Työnohjausjärjestelmä parantaa parhaimmillaan yrityksen tuottavuutta, madaltaa kuluja, parantaa asiakaspalvelua ja vähentää virheitä. Omalle yritykselle on kuitenkin tärkeää valita oikeanlainen ratkaisu. Tarjontaa ja erilaisia ohjelmistoja on paljon, joka voi ratkaisua valitessa tuottaa päänvaivaa. Miten löytää omia tarpeita vastaava järjestelmä? Millaisia ominaisuuksia huollon työnohjausjärjestelmä voisi sisältää?
Huollon työnohjausjärjestelmän ominaisuudet
Alla olevaan taulukkoon on listattu laitehuollon työnohjausjärjestelmien yleisimpiä ominaisuuksia. Näistä ominaisuuksista kannattaa miettiä, mitkä ovat omalle yritystoiminnalle kaikkein tärkeimmät, joista ei halua tinkiä.
| Ominaisuus | Kuvaus |
| Asiakas- ja käyttäjärekisteri | Rekisteri asiakkaiden ja käyttäjien tiedoista. Sisältää mm. kontakti- ja osoitetiedot sekä laskutukseen tarvittavia tietoja. |
| Työpyyntöjen hallinta | Työpyyntöjen luonti, lähetys ja hallinta. |
| Mobiilikuittaukset | Työpyyntöjen ja huoltotöiden varaus ja kuittaukset mobiililaitteella. Materiaalien ja tarvikkeiden kirjaus. Määräaikaishuoltojen kuittaukset. |
| Resurssihallinta ja karttanäkymät | Kalenteritoiminnot ja resurssipooli töiden tarkasteluun ja aikataulutukseen. Karttanäkymät lähimmän huoltomiehen löytämiseen ja ajojen seuraamiseen. |
| Extranet / Asiakasnäkymät | Extranet yhteistyökumppaneille: Reaaliaikaisesti pääsy seuraamaan omien huoltotöiden tilannetta ja työpyyntöjen jättö huoltoyhtiölle. |
| Laiterekisteri | Yhteinen laitetietokanta tiedon taltiointiin. Ajantasainen historiatieto kaikkien saatavilla. |
| Sopimusten hallinta | Laitteisiin liittyvien sopimusten hallinta. |
| Huollon tarkistuslistat | Tarkistuslistat huoltotyön tueksi. Helpottaa systemaattista määräaikaishuollon suorittamista. Huollot tehdään ja dokumentoidaan saman kaavan mukaan. |
| Varaosanimikkeistö ja hintalistat | Nimikerekisteri kentällä käytettävistä varaosista ja tarvikkeista. Tarvikkeiden ja varaosien lisääminen työn suorituksen yhteydessä töille. |
| Varastohallinta | Myyntinimikerekisteri varastoittain (päävarasto, huoltoautot). Saldotietojen hallinta ja tarkastelu sekä tarvikekirjauksiin perustuen päivittyvät varastosaldot. |
| Työajanseuranta | Tarkka tuntikontrolli laskutuksen ja palkanmaksun tueksi. |
| Ajoneuvoseuranta | Huoltoajoneuvoilla tehtyjen ajojen seuranta. Automaattinen kilometrien laskenta. |
| Laskutus ja reskontra | Laskutus tehtyjen huoltotöiden perusteella. Laskujen luonti, lähetys ja myyntireskontra. |
| Integraatio | Tiedon siirto ja välitys yrityksen muihin järjestelmiin. |
Muita huomioitavia asioita
Järjestelmän toiminnallisuuksien lisäksi on hyvä miettiä tiettyjä muita piirteitä järjestelmää valitessa.
Helppokäyttöisyys – Järjestelmän on tarkoitus tuoda helpotusta yritystoiminnan päiviin, joten intuitiivisesti ja helposti toimiva järjestelmä on tärkeä. Kannattaa myös miettiä minkälainen prosessi käyttöönotto on. Jos se vaatii yritykseltä paljon omia resursseja, tulee hankinta kokonaisuudessaan kalliimmaksi.
Skaalautuvuus – Vähän toiminnallisuuksia sisältävä ohjelmisto voi olla edullinen ja nopea käyttöönottaa, mutta toiminnot ja hyödyt ovat tällöin rajalliset. Yksinkertainen tikettijärjestelmä voi sopia huoltotöiden vastaanottoon, mutta se ei skaalaudu. Isompi ohjelmisto sisältää usein paljon ominaisuuksia, joita voi ottaa käyttöön tarpeen mukaan. Mitä enemmän toiminnallisuuksia on käytössä, sitä korkeampi digitalisaatioaste yrityksessä on. Isompi ohjelmisto on myös kokonaisvaltaisempi ratkaisu, jolloin yrityksessä on käytössä vain yksi käyttöliittymä useamman sijaan.
Tuki – Ennen järjestelmän valintaa kannattaa selvittää millaista tukea yritys tarjoaa sekä järjestelmän käyttöönottovaiheessa, että tulevissa ongelmatilanteissa. Et halua jäädä yksin, jos ongelmia ilmenee.
Valinnan suunnittelu
Erilaisia järjestelmiä kartoittaessa on hyvä palata yrityksen nykytilaan ja miettiä mitkä haasteet halutaan akuutisti ratkaista. Järjestelmässä tulee olla vähintään näiden haasteiden ratkaisemiseen tarvittavat ominaisuudet. Yrityksen kasvua varten järjestelmän laajennuksessa ja liitettävyydessä on hyvä olla myös liikkumavaraa, ettei järjestelmää tarvitse heti olla uusimassa. On myös hyvä pohtia mitä järjestelmiä yrityksellä on jo käytössä ja minkä verran niissä on päällekkäisyyksiä. Voidaanko uuden käyttöönoton myötä luopua jostain toisesta järjestelmästä? Millä tavalla yrityksen työprosessit muuttuvat?
Valinnasta hankintaan
Kun tiedetään pääpiirteittäin minkälainen järjestelmä sopii omaan liiketoimintaan parhaiten, on helpompaa tehdä tarkemmat vaatimusmäärittelyt ja laatia budjetti. Hankinnan budjetoinnissa on hyvä pitää mielessä myös luovuttiinko jostain toisesta järjestelmästä. Tällöin uuden järjestelmän ominaisuus voikin tulla vanhaa järjestelmää halvemmaksi varsinkin, kun ei tarvitse tehdä integraatiota niiden välille. Takaisinmaksuaikaa määritellessä on pohdittava, kuinka paljon yrityksen toiminta tehostuu uuden järjestelmän käyttöönoton myötä.
Vinkkimme huollon toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan voi lukea täältä. Jotta järjestelmän käyttöönotto sujuu ongelmitta, kannattaa lukea käyttöönotosta vinkkejä täällä.
Saatat myös pitää näistä kirjoituksistamme:
