo alkuvaiheessa. Kun muutoksesta kuulee ajoissa, on kaikilla aikaa valmistautua ja sopeutua.
3. Tee vaatimusmäärittely ja budjetti tavoitteiden perusteella
Vaatimusmäärittelyn tulee kattaa ne ensisijaiset asiat, jotka huollon työnohjausjärjestelmän hankinnalla halutaan ratkaista. Jos tavoitteena on esimerkiksi manuaalisen työn vähentäminen, tai vaikka huoltotöiden vasteaikojen lyhentäminen, tulee vaatimusmäärittelyssä olevien asioiden tarjota ratkaisuja suoraan näihin seikkoihin. Toimittajavalintaa varten kannattaakin tehdä prosessikuvaus sekä nykyisestä toimintamallista että tavoitetilasta. Vaatimusmäärittelyssä ei kuitenkaan kannata listata yksittäisiä ominaisuuksia liian tarkkaan, jotta palveluntarjoajien valikoima ei jää liian suppeaksi.
Budjettia laadittaessa on hyvä huomioida järjestelmäkustannusten lisäksi käyttökoulutukseen sekä mahdolliseen kehitystyöhön liittyvät kulut. Myös toimintatavan muutokseen kuluvan ajankäytön voi budjetoida.
4. Lähetä huolella laadittu tarjouspyyntö muutamalle toimittajalle
Potentiaalisia järjestelmätoimittajia voi kartoittaa esimerkiksi hankkimalla tietoa Internetistä tai kysymällä omista sidosryhmistä. Esikarsinnan voi tehdä yrityksen tarpeiden ja vaatimusmäärittelyn pohjalta. Itse tarjouspyyntö kannattaa lähettää vain muutamalle huolella valitulle ohjelmistotarjoajalle. Vaihtoehtojen arviointi on helpointa, kun tarjouspyyntö on mahdollisimman selkeä, ja yrityksen todellinen tarve selvillä.
5. Suunnittele työnohjausjärjestelmän käyttöönotto huolella
Etenkin isossa yrityksessä käyttöönoton huolellisen suunnittelun tarve korostuu. Usein järjestelmää kannattaa pilotoida pienemmällä joukolla. Näin käyttäjien kommentit ja havainnot saadaan huomioitua ennen varsinaista käyttöönottoa.
Käyttökoulutus voidaan pitää käyttäjäryhmittäin, niin että työntekijät perehtyvät vain heille tärkeisiin ominaisuuksiin. Huollon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa voidaan myös vaiheistaa niin, että osa toiminnallisuuksista otetaan käyttöön vasta myöhemmin, kun perusasiat jo hoituvat huoletta. Toimivaksi ratkaisuksi on todettu myös avainkäyttäjän nimeäminen. Avainkäyttäjä hoitaa yrityksen sisäisen käyttötuen ja käyttäjäkokemusten vaihdon järjestelmätoimittajan kanssa.
Onko huollon työnohjausjärjestelmän hankinta ajankohtaista? Tutustu Valpas-järjestelmään täältä! Ja lue lisää aiheesta:
Digitalisaatio on keino kehittää toimintaa (ttl.fi)
Digitalisaatio, datatalous ja tekoäly muuttavat työn tekemisen tapaa (elisa.fi)
Uuden järjestelmän käyttöönotto – näin onnistut (linkity.net)
- Miten sähköinen työnohjaus tehostaa huoltoa
- Tiedolla johtaminen huoltoliiketoiminnassa
- Huoltopalveluiden digitalisaatio Suomessa
Jaa artikkeli ystävälle tai kollegalle:
